Jak przekazać informację zwrotną kandydatom?
Niewłaściwe procedury odrzucania kandydatów oraz komunikacji z nimi mogą kosztować Cię więcej niż tylko kilku niezadowolonych kandydatów. Twoja marka pracodawcy również na tym cierpi. Według badania CareerArc, aż 72% kandydatów dzieli się swoimi słabymi doświadczeniami rekrutacyjnymi. Jedni osobiście opowiedzą o tym swoim znajomym, inni podzielą się tym w Internecie.
Czy wiesz na przykład, że 64% kandydatów, którzy mają złe doświadczenia z rozmowami kwalifikacyjnymi, rzadziej korzysta z towarów lub usług Twojej firmy? Oprócz utraty potencjalnych kandydatów na inne stanowiska w przyszłości możesz również stracić klientów z powodu niewłaściwej komunikacji.
Dlatego warto zapoznać się z kilkoma wskazówkami, jak zapewnić kandydatom oczekiwaną informację zwrotną po rozmowie kwalifikacyjnej i przekazać konstruktywny feedback, w którym skupiamy się na konkretnych kompetencjach i zachowaniach.
A co z kandydatami, których odrzucasz na samym początku?
Przy wstępnej selekcji bardzo ciężko jest znaleźć odpowiednio dużo czasu, aby szczegółowo wyjaśnić każdej osobie swoją decyzję o odrzuceniu kandydatury. Szczególnie jeśli robisz to tylko na podstawie ich CV, a nie po przeprowadzonej rozmowie. Można jednak zrobić to sprawnie i starannie za pomocą szablonów wiadomości e-mail oferowanych przez ATS, który umożliwia bezpośrednie adresowanie po imieniu lub nazwisku. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie trafisz przynajmniej do kategorii firm, które nawet nie zadały sobie trudu wysłania odpowiedzi. Dodatkowo żaden kandydat nie umknie Twojej uwadze, ponieważ na Twoim koncie pojawi się plan i informacje o statusie kandydata.
Istotne jest, aby nie lekceważyć kandydatów odrzucanych na samym początku rekrutacji. Nie tylko podzielą się swoją opinią z innymi, ale istnieje bardzo duża szansa, że kiedyś ponownie pojawią się w Twoim lejku rekrutacyjnym. Konstruktywny feedback da im wskazówki, co powinni poprawić w swoim CV i na rozwijaniu jakich kompetencji powinni się skupić. Przedstaw również ich mocne strony.
Odpowiedź może wyglądać tak:
Dzień dobry (imię kandydata),
Dziękujemy za zainteresowanie (nazwa firmy) i chęć pracy z nami! Przejrzałam dokładnie Twoje CV i list motywacyjny razem z kolegami z zespołu, ale nie możemy zaprosić Cię na rozmowę, ponieważ Twoja znajomość […] nie jest dla nas wystarczająca.
Jednocześnie chcę podkreślić, że Twoją umiejętność […] i kompetencje w zakresie […] oceniliśmy bardzo wysoko.
Jeśli w przyszłości zobaczysz u nas wakat na inne stanowisko, koniecznie skontaktuj się z nami. Proszę jednocześnie o informację czy wyrażasz zgodę na zachowanie Twojej aplikacji do przyszłych rekrutacji prowadzonych u nas w firmie.
Pozdrawiam,
Katarzyna Nowak
Na czym skupić się w informacji zwrotnej?
• Prosty język i konkretne informacje – nieważne czy zdecydujesz się użyć humorystycznego, formalnego lub luźnego sposobu komunikacji, pamiętaj, że przekaz ma być prosty i jasny dla kandydata.
• Pokaż, że Ci zależy i personalizuj wiadomości – tak samo, jak Ty zauważasz powielające się CV i listy motywacyjne bazujące na „kopiuj-wklej” z Internetu, tak samo negatywnie kandydaci mogą odebrać Twoje błędy w wiadomościach lub korzystanie z oklepanych wzorów.
• Spostrzeżenia na temat umiejętności miękkich i twardych-pisząc informację zwrotną po rozmowie rekrutacyjnej, ważne jest, aby równo oceniać umiejętności osobiste (miękkie) i techniczne (twarde) kandydata.
Czego należy unikać podczas oceny?
• Puste zdania i ogólniki opisujące każdego innego kandydata.
• Duża ilość notatek i informacji, których kandydat nie będzie w stanie łatwo ocenić i zastosować w praktyce.
• Porównania z innymi kandydatami lub aktualnymi pracownikami.
• Ocena rzeczy, które nie są istotne w pracy: stylu ubierania się kandydata lub cech fizycznych, które utkwiły ci w głowie.
Podsumowując:
1. Przekaż złe wieści tak szybko, jak to możliwe – kiedy kandydaci czekają na Twoje oświadczenie, wstrzymujesz ich w dalszym poszukiwaniu pracy. Nie musisz decydować zaraz po rozmowie rekrutacyjnej, ale też nie zwlekaj z informacją, kiedy już wiesz, że dany kandydat nie spełnił Twoich oczekiwań.
2. Załatw to przez telefon-ankiety pokazują, że kandydaci lepiej reagują, jeśli zadzwonisz do nich ze złymi wieściami przez telefon. Jeśli nie możesz skontaktować się ze wszystkimi telefonicznie, zainwestuj czas przynajmniej w tych, którzy są na zaawansowanym etapie rekrutacji.
3. Przekaż konstruktywną informację zwrotną i rady-ale najpierw zapytaj, czy kandydat tego chce. Jeśli tak, bądź uczciwy i postaraj się udzielić rad dotyczących działania, które mogą popchnąć kandydata do przodu lub rozwiną w interesującym go kierunku.
4. Zmierz poziom CX-poinformuj kandydatów, że zależy Ci na ich wrażeniach z całego procesu rekrutacji. Możesz wysłać im wcześniej przygotowany, krótki kwestionariusz doświadczeń kandydata lub poprosić o podzielenie się opinią telefonicznie, lub mailowo.
5. Staraj się pozostać w kontakcie – nawet odrzucony kandydat w jednej rekrutacji może okazać się idealnym na inne stanowisko. Pozostań więc w kontakcie na przykład na LinkedIn lub wyślij im informacje o wolnych miejscach pracy, jeśli kandydat jest zainteresowany i wyraził w tym celu zgodę RODO.