GDPR v náboru - Ukončení výběrového řízení
Základní minimum
Když výběrové řízení končí, máte na výběr 3 varianty, jak s informacemi uchazečů pracovat.
- Pokud v této fázi nemáte od uživatele udělený souhlas k dalšímu zpracování údajů a ani tento souhlas nechcete od kandidáta vyžádat, musíte po ukončení řízení veškerá data smazat.
- Když jste nedostali souhlas k dalšímu zpracování údajů a chcete si uživatele ponechat v databázi, můžete jej o souhlas požádat. Řekněte kandidátovi, že se vám jeho profil líbí a že byste jej rádi kontaktovali příště s jinou nabídkou. Pokud souhlas dostanete, uživatel zůstává v databázi. V opačném případě jej opět mažete.
- Případně vás kandidát zaujal už v předchozích kolech výběrového řízení a o souhlas s dalším zpracováním osobních údajů jste si už zažádali. Souhlas tedy máte a nepotřebujete nic řešit.
DOZVÍTE SE ODPOVĚDI NA OTÁZKY:
Co podle GDPR musíte udělat s daty po ukončení výběrového řízení. Které informace můžete dále uchovávat. A jakým způsobem s nimi nakládat.
S pomocí Teamia okamžitě vidíte:
- zda už jste o souhlas požádali,
- jaká byla reakce kandidáta
- a případně na jak dlouhou dobu souhlas máte.
Také si s jeho pomocí o souhlas snadno zažádáte.
Smazání osobních údajů po ukončení výběrového řízení
Data, u kterých nemáte souhlas k dalšímu zpracování, musíte smazat. Čas na mazání přichází po ukončení účelu, kterým je právě výběrové řízení. V Teamio doba uchování ve vztahu k výběrovému řízení 6 měsíců, což je doba, kterou nám doporučili právníci. Je dostatečně dlouhá na to, aby se vám podařilo dosadit na pracovní pozici vhodného kandidáta.
Stanovenou dobu Teamio automaticky hlídá. Takže na vás nečeká žádné každotýdenní procházení a aktualizování databází. Dva měsíce před ukončením doby platnosti souhlasu Teamio přiřadí k záznamu štítek. Díky němu můžete mezi záznamy snadno filtrovat a mít tak dokonalý přehled, kdy účel uplyne.
Pokud si chcete kandidáta uchovat v databázi i po skončení účelu, musíte mu v rámci trvání výběrového řízení sdělit, které informace o něm chcete dále uchovávat a za jakým účelem. Jestliže například budete chtít oslovit uchazeče s jinou pracovní nabídkou, sdělte mu to a požádejte jej o souhlas s dalším zpracováním osobních údajů.
POZOR!
Pamatujte, že jako správce jste vždy zodpovědní za případný únik informací.
Nejčastější otázky k tématu
„Může někdy nastat situace, kdy eviduji osobní údaje i bez souhlasu k jejich zpracování?“
Ano, osobní údaje můžete i bez souhlasu zpracovávat na základě oprávněného zájmu – například při důkazním řízení. Oprávněným zájmem je zde řešení stížností či reklamací. Vy se s touto situací můžete setkat, kdyby se bývalý zaměstnanec nebo nepřijatý uchazeč rozhodl firmu žalovat za diskriminační chování. Pro řešení sporu můžete disponovat jeho údaji i bez souhlasu. V České republice se jedná o okrajový případ, v zahraničí jde o častější jev.
GDPR SPRÁVNĚ A BEZ STAROSTÍ?
Jde to! Náborová aplikace Teamio je připravena ♥
Teamio rozliší, zda vám uchazeč dal souhlas s dalším zpracováním osobních údajů či nikoliv a kdy souhlas vyprší.
Udržuje databázi v aktuálním stavu.
Následuje GDPR v náboru – Nástup zaměstnance →
„Ačkoliv tento dokument viděly oči několika právníků, LMC s. r. o. není advokátní kancelář. Tento dokument proto prosím chápejte jako informativní, s obecným charakterem, který nereflektuje Vaše konkrétní požadavky nebo poměry. Nezamýšleli jsme ho jako právní poradenství, komplexní vyjádření zákona nebo návrh na řešení Vašich individuálních požadavků, a proto neodpovídáme za soulad tohoto dokumentu s právními předpisy, ani za použití tohoto dokumentu jinak než v souladu s námi zamýšleným účelem. Pokud ve Vaší společnosti řešíte ochranu osobních údajů, doporučujeme Vám obrátit se na nezávislou právní kancelář a probrat s ní veškeré postupy tak, aby vyhovovaly přesně Vašim účelům.“
