5 tipov, ako nastaviť home office zo zahraničia bez zbytočných rizík
Využívanie moderných technológií prináša množstvo príležitostí. Najmä IT vývojári si už zvykli na "prácu odkiaľkoľvek". Spoločnosti sa snažia svojim zamestnancom vychádzať v ústrety, aby im ich talenty neulovila konkurencia, či už domáca alebo zahraničná.
Vo všeobecnosti sa môže zdať, že u ľudí, ktorí pracujú prostredníctvom počítača, je jedno, či sedia v kancelárii, na chate na Donovaloch alebo pracujú z hotelovej izby v Chorvátsku. Prečo by si vaši kolegovia či zamestnanci jednoducho nemohli predĺžiť pobyt a večer po práci sa čľapkať v Jadrane? Nie je to však také jednoduché.
Kto rozhoduje o práci z cudziny?
Zamestnanci sa niekedy mylne domnievajú, že si môžu miesto výkonu práce vybrať sami a na home office majú právny nárok. Ak to spoločnosť nemá výslovne ukotvené v pracovnej zmluve, nie je to tak. Je pritom rozdiel, či podľa pracovnej zmluvy zamestnanec pracuje z domácnosti neustále, či si určuje miesto výkonu práce sám, alebo má ísť len o dočasný a príležitostný home office.
Prácu z domu, ktorá je len príležitostná alebo za mimoriadnych okolností a ktorú v praxi označujeme za ,,home office“, musí zamestnancovi zamestnávateľ schváliť, alebo s ním dohodnúť v konkrétnej situácii. Home office je možné povoliť len vtedy, ak druh práce zamestnanca taký režim umožňuje. A to platí aj pre home office zo zahraničia.
Firma podstupuje zvýšené riziko, a preto je nevyhnutné nastaviť interné postupy, ako bude prebiehať dohodnutie a schválenie home office zo zahraničia a kto je na to oprávnený. Vzhľadom k vyššej miere rizika nie je vhodné, aby o schválení práce zo zahraničia rozhodoval napríklad len personálny útvar. Situáciu taktiež komplikujú zložité daňové a právne predpisy, preto by rozhodnutie o povolení home office mimo územia Slovenska mal v ideálnom prípade prijať manažment v spolupráci s finančným a právnym oddelením. Je potrebné zhodnotiť všetky plusy (benefit môže udržať alebo prilákať zamestnancov) a mínusy (negatíva, ktoré to prináša) a rozhodnúť sa, či spoločnosť toto riziko podstúpi. Osobitné povinnosti a zvýšená obozretnosť je na mieste v prípade, ak by mal zamestnanec pracovať zo zahraničia permanentne, prípadne v kombinovanom režime doma a v zahraničí, ak by teda nešlo o klasický príležitostný a dočasný home office.
Pre koho je práca z cudziny vhodná?
Firmám, ktoré chcú vyskúšať využívanie home office mimo Slovenskej republiky, odporúčame, aby si najprv vyskúšali takúto spoluprácu na domácom území a až potom do nej pridali zahraničný prvok. Základom by malo byť výborne zvládnuté riadenie ľudí na diaľku v rámci Slovenskej republiky.
Ide nielen o konkrétnych zamestnancov, ich spoľahlivosť, zodpovednosť a samostatnosť, ale aj o dobré celkové fungovanie tímu. Každá spoločnosť je iná a vy tú svoju poznáte najlepšie. Ak ste už zvládli prácu s niektorými ľuďmi alebo tímami na diaľku, viete, že všetko funguje tak, ako má. Samozrejme, záleží na charaktere práce, home office zo zahraničia je možný najmä v spoločnostiach z oblasti IT a podnikových služieb, kde osobná prítomnosť na pracovisku nie je nevyhnutná.
A pozor, práca zo zahraničia sa týka aj zahraničných kolegov, ktorí sa vrátia domov a chcú si predĺžiť pobyt v domovskej krajine o niekoľko dní po dovolenke alebo víkende. Na Slovensku sú to napríklad zamestnanci v Čiech, ktorí to majú domov na skok, takže túto hranicu naozaj niekedy nevnímame.
Tu je niekoľko odporúčaní, ktoré sa vám môžu hodiť, ak práve začínate s home office v zahraničí.
1. Stanovte si limit, aký dlhý čas môžu ľudia pracovať zo zahraničia
V prípade, ak nemá ísť o home office, ale trvalú prácu zo zahraničia, najlepší spôsob je začať pekne pomaly, teda začať napríklad jedným týždňom a vyskúšať, či vám takáto spolupráca bude vyhovovať. Potom prípadne môžete postupne čas strávený mimo Slovenskej republiky predlžovať.
Najčastejšou situáciou je, že si ľudia o pár dní, prípadne týždňov predĺžia dovolenku. Takýto stav je možné pokryť klasickým režimom home office. Netreba ale zabúdať na to, že počas home office stále platí pre zamestnancov rovnaký pracovný čas, ako keby boli na pracovisku. Ale aj tak je dobré vedieť, že ak zamestnanec strávi v zahraničí viac ako 183 dní v akomkoľvek dvanásťmesačnom období, môže firme v danej krajine na daňové účely vzniknúť tzv. stála prevádzkareň. Nezabúdajte, že v tomto prípade čaká riešenie daňových záležitosti v tejto krajine samotnú spoločnosť (napr. zdanenie príjmov z tejto krajiny), ale aj zamestnanca a pod. Pozor na túto hranicu a radšej sa jej vyhnite.
2. Bez zdravotného poistenia ani krok
Pri pracovných cestách do zahraničia, alebo pri trvalom výkone prác v zahraničí, ktorý už nie je možné považovať za home office, musí zamestnávateľ, ale aj zamestnanec dôsledne preveriť a dodržať viaceré povinnosti. Napr. zamestnanec musí požiadať o vystavenie prenosného dokumentu S1, v niektorých prípadoch zamestnávateľ poskytne komerčné zdravotné poistenie, alebo náhradu preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Zvýšené náklady spojené s prácou v prípade príležitostného výkonu práce formou home office v zahraničí (nie sú to zásadné sumy) by si mal hradiť zamestnanec sám.
Azda najväčším strašiakom pre zamestnávateľov je pracovný úraz v zahraničí. Zamestnanec tam ide so súhlasom firmy, takže tá sa nemôže zbaviť zodpovednosti, ak sa mu v súvislosti s výkonom práce v rámci pracovného času niečo stane. Najväčším problémom v tomto smere je jednoznačne sťažená pozícia zamestnávateľa v súvislosti s dokazovaním, prípadne vyvracaním pracovného úrazu a následná komunikácia s poisťovňou v tejto súvislosti.
Dopredu sa tiež dohodnite, ako budete postupovať v prípade, ak zamestnanec na home office v zahraničí ochorie a nebude môcť vykonávať svoju prácu. Práceneschopnosť totižto môže vypísať len príslušný ošetrujúci lekár v Slovenskej republike.
3. Vyberte krajiny, ktoré sú na home office vhodné
Alebo ešte lepšie, definujte a vašim zamestnancom komunikujte tie štáty, v ktorých určite pracovať nemôžu, alebo v ktorých im home office nepovolíte, napr.:
- štáty na sankčnej mape EÚ, SR alebo NATO,
- štáty, kde sa odohráva alebo bezprostredne hrozí vojenský konflikt,
- štáty, kam neodporúča cestovať Ministerstvo zahraničných vecí a európskych záležitostí SR, napríklad z dôvodu bezpečnostnej situácie, požiarov, hurikánov alebo aktívnej sopky.
Nezabudnite ani na praktické záležitosti súvisiace s lokalitou. Napríklad v prípade vzdialenejších lokalít na ujasnenie, kedy bude zamestnanec dostupný vzhľadom k možnému časovému posunu. Zamestnanec na home office má pracovať v rovnakom pracovnom čase ako ostatní. Na dôležitom online meetingu musí byť pripojený, nezáleží na tom, že sú uňho práve tri hodiny nadránom. Bližšie podmienky výkonu práce formou home office je vhodné upraviť aj vo vnútornom predpise zamestnávateľa.
Rovnako je vhodné myslieť na možné blokovanie niektorých stránok alebo aplikácií v krajine aktuálneho pobytu zamestnanca alebo na zvýšené náklady na telefonickú komunikáciu a internetové pripojenie, ak cestuje mimo EÚ.
4. Nechajte zamestnancov podpísať prehlásenie
Vaši kolegovia by si mali byť dobre vedomí toho, že fakticky sú stále v práci a nie na dovolenke. Ako takí majú povinnosť eliminovať rizikové situácie, v ktorých by sa im mohlo niečo stať. Nie je možné visieť na skale a popritom telefonovať s kolegom.
Tak ako pri bežnej práci z domu na území SR, aj v zahraničí si musia pracovníci zabezpečiť adekvátne podmienky na výkon práce. Aby ste sa vyhli nepríjemnostiam a následným sankciám, majte v poriadku všetky požiadavky BOZP a tiež nechajte zamestnanca podpísať vyhlásenie, že bude dodržiavať všetky pravidlá BOZP, ktoré platia aj pre home office vykonávaný v Slovenskej republike. Je treba mať na vedomí, že pri stálej práci zo zahraničia, ak nejde o home office, zamestnávateľ zodpovedá za konkrétne pracovisko zamestnanca z pohľadu BOZP. To neplatí pri klasickom, dočasnom a príležitostnom home office.
5. Trvajte na zabezpečenom internetovom pripojení
Plánuje váš zamestnanec pracovať cez verejnú hotelovú wifi sieť? Vyhovorte mu to. Vaša spoločnosť by sa mohla ľahko stať obeťou hackerských útokov. Dohodnite sa, že zamestnanec bude vykonávať prácu len cez zamestnávateľom zriadené zabezpečené VPN pripojenie. Zamestnávateľ je totiž povinný prijať vhodné opatrenia, ktorými zabezpečí ochranu údajov, ktoré sa spracúvajú a používajú pri výkone práce na diaľku, najmä pokiaľ ide o programové vybavenie.
Ak sa chcete vyhnúť nepríjemnostiam, môžete svojmu zamestnancovi na účely home office v zahraničí pripraviť jednoduchý návod pre rôzne situácie. Pravidlá "čo robiť, keď" pomôžu jemu aj vám uvedomiť si možné riziká a maximalizovať snahu im predchádzať. Vďaka dobrej príprave a správnemu nastaveniu procesov bude zvládanie home officu zo zahraničia jednoduchšie pre všetkých.
Článok vznikol v spolupráci s najväčšou česko-slovenskou advokátskou kanceláriou HAVEL & PARTNERS a informácie v ňom sú aktuálne k júlu 2024. Hoci bol videný očami viacerých právnikov špecializujúcich sa na pracovné právo, chápte ho, prosím, len ako informatívny a všeobecný, nie ako presný návod. Ak túto tému riešite vo vašej firme, vždy sa poraďte s odborníkmi na pracovné právo.
