7 pravidiel pre komunikáciu noviniek vo firme: postup, ako ustáť akúkoľvek zmenu bez zbytočných fám
Zmeny vo firmách sa v súčasnosti odohrávajú rýchlejším tempom a častejšie, než tomu bolo v minulosti. Organizácie čelia výzvam, ako je zavádzanie nových technológií, fúzie, úpravy obchodného zamerania alebo napríklad zmena majiteľa. V súvislosti so všetkými podobnými krokmi môžu medzi zamestnancami vzniknúť fámy, ktoré sa negatívne podpisujú na pracovnej morálke a výkone. Firmu, už aj tak dosť zaťaženú reorganizáciou, to môže ešte viac oslabiť.
Vytvorte systém komunikácie, ktorý pomôže vašim kolegom vyrovnať sa s pripravovanými zmenami a zaistí hladký priebeh celého procesu.
Majte pripravený plán komunikácie
Neotáľajte so zverejňovaním nových informácií, aby sa v spoločnosti nezačali šíriť fámy a obavy, že vedenie niečo tají. Optimálnou stratégiou je vytvorenie plánu, ako často a akým spôsobom budete novinky komunikovať. Ten potom dodržujte, pretože nedôslednosť a nejasné správy vytvárajú živnú pôdu pre vznik strachu a nedôvery.
Konzistentný a nepretržitý dialóg naopak podporuje pocit istoty a pomáha zamestnancom prispôsobiť sa chystaným zmenám.
Vyberte si svoj hlavný komunikačný kanál
Stanovte si kanál, kde budete pravidelne prinášať dôležité správy a aktuality ohľadom zmien. Zamestnanci potrebujú vedieť, kde nájdu všetky najnovšie informácie. Nezanedbávajte však ani ostatné možnosti, ako zmeny komunikovať so zamestnancami. V rámci pracovnej doby si môžete vo vašej kancelárii vyhradiť konkrétne hodiny na osobné zodpovedanie otázok zamestnancov. Alebo zorganizujte pravidelné (prípadne podľa situácie aj mimoriadne) stretnutia, na ktorých spoločne prediskutujete, čo sa práve deje a aké sú nadväzné kroky.
Skúsenosti s tým máme aj v Alma Career. „Počas procesu prepájania firiem z rôznych krajín do jednej skupiny sme okrem iného usporiadali aj sériu workshopov, kde sme spolu diskutovali o informáciách získaných z každodennej prevádzky spoločností. Snažili sme sa zistiť, ako sa do nej priebežne premietajú nové postupy a manažérske rozhodnutia. Taktiež sa nám osvedčilo pokračovať v rôznych formách osobných stretnutí,“ popisuje Petra Smetáková z Alma Career Central. „Zorganizovali sme tiež „Horúce kreslo“, do ktorého v Bratislave zasadol riaditeľ Alma Career pre Česko a Slovensko Milan Jasný, ktorý so zamestnancami otvorene diskutoval, často aj o veľmi osobných témach súvisiacich s prebiehajúcimi zmenami.“
Buďte otvorení
Transparentnosť je pri komunikácii noviniek a zmien zásadná. Oboznámte zamestnancov s dôvodmi, kvôli ktorým sú zmeny nutné a taktiež s plánom ich implementácie. To však nestačí. Zamestnanci by sa tiež mali dozvedieť, aký bude dopad noviniek priamo na nich, na ich prácu alebo ich budúcnosť vo vašej spoločnosti. Snažte sa byť pri tejto komunikácii čo najempatickejší.
Vyzdvihnite pozitívne aspekty
Najskôr sa svojou komunikáciou k zamestnancom zamerajte na predstavenie výhod, ktoré pre nich vyplynú z pripravovaných zmien. Buďte pozitívni. Zmeny sa dejú preto, aby spoločnosť lepšie fungovala. A ak ich takto ľuďom predstavíte, pomôžete im celý proces lepšie prijať a ľahšie sa novinkám prispôsobiť.
Pravidlo jednej lode
Je veľmi dôležité, aby spoločnosť vystupovala jednotne. Spolu s manažérmi pripravte odpovede na to, ako novinky vo firme ovplyvnia jednotlivé pracovné tímy. Lídri na všetkých úrovniach musia byť v tejto veci vašimi spojencami a viesť svojich ľudí k tomu, aby sa nebáli nadchádzajúcich zmien. Pokiaľ nadriadení novinky podporujú, ľahšie sa k nim pridajú aj zamestnanci. Ak však pracovníci spozorujú, že manažéri sú skeptickí alebo majú zo zmien obavy, je pravdepodobné, že sa tento postoj prenesie aj na nich.
Reagujte
Je celkom logické, že v tomto procese nepôjde len o jednosmernú komunikáciu a jednoduchý prenos informácií. Zamestnanci budú mať otázky a budú chcieť vedieť, čo presne sa deje. Načúvajte im a snažte sa riešiť ich obavy. Zo začiatku pravdepodobne nebudete mať odpovede na všetky ich obavy. Ale už tým, že komunikujete otvorene, oboznamujete zamestnancov s pripravovanými krokmi a zároveň sa zaujímate o ich reakcie, posilňujete v nich pocit, že sú súčasťou firmy, ktorej na nich záleží.
Istota ako oporný bod
Aj keď niekedy nemusia nové informácie pôsobiť ako dobré správy, ak ich budete prezentovať s tým, že vedú k lepšej budúcnosti firmy, a teda aj jej zamestnancov, bude to mať pozitívny dopad. Zároveň môžete pri tejto príležitosti pracovníkov uistiť, že aj keď sa v spoločnosti dejú zmeny, určité veci, ako sú napríklad kľúčové hodnoty, zostávajú nezmenené. Pokiaľ sú zamestnanci jasne informovaní, čo presne zostáva v spoločnosti stabilné, pomôže im to vyrovnať sa s nadchádzajúcimi zmenami.
Checklist: Na čo by ste nemali pri oznamovaní zmien zabudnúť
Vízia do budúcnosti a chystané zmeny:
- čo a kedy sa zmení
- prečo sa zmeny uskutočňujú
- aké sú ideálne vízie pre budúcnosť spoločnosti
Faktory súvisiace so zmenou:
- riziká
- ciele
- firemná kultúra
- aké ďalšie vnútorné a vonkajšie faktory by mohli proces ovplyvniť
Analýza zainteresovaných strán:
- ako budú zmenami ovplyvnené rôzne skupiny zamestnancov a konkrétne pozície
- koho sa zmeny dotknú najviac
- koho sa dotknú najmenej
Fungovanie organizácie:
- ako sa plány budúceho fungovania líšia od súčasného stavu
- aké sú riziká pri prechode na novú podobu spoločnosti
