Motivačný rozhovor môže znovu zapáliť pracovnú iskru. Kedy ho použiť a ako naň?
Úlohou manažéra nie je iba zadávať tímu úlohy a monitorovať ich plnenie, ale aj sledovať, s akým zápalom sa do nich púšťajú. Podľa skúsenej trénerky a konzultantky Martiny Georgievovej, ktorá sa špecializuje na riadenie výkonnosti zamestnancov, samotné know-how na doručenie uspokojivých výsledkov nestačí. Ľudia musia tiež chcieť. Ako teda motivačným rozhovorom v ľuďoch opäť vzbudiť záujem?
Príprava je základ
Keď chcete kolegovi poskytnúť oporu, je dôležité si o ňom vytvoriť čo najobjektívnejší a najaktuálnejší obraz. Skôr než začnete premýšľať o tom, čo mu behá hlavou, dôkladne sa zamyslite nad tým, aký máte k nemu vzťah vy. Ak voči nemu pociťujete nejaké predsudky, určite sa nimi nenechajte ovplyvniť. Pripravili sme pre vás 5 zásad, ktorých by ste sa mali počas prípravy motivačného rozhovoru držať:
- Získajte dostatok informácií o správaní a aktivitách vášho pracovníka.
- Držte sa faktov. Pri zvažovaní, čo mohlo viesť k strate motivácie, sa sústreďte na objektívne dôvody. Ich spísaním ľahšie rozlíšite, čo sú len vaše domnienky.
- Odstúpte od vlastných názorov a motivácií. Ľudia sú rôzni. To, čo jedného pre plnenie úlohy nadchne, iného nechá chladným, alebo aj odradí. Zamerajte sa preto výlučne na emócie a nálady kolegu. Vaše vlastné pocity nechajte bokom.
- Vytvorte si len hypotézy. Počas premýšľania nad možnými dôvodmi nezabúdajte, že sú to len vaše domnienky, ktoré si ešte len potrebujete overiť.
- Pripustite si omylnosť. Aj napriek všetkému úsiliu nemusíte vedieť všetko. Bazírovaním na domnelých príčinách môžete skutočný dôvod úplne prehliadnuť. A zamestnanec sa bude cítiť nevypočutý.
Ako na samotný rozhovor?
Pokles motivácie sa často týka pracovných vecí. Môže ale ísť len o plnenie niektorých úloh. V takom prípade je cieľom manažéra nájsť v týchto úlohách zmysel. Najprv je potrebné vytvoriť bezpečný priestor, v ktorom sa zamestnanec uvoľní a vy sa ľahšie dostanete k jadru problémov. Ponúkame vám niekoľko inšpiratívnych návrhov, ako dosiahnuť ciele motivačného rozhovoru:
- Vnímam u teba iné správanie, než na aké sme u teba zvyknutí. Deje sa teraz niečo, čo ťa nadmerne zaťažuje?
- Chcem sa uistiť, že máš kapacity na všetky svoje úlohy, a ak sa niečo deje, tak aby sme vopred podnikli nejaké opatrenia.
- Je toto naozaj všetko, čo ťa zaťažuje?
- Keby sme sa mali pozrieť na záležitosti pracovné a osobné, ktorá z týchto oblastí ťa teraz zaťažuje najviac?
- Určite sa nechcem vŕtať v tvojom súkromí, avšak tvoje aktuálne ťažkosti zasahujú aj do tvojho pracovného výkonu.
- Rád/a ti pomôžem usporiadať myšlienky a zistiť, aké máš možnosti na riešenie tvojich problémov.
- Napadá ti niečo, čo by tvoju súčasnú situáciu uľahčilo?
- Chápem tvoje potreby. Som tu pre teba a o súčasnej situácii sa môžeme kedykoľvek porozprávať.
Ako zistíte, že sa motivačný rozhovor podaril?
Určite nie tak, že zamestnanec dokázal nadviazať na svoje predchádzajúce výsledky, aj keď práve to je o.i. jedným z cieľov motivačného rozhovoru. Kritériá úspechu motivačného rozhovoru nájdete v jeho samotnom priebehu. Položte si po ňom tieto 4 otázky:
- Zistili ste skutočnú príčinu poklesu motivácie? Nemusíte ju poznať do detailu. Úplne stačí, ak ste rozlúštili, či sú dôvody pracovné, alebo osobné.
- Podarilo sa vám oznámiť zamestnancovi svoje obavy a záujem ho podporiť?
- Viedli ste rozhovor citlivo, bez použitia kritiky?
- Uvedomil si pracovník, že má problém, a vyjadril záujem ho riešiť?
Pokiaľ ste na všetky otázky odpovedali ÁNO, zvládli ste situáciu skvele. Zodpovednosť za vyriešenie situácie však zostáva aj po rozhovore len a len v rukách zamestnanca. Ale pokiaľ máte pocit, že sa rozhovorom posilnil váš pracovný vzťah, viedli ste motivačný rozhovor na jednotku s hviezdičkou. Do kancelárie sa vám tak veľmi pravdepodobne vráti kolega nielen v lepšej psychickej kondícii, ale ešte o niečo lojálnejší.
Citlivá téma: Hovoriť, alebo nehovoriť o osobných problémoch?
Cieľom motivačného rozhovoru je zistiť, čo sa aktuálne deje so zamestnancom, poskytnúť mu emočnú podporu a pomôcť mu hľadať riešenia. Ak ale zistíte, že za zhoršením jeho výkonu sú osobné problémy, veľmi ľahko sa môžete ocitnúť na tenkom ľade. Aj pre tieto prípady máme niekoľko odporúčaní, ako situáciu riešiť a zároveň si udržať zdravé hranice:
- Neotvárajte s ním otázky jeho súkromného života, ak vás o to sám nepožiada. Alebo vám na to nedal svoj súhlas.
- Ak trpí psychickými alebo vzťahovými problémami, skúste ho nasmerovať na psychologickú pomoc. Nesnažte sa mu radiť vy sami. V ideálnom prípade majte vo firme niekoho, kto pomáha so psychickým zdravím vašich zamestnancov, ale postačí akýkoľvek overený psychoterapeut.
- Nepreberajte za jeho súkromné ťažkosti zodpovednosť.
- Cielenými otázkami mu pomôžte, aby sám definoval, v čom spočíva jadro ťažkostí.
Ak máte skúsenosti s koučingom alebo mediáciou, môžete aspoň druhej strane pomôcť utriediť myšlienky. Majte však na pamäti, že cieľom rozhovoru je, aby zamestnanec k riešeniu dospel sám.
