Prehľadné PDF: K rozlúčke so zamestnancom patrí výstupný dotazník. Stiahnite si jeho vzor
Keď vám na stole pristane výpoveď zo strany zamestnanca, ideálne je stretnúť sa s ním aj s jeho priamym nadriadeným a prebrať dôvody jeho rozhodnutia. Môže sa stať, že ide o kľúčového zamestnanca, o ktorého by ste neradi prišli. V takom prípade je vhodné stretnúť sa čo najskôr, aby ste mohli prípadne pri obojstrannej zhode toto rozhodnutie ešte zvrátiť. Ak je však zamestnanec o odchode skalopevne presvedčený, jeho názor rešpektujte a investujte čas predovšetkým do získania spätnej väzby. Tá môže v budúcnosti pomôcť najmä vám.
Výstupný pohovor vs. výstupný dotazník
Možno si poviete, že ste vo firme zvyknutí sa s človekom pred odchodom stretnúť osobne (prípadne si dať videocall) a nejaký dotazník sa vám zdá zbytočný. Oba formáty rozlúčky majú niečo do seba a najlepšie je, keď ich skombinujete. Vo chvíli, keď naplánujete výstupný pohovor, pošlite zamestnancovi výstupný dotazník a požiadajte ho, aby ho do stretnutia vyplnil.
Zamestnanec má dostatok času premyslieť si odpovede, zamyslieť sa nad kľúčovými bodmi svojej spolupráce s firmou a zhodnotiť svoje pôsobenie v nej. Výstupný pohovor (tzv. exit interview) založený na otázkach z výstupného dotazníka potom bude mať jasnejšiu štruktúru a predídete tak aj napätým momentom trápneho ticha. Vždy sa totiž môžete vrátiť k „osnove“. Vyplnený výstupný dotazník vám navyše zostane, takže sa k spätnej väzbe môžete vracať opakovane alebo si z viacerých dotazníkov robiť štatistiky a prehľady.
Ďalšie možnosti rozlúčenia so zamestnancom
- Iba výstupný dotazník – je to pomerne neosobná rozlúčka, môže to vyzerať, že vám na ľuďoch vo firme nezáleží, budete mať nízku návratnosť, nie každý zamestnanec bude chcieť dotazník vyplniť.
- Len výstupný pohovor – praktická a vyhovujúca forma, ale ak si nestíhate robiť poznámky počas stretnutia, môže sa stať, že si do budúcnosti zo spätnej väzby veľa neodnesiete a nebudete schopní riešiť prípadné zistené problémy.
- Výstupný pohovor, dotazník zaslaný spätne – v tomto prípade zrejme dotazník už vyplnený neuvidíte. Zamestnanec necíti potrebu spätnú väzbu písať, keď už sa s vami stretol osobne, a neskôr môže na ňu aj zabudnúť, pretože už sa vidí inde.
Uchovávať dotazník po odchode zamestnanca?
Pri uchovávaní dotazníkov by mala spoločnosť brať na zreteľ európske nariadenie GDPR o ochrane osobných údajov. Dotazníky by mali obsahovať len minimálne a pre účely spracovania nevyhnutné množstvo osobných dát. V prípade, že ich obsahujú, by ich mala spoločnosť uchovávať len minimálny nevyhnutný čas. V prípade výstupného dotazníka však zväčša nie je nutné požadovať od zamestnancov žiadne osobné údaje.
