Umenie komunikácie pre HR: 4 tipy, ako ju dokonale zvládnuť
Personalisti a personalistky komunikujú s ľuďmi vo firme takmer neustále, od nástupu až po ich odchod. Starajú sa o udržiavanie pozitívnej firemnej kultúry, prilákanie a udržanie talentov, riešenie problémov, plnenie zákonných požiadaviek aj o podporu odborného rastu pracovníkov.
Každý personalista sa tak často pre zamestnancov stáva kľúčovým hlasom spoločnosti. Preto by mal mať v tejto oblasti aspoň základný prehľad a svoje schopnosti si neustále prehlbovať.
Ak občas v komunikácii tápete, alebo si jednoducho nie ste istí, máme pre vás 4 tipy, ktoré je možné použiť takmer v každej situácii. Nastavenie komunikácie bude jednoduchšie, keď si ujasníte základné kritériá.
1. S kým komunikujem? Definujte si skupiny zamestnancov
Pre cielenú komunikáciu vo vašej organizácii je dôležité identifikovať špecifické cieľové skupiny zamestnancov. Hlavným kritériom bude pracovné zaradenie, ale môžete si zvoliť aj ďalšie, napríklad vek, pohlavie alebo záujmy. Znalosť vášho publika vám pomôže navrhnúť najvhodnejšie postupy, zásady aj komunikačný štýl na základe spoločných charakteristík a potrieb každej skupiny a to potom zvýši efektívnosť vašej práce.
Vedenie firmy môže vyžadovať strategické aktualizácie a finančné správy, zatiaľ čo kolegovia v prvej línii budú potrebovať hlavne operatívne usmernenia. Definujte si:
- čo potrebuje každá skupina vedieť,
- prečo to potrebujú vedieť,
- aké činnosti očakávate od jej členov.
Svoje správy tvorte tak, aby boli pre publikum čo najrelevantnejšie, t. j. prispôsobte ich cieľovej skupine nielen z hľadiska obsahu, ale zamerajte sa aj na tón a štýl jazyka. V prípade globálnych spoločností je nutné obsah vytvárať tak, aby vyhovoval regionálnym potrebám a zohľadňoval kultúrne odlišnosti a špecifiká.
2. Akým spôsobom informácie odovzdám? Vyberte si najvhodnejší spôsob
Zamyslite sa nad spôsobom, akým správu resp. informáciu čo najefektívnejšie komunikovať. Umožníte tak, aby bola správne pochopená a interpretovaná. Okrem komunikačných kanálov, ako je intranet, firemný časopis nebo e-mail, zvážte napríklad aj vnútro-firemné blogy, rôzne aplikácie alebo osobné stretnutia. Dôležité je taktiež načasovanie. Dobre nastavený plán komunikácie zaistí, že sa správne informácie dostanú k správnym ľuďom v správnom čase. To všetko eliminuje problémy, ktoré vznikajú následkom nedorozumení alebo špatných či oneskorených informácií.
Napríklad pre zamestnancov, ktorí majú prístup k počítaču, môžete využiť intranet, ale vodiči alebo obsluha strojov túto možnosť nemajú. Pro tento typ pracovníkov je vhodnejšia napríklad aplikácia, ku ktorej budú mať prístup vo svojom telefóne. Zamyslite sa aj nad využitím tlačových materiálov. Sú dobrou voľbou pre zamestnancov, ktorí nemajú svoj pracovný stôl a väčšinu času sa zdržiavajú v montážnej hale alebo v teréne.
3. Aký tón zvoliť? Emócie nechajte za dverami
Verbálne aj neverbálne komunikačné schopnosti sú v oblasti ľudských zdrojov veľmi dôležité. Je pravdepodobné, že na vás vo vašej práci čakajú aj menej príjemné situácie, pri ktorých je zvlášť podstatné zachovať vecný a konštruktívny tón rozhovoru. „V konečnom dôsledku to prinesie pozitívnejšie výsledky, ako prísne pokarhanie s hrozbou, ktorá síce nemusí byť vyslovená, ale doslova visí vo vzduchu,“ hovorí psychologička Olga Lošťáková, ktorá vo videokurze vysvetľuje, ako zvládať náročné komunikačné situácie.
Zamestnanci sa cítia dobre, ak komunikujú s niekým, kto sa o nich zaujíma a počúva ich. Pokiaľ z Vás vyžaruje dôveryhodnosť, pracovníkov to ukľudní a dodá im istotu, že ich problém nevyznie do stratena, ale že sa mu dostane zaslúženej pozornosti. Rovnako významný je takt a empatia pri hodnotení výkonu zamestnancov, ich karhaní alebo dokonca prepúšťaní. Aj náročné situácie, ktoré hrozia konfliktom, sa dajú vďaka dobrým konverzačným zručnostiam vyriešiť pokojne a elegantne.
- Príliš veľa emócií sa nevypláca ani v priateľskom rozhovore, nieto ešte v pracovnom.
- Už samotné pozvanie na rozhovor by nemalo pôsobiť ako ono obávané „pozvanie na koberček“. Namiesto strohého oznámenia: „Príďte zajtra o desiatej, musíme sa porozprávať!“ sa dá povedať: „Potrebovali by sme s vami prebrať zopár vecí. Kedy by ste sa mohli zastaviť?“
- A keď už má prísť k pokarhaniu zamestnanca za priestupok alebo napríklad riešenie zhoršeného pracovného výkonu, určite bude lepšie fungovať prístup: „Tento štvrťrok sa tvojmu tímu príliš nedarilo. Poďme sa spolu pozrieť na návrh opatrení, ktoré sme pripravili, a spoločne si ho prejdeme,“ než útočný spôsob: „Práca tvojho tímu je v posledných mesiacoch katastrofálna. Ako je možné, že ste šli tak dole, môžeš nám to vysvetlit?“
4. Na čo nezabudnúť? Dajte slovo aj druhým
Komunikácia je vždy obojsmerná. Venujte pozornosť komunikovaným témam a štýlu konverzácie, ale počúvajte aj spätnú väzbu od zamestnancov. Môžete ju získať rôznymi spôsobmi, od rôznych softwarových riešení, cez pravidelné prieskumy realizované v určitých intervaloch až po interné fóra, Q&A alebo schránky s návrhmi, pričom vo väčšine prípadov je možné aj anonymné vyjadrenie.
Získavanie spätnej väzby pritom nemusí byť len celoplošné, zamerať sa dá aj na rôzne konkrétne skupiny, napríklad na vedenie spoločnosti nebo špecializované tímy (finančné, obchodné, regionálne atď.), prípadne sa dá diskutovať o téme aj priamo s vybranými zamestnancami.
Oddelenie ľudských zdrojov by malo byť v týchto situáciách proaktívne. Nečakajte, kým sa ľudia ozvú sami od sebe, povzbuďte ich. O každej novovzniknutej možnosti hromadne informujte a upozornite na ňu aj novo nastupujúcich kolegov.
Tento relatívne jednoduchý krok ukazuje zamestnancom, že na ich názore záleží - a to je dôležité pre vás aj firmu. Zamestnanci, ktorí sa v komunikácii cítia ako rovnocenní partneri, totiž podávajú 4,6× lepší výkon. Sú tiež angažovanejší, čo vedie k lepším obchodným výsledkom spoločnosti.
