5 typů e-mailů, které kolegy štvou. Neposíláte je náhodou taky? A jak se jim vyhnout?
Zlaté stránky
Tenhle email je dlouhý, skoro nekonečný. Nemá zvýrazněná slova, nepoužívá odrážky a nabaluje na sebe nadbytečné informace. Znáte ho? A už vám někdy přišel? Jestli ne, jste šťastní lidé. Roznášejte štěstí i dál a vyhněte se nepřehledným zprávám se slovními vycpávkami.
- Jak na to jinak: Pište maily stručně a jasně. Co můžete vymazat, vymažte. Pokud chcete něco zvýraznit, zvolte tučné písmo (namísto kupy vykřičníků), a posíláte-li výčet nebo seznam položek, použijte odrážky. Oči vašich kolegů vám tiše poděkují.
Komunikaci udržujte přehlednou i ve chvíli, kdy si píšete s kandidáty. Můžete ji mít na jednom místě v Teamiu, třeba s vlastními poznámkami.
Stresující hulák
Chcete v kolegovi vyvolat paniku? Napište do předmětu e-mailu jednu z těchto frází: URGENTNÍ! DŮLEŽITÉ! TOHLE JE PRIORITA A MUSÍ TO BÝT HNED! Pak už stačí si jen škodolibě promnout ruce a použít ten správný ďábelský smích.
- Jak na to jinak: Šetřete čas i nervy oběma stranám. Když něco spěchá, zkuste dotyčnému rovnou zavolat a problém mu vysvětlit. A řešení najdete určitě rychleji, než by stihlo uzrát v mailové schránce.
E-mail ujišťovač
„Ahoj, chci se jen ujistit, žes četl můj předchozí e-mail o kandidátovi, kterého jsem ti posílala včera.“ Ruku na srdce – kdo tuhle větu nikdy nepoužil? Možná nám to nedochází, ale podobných mailů se v počítačích střádá víc a víc.
- Jak na to jinak: Jestliže posíláte něco důležitého a chcete se ujistit, že ho druhá strana skutečně četla, napište to do e-mailu rovnou. Když v něm poprosíte, aby vám člověk potvrdil, že na úkolu pracuje, budete mít oba jasno.
Věděli jste, že zbytečné e-maily jako „Díky moc!“ nebo „Taky měj hezký víkend!“ škodí životnímu prostředí? Zní to asi absurdně, ale tenhle digitální plevel ročně spotřebuje stejnou energii, kolik by vytvořilo dva a půl Temelína. Tak ulevte prstům a planetě taky.
Noční sova
Následující scénář je až příliš častý. Chytá vás múza, táhne vás k počítači a nutí vyřizovat práci v 10 večer. Jak to ale vypadá, když si kolega nebo kandidát takový e-mail druhý den přečte? Minimálně tak, že neumíte rozlišovat hranice pracovní doby a osobního života ostatních.
- Jak na to jinak: Pokud přece jen usednete večer k počítači, uložte si rozepsaný e-mail do konceptů nebo jeho odeslání naplánujte na ráno. Počítačové aplikace to většinou umí. Nebo si večer raději odpočiňte a různé zprávy zautomatizujte.
Hospodský křik
Představte si, že jste v hospodě s dalšími 8 lidmi a celý večer mluvíte jeden přes druhého. Přesně tak to totiž vypadá i v e-mailové schránce, když pošlete zprávu několika lidem a každého poprosíte o reakci. Navíc se může stát, že někdo odpoví jen na jistou část a svou reakci už nepošle všem. A přesně tak potom vznikají komunikační díry.
- Jak na to jinak: Potřebujete něco probrat hromadně? Najděte si firemní komunikační nástroj, který dovoluje konverzaci více lidí najednou. A až budete chtít konzultovat s kolegy nového kandidáta, rovnou je zapojte do svého náboru.
