Jak správně dávat feedback?
Zpětná vazba chcete-li feedback, by měl být vaše mantra, pokud chcete zaměstnance ve firmě rozvíjet. Pomocí zpětné vazby totiž lidem pomáháte odhalit silné i slabé stránky, mohou se učit z nezdarů i úspěchů a jako firma se díky feedbacku posouváte kupředu. Pokud zpětnou vazbu předáte správně, měli byste si odpovědět na 3 otázky, kde poslední bod je pro firmu klíčový. Zpětnou vazbu totiž musíte orientovat hlavně na budoucnost.
- Co jsme zažili?
- Co si z toho odnášíme?
- Jak toho využijeme dál?
Zpětná vazba zahrnuje proces pozorování činností nebo systému, shromažďování informací a jejich následné vyhodnocení a předání daným lidem.
Zpětné vazbě se říká feedback – podle mého názoru je to ale chybné označení. Vztahuje se totiž k minulosti a nenaznačuje žádný růst ani vývoj. V USA proto už někteří odborníci používají označení feedforward, které se orientuje směrem dopředu, do budoucna.
Zpětná vazba, proč ji dávat?
- Posílíte tím vztah mezi nadřízeným a zaměstnancem.
- Feedback pomůže zaměstnancům, aby se rozvíjeli, a tím posouvali vaši firmu kupředu.
- Můžete přijít s novými nápady a vylepšit firemní procesy.
- Zpětná vazba dhalí nesprávně stanovené postupy a předejdete chybám v budoucnu.
- Využijete ji při nastavení osobního plánu rozvoje a hodnocení zaměstnanců.
Ale to nejdůležitější – zpětná vazba je především projev zájmu. Když se zaměstnancům nebudete věnovat a pravidelně jim dávat vědět, jak si vedou, nabudou dojmu, že vás nezajímají. A o takové lidi snáz přijdete.
Feedback si hoďte do kalendáře
- Pravidelný feedback – stanovte si interval setkávání a dodržujte ho,
- Nepravidelný feedback – sejděte se operativně, když je to potřeba.
Nejlepší ale je kombinace obojího. Vytvořte si ze zpětné vazby návyk a alespoň jednou za pár týdnů si na rozhovor se zaměstnanci vyhraďte čas. Určitě ale setkání a zpětnou vazbu neodkládejte déle než kvartál – jinak byste ztratili povědomí o všem, co se událo.
Vždy přirovnávám důležitost četnosti zpětné vazby k příběhu z Malého prince. Liška mu říkala, aby za ní chodil pravidelně, aby se na něj mohla těšit. A to stejné platí i pro feedback. Je důležité nastavit určitou frekvenci a pravidelnost. Já osobně mám rád měsíční cyklus individuálních rozhovorů, kde se pravidelně diskutuje zpětná vazba a výkon.
Když se ale stane něco výjimečného (nepovede se obchodní jednání nebo naopak zaměstnanec zazáří na prezentaci), svolejte schůzku i mimo běžný termín. Pravidlo zní: zpětnou vazbu neodkládejte a dejte ji pokud možno okamžitě po důležité události.
U nováčků se scházejte častěji a udržujte kratší interval zpětné vazby, při které vždy vyhodnotíte dílčí cíle.
Se zpětnou vazbou pomůže systém OSCAR
Nejčastější formou je setkání one to one, tedy jeden na jednoho – jen nadřízený a podřízený. Manažeři se zpětné vazby mnohdy obávají a nejsou si jistí, co a jak říct. V těchto případech doporučuje kouč Zbyněk Rozbořil tzv. systém OSCAR, který může být nápomocný.
Jak to vypadá v praxi? Použijte v komunikaci postupně následující fráze:
- Všiml jsem si, že…
- Mám z toho takový pocit…
- Doporučil bych udělat…
- Protože pokud to uděláš, tak…
Podle Zbyňka Rozbořila tak lépe zformulujete, co se vlastně stalo a jak na vás situace působila. Člověk, kterému tímto způsobem zpětnou vazbu dáváte, ji pak o to lépe přijme. Neutloukáte ho totiž argumenty nebo absolutními tvrzeními, ale popisujete situaci ze svého pohledu a dáváte vlastní doporučení.
Chcete zaměstnance vyslechnout, pochopit a na základě jejich zpětné vazby jednat, ale bojujete s časem? Chytrý robot Arnold je vyzpovídá za vás, vyzkoušejte ho.
Jaká má feedback vypadat?
Zpětnou vazbu v podstatě není možné nedávat, zpětná vazba se děje pořád. Spíš jde o to, dávat zpětnou vazbu vědomě, a soustředit se na to, aby byla růstová, smysluplná a srozumitelná.
- Zpětná vazba srozumitelná a použitelná. Myslete na to, že má být pro zaměstnance hlavně motivací – snažíte se skrze feedback o posun člověka, který ji přijímá. Buďte konkrétní a popište do detailu chování i situaci.
- Feedback z „já” pozice. Dávejte zpětnou vazbu z vaší pozice nebo se dohodněte na pozici „domluveného principu”. Díky tomu popíšete situaci z určitého pohledu a nebudete vynášet subjektivní soudy, které se tváří jako objektivní hodnocení.
- Pomáhající a pozitivní zpětná vazba. Cílem zpětné vazby je člověka posunout. Nechcete, aby se zaměstnanec trápil a užíral, vaším úkolem je naopak pomoct mu nasměrovat svou práci a dobře ho naladit. Zaměřte se na věci, se kterými může něco udělat. A vždy si ověřte, že sdělované informaci zaměstnanec rozumí.
- Diskrétní feedback. V případě zpětné vazby platí pravidlo: čím míň lidí, tím lépe. Ideálně dávejte zpětnou vazbu mezi čtyřma očima.
- Další tipy na feedback: Zpětnou vazbu zahajte otázkami, vynechejte z rozhovoru „ale”, nechte zaměstnance reagovat a naslouchejte tomu, co říká.
Děláme většinou osobní pohovory formou „one to one” – jen nadřízený a podřízený. Například za obchodní oddělení do hodnocení obchodníka může vstupovat i nadřízený druhého stupně. Pak je setkání třeba ve třech – ve složení zaměstnanec, manažer prodeje a obchodní ředitel.
Rada na závěr: Feedback zapisujte a mějte přehled
Když si totiž nebudete vést poznámky, vše zapomenete a vývoj zaměstnance ani vaší zpětné vazby nebudete moct sledovat. Nastavte si vlastní systém a zpětnou vazbu zapisujte a ukládejte.
Co si z článku odnést pro svou praxi?
- Dávejte zpětnou vazbu – ideálně si nastavte pravidelná setkání jednou za měsíc.
- Orientujte zpětnou vazbu na budoucnost. Musíte vědět, co si z toho odnést a jak informace využít.
- Když si nejste jistí, jak zpětnou vazbu dávat, pomůže vám metoda OSCAR.
- Mechte zaměstnance, ať řekne svůj pohled na věc a navrhne řešení. Mohou z toho vyplynout nové nápady a návrhy.
- Zpětnou vazbu si zapisujte a ukládejte.
