Zpětná vazba chcete-li feedback, by měl být vaše mantra, pokud chcete zaměstnance ve firmě rozvíjet. Pomocí zpětné vazby totiž lidem pomáháte odhalit silné i slabé stránky, mohou se učit z nezdarů i úspěchů a jako firma se díky feedbacku posouváte kupředu. Pokud zpětnou vazbu předáte správně, měli byste si odpovědět na 3 otázky, kde poslední bod je pro firmu klíčový. Zpětnou vazbu totiž musíte orientovat hlavně na budoucnost.
Zpětná vazba zahrnuje proces pozorování činností nebo systému, shromažďování informací a jejich následné vyhodnocení a předání daným lidem.
Zpětné vazbě se říká feedback – podle mého názoru je to ale chybné označení. Vztahuje se totiž k minulosti a nenaznačuje žádný růst ani vývoj. V USA proto už někteří odborníci používají označení feedforward, které se orientuje směrem dopředu, do budoucna.
Ale to nejdůležitější – zpětná vazba je především projev zájmu. Když se zaměstnancům nebudete věnovat a pravidelně jim dávat vědět, jak si vedou, nabudou dojmu, že vás nezajímají. A o takové lidi snáz přijdete.
Nejlepší ale je kombinace obojího. Vytvořte si ze zpětné vazby návyk a alespoň jednou za pár týdnů si na rozhovor se zaměstnanci vyhraďte čas. Určitě ale setkání a zpětnou vazbu neodkládejte déle než kvartál – jinak byste ztratili povědomí o všem, co se událo.
Vždy přirovnávám důležitost četnosti zpětné vazby k příběhu z Malého prince. Liška mu říkala, aby za ní chodil pravidelně, aby se na něj mohla těšit. A to stejné platí i pro feedback. Je důležité nastavit určitou frekvenci a pravidelnost. Já osobně mám rád měsíční cyklus individuálních rozhovorů, kde se pravidelně diskutuje zpětná vazba a výkon.
Když se ale stane něco výjimečného (nepovede se obchodní jednání nebo naopak zaměstnanec zazáří na prezentaci), svolejte schůzku i mimo běžný termín. Pravidlo zní: zpětnou vazbu neodkládejte a dejte ji pokud možno okamžitě po důležité události.
U nováčků se scházejte častěji a udržujte kratší interval zpětné vazby, při které vždy vyhodnotíte dílčí cíle.
Nejčastější formou je setkání one to one, tedy jeden na jednoho – jen nadřízený a podřízený. Manažeři se zpětné vazby mnohdy obávají a nejsou si jistí, co a jak říct. V těchto případech doporučuje kouč Zbyněk Rozbořil tzv. systém OSCAR, který může být nápomocný.
Jak to vypadá v praxi? Použijte v komunikaci postupně následující fráze:
Podle Zbyňka Rozbořila tak lépe zformulujete, co se vlastně stalo a jak na vás situace působila. Člověk, kterému tímto způsobem zpětnou vazbu dáváte, ji pak o to lépe přijme. Neutloukáte ho totiž argumenty nebo absolutními tvrzeními, ale popisujete situaci ze svého pohledu a dáváte vlastní doporučení.
Chcete zaměstnance vyslechnout, pochopit a na základě jejich zpětné vazby jednat, ale bojujete s časem? Chytrý robot Arnold je vyzpovídá za vás, vyzkoušejte ho.
Zpětnou vazbu v podstatě není možné nedávat, zpětná vazba se děje pořád. Spíš jde o to, dávat zpětnou vazbu vědomě, a soustředit se na to, aby byla růstová, smysluplná a srozumitelná.
Děláme většinou osobní pohovory formou „one to one” – jen nadřízený a podřízený. Například za obchodní oddělení do hodnocení obchodníka může vstupovat i nadřízený druhého stupně. Pak je setkání třeba ve třech – ve složení zaměstnanec, manažer prodeje a obchodní ředitel.
Když si totiž nebudete vést poznámky, vše zapomenete a vývoj zaměstnance ani vaší zpětné vazby nebudete moct sledovat. Nastavte si vlastní systém a zpětnou vazbu zapisujte a ukládejte.