Výstupní pohovory: pomáhají zaměstnancům odejít se ctí a dobrým pocitem
Výstupní pohovor podle HR odbornice Terezy Vítkové personalistům pomáhají získat přehled o tom, v čem jsou jako firma nejsilnější, které oblasti mají zlepšovat a jaká atmosféra je v týmu, ze kterého zaměstnanec odchází. Navíc vytváří přirozenou situaci, v níž může personalista a případně i přímý nadřízený odcházejícímu člověku jménem společnosti poděkovat za odvedenou práci. Zpětnou vazbu – pozitivní i tu negativní, personalisté mají možnost slyšet „jazykem zaměstnance” a mohou s formulací nadále pracovat v interní komunikaci.
Výstupní pohovor v praxi – kdy je na něj ideální čas?
Výstupní pohovor podle většiny oslovených personalistů neslouží k zvrácení rozhodnutí odejít. Takovou příležitost případně dává okamžitý rozhovor s nadřízeným ve chvíli, kdy zaměstnanec s výpovědí přijde. Své místo má výstupní pohovor podle Radky Košuličové i Terezy Vítkové až ke konci výpovědní lhůty. Například v posledním týdnu, kdy je zaměstnanec ve společnosti. Takový rozhovor už nevede manažer nebo přímý nadřízený, ale HR.
Při okamžitém rozhovoru s nadřízeným je možné rozhodnutí zaměstnance změnit. Pokud to příčina odchodu umožňuje, diskuze a nastavení nových pravidel spolupráce může být velice efektivním nástrojem.
Jak vést výstupní pohovory
„Mně nejlépe fungují neformální setkání, přibližně na půl až jednu hodinu. Důležité je v předstihu odcházejícímu vysvětlit, co je cílem schůzky. Díky tomu zaměstnanec ví, proč se potkáme a může se předem zamyslet a na setkání se naladit,” doporučuje Vítková. Ať už zvolíte formální nebo méně oficiální setkání, důležité je firmu nijak neobhajovat a nevysvětlovat, proč konkrétním způsobem jednala.
Výstupní pohovor je především prostor pro odcházející zaměstnance. Vyslechněte je, dopřejte jim možnost reflektovat ten kus života, který s firmou prožili. Jen tak budou cítit, že se o ně firma zajímá, ačkoliv odchází.
Díky takovému přístupu zjistíte zajímavé informace a zaměstnanec opustí firmu s pocitem, že byl skutečně vyslyšen. Důležitost dostatečného prostoru pro zaměstnancovo vyjádření potvrdila i Viktorie Knězková z IXPERTA s.r.o.
Rozhovor probíhá velmi individuálně. Vždy ho vede HR (ideálně ten, který dotyčného nabíral), mezi čtyřma očima a v neformálním duchu. Pokud není prostor pro osobní setkání, snažíme se si s dotyčným aspoň zavolat. I kdyby z toho nebyl žádný smysluplný výstup, odcházející zaměstnanec alespoň vidí zájem a rozloučíme se v pozitivnějším duchu.
Důvody odchodu a zpětnou vazbu zkoušela Tereza Vítková získat i pomocí zaslaného dotazníku. Ačkoliv takový způsob nabízel jednotnou podobu výstupů a možnost lépe testovat různé varianty otázek, návratnost byla velmi nízká a zcela chyběla šance zaměstnanci lidsky poděkovat. Vrátila se proto k osobním rozhovorům.
Výstupní pohovor – otázky, které se můžete ptát
Každý personalista má svůj set otázek pro výstupní pohovor, kterého se drží. Stejně jako při přijímacím pohovoru si ale lidé z HR nechávají prostor pro volné otázky, ke kterým se v průběhu konverzace dostanou.
1. V čem je naše společnost dobrá?
2. Co by měla firma dělat jinak?
3. Co jste se tu naučil/a a co bylo na vaší práci nejzajímavější?
4. Co vám nevyhovovalo?
5. Jaká byla spolupráce se šéfem a s týmem?
6. Jak se vám dařilo držet balanc mezi prací a volným časem?
7. Máte pocit, že u nás lze kariérně růst? A proč si to myslíte?
8. Byla odměna za práci adekvátní?
Otázky výstupního pohovoru přizpůsobte tomu, jak dlouhou dobu zaměstnanec ve firmě strávil. Pokud odchází během prvního roku, zajímejte se o to, jak probíhal onboarding – nemá cenu ptát se nováčka třeba na kariéru. Vítková získané odpovědi díky setu pravidelných otázek analyzuje a sleduje jejich trend. Často se setká s tím, že se rozhovor stočí jiným směrem. Zaměstnanec má totiž příležitost sdělit všechny své pracovní frustrace a „odejít v míru”.
Seznam otázek Radky Košuličové je podobný. Zjišťuje:
- skutečný důvod skončení,
- co konkrétně zaměstnanci při práci nesedlo,
- zpětnou vazbu na pracovní podmínky,
- co by šlo změnit, aby se pracovní podmínky zlepšily
- klady a zápory práce pro konkrétní firmu.
Viktorie Knězková se ptá na tyto okruhy otázek:
- Jaký je důvod odchodu?
- Co by se muselo stát, aby se odchodu dalo zabránit?
- Co se vám u nás líbilo, co bylo lepší než jinde?
- Popište případy či situace, které vás demotivovaly a omezovaly při práci?
Dobře mi funguje otázka: Je něco, co jsme vám slíbili splnit a nesplnili? Na závěr používám čistě na odlehčení řečnickou čistě otázku: Co by se muselo stát, abyste neodešel/a? Obvykle se nad odpovědí zasmějeme, ale divili byste se, jak skvěle díky ní poznáte pravý důvod odchodu.
Personalisté své otázky samozřejmě přizpůsobují i situacím, kdy zaměstnanec opouští místo ve zkušební době, neodchází dobrovolně nebo dává výpověď například kvůli stěhování nebo nemoci.
Po výstupním pohovoru pracujte se získanými daty
Ukončením výstupního pohovoru vaše práce nekončí. Získaná data mají sice hodnotu sama o sobě, ale jejich plnou sílu odhalíte, až když s nimi budete pracovat systematicky a dlouhodobě.
Sleduji nejčastější důvody odchodů a informuji o nich vedení. Sleduji i trendy v jednotlivých odděleních a týmech i v závislosti na počtu odpracovaných roků.
Z můžete čerpat inspiraci:
- o čem proškolit manažery a jak směrovat jejich osobní koučink,
- co interně komunikovat lépe.
Tereza Vítková na výstupních pohovorech nejvíce oceňuje možnost porozumět, jak funguje motivace lidí. Investovaný čas se podle ní firmám vrátí. Jak s výstupními pohovory pracujete ve vaší firmě? Napište nám na Facebooku.
Co si z článku vzít pro svou praxi?
- Výstupní pohovor by neměl být jedinou příležitostí, kdy si o důvodech odchodu může zaměstnanec s vedením nebo HR promluvit.
- Výstupním pohovorem dáváte možnost lidem odejít v míru. Pracovní trh je relativně malý a nikdy nevíte, v jakém kontextu se vy nebo společnost se zaměstnancem znovu potká.
- Poskytněte odcházejícím zaměstnancům bezpečný prostor a dostatek času vyjádřit všechny myšlenky.
- Sleujte, jak se důvody odchodů vyvíjí, a hledejte mezi nimi souvislosti.
