Jak zorganizovat skutečně úspěšný teambuilding
Co má být na konci
Úspěšný teambuilding má první krok společný s retrospektivně psanou detektivkou. Znáte výsledek. Proto si nejprve naplánujte schůzku s manažerem, pro jehož tým aktivitu plánujete. Zjistěte od něj, jakého výsledku by teambuildingem rád dosáhl.
Zanalyzujte potřeby manažera a ujistěte se, že cíl máte správně nadefinovaný.
Nezapomeňte se také seznámit s historií týmu a předešlých aktivit. Zjistěte, zda něco skvěle fungovalo nebo kde naopak vznikaly třecí plochy.
Peníze už na druhém místě
V dalším kroku se podívejte na rozpočet. Na financích je totiž závislý i počet účastníků. Některé akce naplánujete pouze pro specifickou část týmu nebo oddělení, jindy půjde o plošnou akci pro všechny z firmy a na některé události dostanou zaměstnanci možnost přivést i své partnery či rodiny.
Já to tady vedu
Ujasněte si s manažerem, kdo bude mít při plánování teambuildingu jaké kompetence. Rozdělte si zodpovědnost za:
- komunikaci s dodavateli,
- předávání informací do týmu,
- dodržení rozpočtu
- a organizační záležitosti.
Určením zodpovědnosti za jednotlivé části získáte jistotu, že na nic důležitého nezapomenete a zároveň nebudete práci zbytečně dělat dvakrát.
Domluvte se, jak často a jakou formou si budete informace o posunu a plnění vašich úkolů předávat.
Sestavte aktivity společně s týmem
Představte skupině cíl teambuildingu a dejte jim možnost doporučit vhodnou aktivitu. Pokud žádné návrhy nedostanete, přijďte s vlastními a o výsledné náplni teambuildingu nechte kolegy hlasovat.
Účastníci tak získají pocit většího zapojení a od začátku budou vědět, jaké aktivity a s jakým cílem mohou očekávat.
Personalista ve spolupráci s manažerem musí týmu dobře prodat hlavní myšlenku teambuildingu. Jinak zaměstnanci snadno získají pocit, že jde jen o nutné zlo. Každý má s teambuildingy jiné zkušenosti z předchozích zaměstnání a někdy nejsou vzpomínky právě příjemné. Proto buďte připraveni na předsudky či obavy a včas je účastníkům vyvracejte.
Při sestavování programu se snažte přijít s takovou náplní, která střídá fyzické i psychické aktivity. Ideální také je, když pro absolvování teambuildingu není nezbytně nutné zapojení se do všech aktivit. Lidé se tak cítí součástí týmu, ale zároveň se nemusí nutit do jim nepříjemných aktivit.
Organizace a informování týmu
Pusťte se do hledání ideálních prostor, dodavatelů a zajištění občerstvení. O všem podstatném informujte kolegy v dostatečném předstihu.
S manažerem si ujasněte, zda bude účast na teambuildingu povinná a jak moc budete případné váhavé jedince k účasti nutit. Často pomáhá, když členové týmu znají cíl teambuildingu a případně jim manažer vysvětlí, proč je jejich účast důležitá a co jim i firmě přinese.
Na konci přidejte follow-up
Po akci zašlete e-mail s poděkováním za účast, případně přidejte i doplňující materiály od organizátorů teambuildingu nebo odkaz, na kterém účastníci najdou fotodokumentaci akce.
S manažery si vyhraďte dostatek času na zhodnocení akce. Odpovězte si:
- zda a do jaké míry teambuilding splnil požadovaný cíl,
- co byly silné a slabé momenty akce,
- a určete akční kroky, které při organizování další akce na základě zkušeností uděláte.
Informujte uchazeče o splnění vytyčených cílů a výsledcích zpětné vazby. Pokud jste feedback nesbírali ihned na místě, požádejte o něj v e-mailu po akci.
Nezapomeňte poděkovat všem, kteří se zapojili po organizační stránce a oceňte případně i ty, kteří se na místě angažovali nad rámec svých povinností.
