Návod: jak na skutečně funkční job description
Job description – popis pracovní pozice
Většina zaměstnanců se s ním setká při podpisu smlouvy a pak na něj rychle zapomene. To však neplatí pro personality, kteří by měli na job description myslet stále. Pomůže jim totiž hned na několika frontách. A co se za těmito dvěma slůvky ukrývá?
Job description označuje popis pracovní pozice. Je to přehled povinností, odpovědností, pravomocí i dalších charakteristik každého pracovního místa. Díky němu pracovník ví, jaké je jeho poslání v organizaci, co je náplní jeho práce, jaké má kompetence a také kdo má hlavní slovo.
Problém je, že spousta firem bere job description pouze jako nutnou administrativu a nevnímají jeho přidanou hodnotu. Když je popis pozice udělaný kvalitně, může narovnat vztahy ve firmě – každý totiž ví, kdo má jako kompetence a co od koho čekat.
Jak může job description v praxi pomáhat
Kdo z nás se někdy ve firmě nedostal do zacykleného kolečka – danou práci dělají všichni a přitom nikdo, podřízený si myslí, že zodpovídá za určitou agendu, ale manažer má docela jinou představu. A spory a dohady na pracovišti mají pré. Je potřeba jasně stanovit, kde končí povinnosti jednoho a kde začínají druhého. Jen tak se vyhnete třenicím, kdo za co může a čí je to zodpovědnost. A právě to je úkolem job description. Když si dáte na jeho přípravě opravdu záležet, pomůže vám zejména:
- s hodnocením zaměstnance a jeho případným kariérním rozvojem a růstem,
- při psaní inzerátu a přijímání nových zaměstnanců,
- při stanovování systému odměn a motivačních nástrojů,
- a při vzdělávání i rozvoji zaměstnanců.
Job description je úzce provázaný snad se všemi personálními procesy. Je jako základní kámen, když stavíte dům – jestliže nemáte zmapované pracovní pozice a náplň práce, nejsou vymezeny konkrétní zodpovědnosti, znalosti a kompetence, nemáte na čem stavět třeba systém hodnocení, odměňování a další procesy.
A jak job description sestavit?
Univerzální návod, jak má vypadat job description, neexistuje. Každá firma je jiná a má odlišné potřeby. To byste měli zohledit i při psaní popisu pracovní pozice. Ušijte ho na míru vaší společnosti. Ne nadarmo se job description překládá jako popis pracovní pozice – schopnosti konkrétního člověka dejte stranou. Podstatné je dané místo, které má pracovník zastávat. Máte-li ve své firmě například 10 pokladních, popis pozice musí odpovídat každé z nich, bez ohledu na individuální dovednosti a talenty jednotlivců.
Co by měl job descrition určitě obsahovat?
Berte naše tipy jako základ a podle potřeb vaší firmy můžete dopsat další body.
Hlavička job description
- Jméno pracovníka,
- název pozice,
- pobočka a oddělení,
- komu je pozice zodpovědná,
- kdo je nadřízený a kdo podřízený.
Tělo job description
- Nápň práce,
- zodpovědnosti a kompetence,
- pravomoce,
- profesní a osobní předpoklady a kvalifikace (skills).
Závěr pro job description
- Datum,
- podpisy nadřízeného a podřízeného.
Praktickým pomocníkem při psaní mohou být vzory pro job description, které najdete na internetu (využívaná je například Národní soustava povolání od Ministerstva vnitra a sociálních věcí ČR). Berte je ale s rezervou, spíš jako vodítko pro začátek než pevně daný mustr. Vždy dokument uzpůsobte konkrétním potřebám společnosti. Je-li pro váš byznys důležité zahrnout do job description účel pozice nebo potřebné dovednosti (tzv. hard i soft skills), udělejte to. Jde o to, aby vám dobře sloužil.
Firmu musíte nejprve poznat a pak jí přizpůsobit personální procesy na míru. U nás jsou součástí job description také kompetence, které musí člověk mít. Nebo konkrétní ukazatele výkonu – tedy výsledky práce, které mají za danou pozicí zůstávat.
Například pozice prodejce tak má vedle požadavku na znalosti a zkušenosti v oblasti obchodcních dovedností jasně popsané i to, že ve výsledku musí splnit požadovaný obrat, zisk nebo například počet akvizic u nových zákazníků.
Job description by měl doplnit zaměstnanec, manažer i HR
Ať už jako personalista tvoříte job description pro nově vzniklou pozici, nebo upravujete už existující popisy pozic, vždy do práce zapojte nadřízeného a pracovníka na dané pozici:
- Základ je na samotném zaměstnanci – zmapuje, co dělá, jaká je jeho náplň práce a za co zodpovídá.
- Sepsané činnosti pak pracovník zkonzultuje s manažerem, svým nadřízeným. Tím se vyjasní i jejich vzájemné vztahy.
- Nakonec dokument kontroluje HRista, který se na něj musí podívat z nadhledu. Ověří, zda v něm nějaké činnosti nechybí, a vytvoří finální verzi ve stejném stylu a formě jako ostatní popisy pracovních pozic ve firmě.
Proces si přizpůsobte – klidně můžete začít u manažera, který činnosti pro danou pozici zmapuje, a za pracovníkem jít až ve druhém kroku. Vždy ale zapojte všechny tři složky – díky tomu zjistíte, zda se všechny strany shodly, v čem byl dřív zádrhel a co je důležité při hledání dalšího člověka na danou pozici. Navíc máte mnohem lepší přehled o návaznostech různých pozic a můžete předcházet nedorozuměním v budoucnu.
Spolupráce personalistů, manažerů a zaměstnanců by měla fungovat na všech frontách, i při náboru. Věděli jste, že v Teamio můžete přizvat k náboru i manažera a můžete si tak usnadnit vzájemnou spolupráci?
Dejte společně popis práce dohromady
Máte-li sesbírané informace, sepište je. Při psaní si představte klasickou pyramidu. Začněte od čiností, které jsou pro danou pozici nejdůležitější a nejčastěji vykonávané. Drobnosti uveďte na konec a činnosti, které nejsou nezbytné (například že zaměstnanec jednou za čas vytiskne nějaký dokument) vynechejte úplně. Job description by měl být stručný. Konkrétní kroky a úkony si nechte až do pracovních instrukcí – ty slouží jako kuchařka postupů a manuál, podle kterého jsou schopni práci vykonat i ostatní zaměstnanci, třeba jako záskok.
Tipy pro psaní job description
- Pište stručně a používejte jednoduché výrazy.
- Slovesa používejte vždy v přítomném čase (píše, pracuje).
- Pozici popisujte jednoznačně (nepište jen, že má pracovník jen pomáhat, popiště jak konkrétně).
- Zaměřte se na hlavní aktivity a vynechte triviální povinnosti nebo občasné úkony.
- Neodkazujte na jména jiných zaměstnanců, použijte raději názvy jejich pozic nebo oddělení.
- Zahrňte do popisu jen současné povinnosti, nikoli potenciální budoucí náplň práce.
Job description pravidelně aktualizujte, kontrolujte, opravujte
Jestliže dnes sepíšete job description pro určitou pozici, neznamená to, že bude za 10 let pořád stejný. Je to živý dokument, který se proměňuje – stejně jako životopis. Vždy jednou za čas proto job description zkontrolujte a ověřte si u manažera, že skutečně odpovídá náplni dané práce.
Ideální časový interval pro aktualizaci neexistuje – řiďte se pocitem. Zajetá firma, která najme maximálně jednoho člověka za rok, výrazné změny job description nepotřebuje. Pokud ale rostete, najímáte desítky nových zaměstnanců ročně nebo vnímáte nedorozumění a spory na pracovišti, nastavte procesy znovu a opět všechny kompetence a zodpovědnosti pojmenujte.
Záleží na každém manažerovi, jak si práci s job description nastaví. Pro mě jsou v popisu pozice nejdůležitější definované zodpovědnosti a ty revidujeme každého čtvrt roku. Pravidelně si zkontrolujeme, jestli všechno platí, nebo je potřeba udělat nějakou změnu.
Náš tip
Revidujete-li stávající job description, nezapomeňte v dokumentu nechat původní verzi a novou nadepsat například jako revizi číslo 2. Budete mít přehled a můžete sledovat, jak se pozice časem proměňovala.
Co si z článku vzít pro svou praxi?
- Job description označuje popis pracovní pozice – přehled povinností, odpovědností, pravomocí i dalších charakteristik pracovního místa.
- Obsah dokumentu vždy ušijte firmě na míru.
- Do tvorby zapojte zaměstnance na dané pozici, jeho nadřízeného a samozřejmě personalistu.
- Nezapomeňte popis pravidelně revidovat a aktualizovat.
- Pokud job description vytvoříte správně, pomůže vám s narovnáním vztahů ve firmě, náborem nových lidí i systémem odměn a hodnocení.
- Job description by měl zaměstnanec dostat před nástupem spolu s pracovní smlouvou.
