Digitální technologie pro lepší osobní produktivitu: Jak získat kontrolu a soustředit se na důležité věci
Daniel Gamrot se dlouhodobě věnuje školením a workshopům osobní produktivity. Účastníkům svých kurzů zpravidla doporučuje, jak si věci zorganizovat v hlavě, ale i v technologiích. A tomu druhému se teď podíváme na zoubek, abyste vy i vaši zaměstnanci mohli pracovat ještě lépe než doposud.
Proč využívat digitální nástroje?
Celá osobní produktivita spočívá v tom, dělat správné věci ve správný čas. A správně. A s tím nám všem mohou počítače, notebooky nebo chytré mobilní telefony pomoci. Cílem systémů pro evidenci úkolů, termínů, priorit a poznámek není zahltit vás přemírou funkcí, ale nabídnout prostředí, díky kterému budete mít závazky pod kontrolou. Funkční systém vám pomůže zorientovat se v krátkodobé perspektivě, v úkolech na denní a týdenní bázi, umožní vám najít a naplánovat správný úkol ve správný čas.
Dan Gamrot je jeden z našich nejúspěšnějších lektorů osobní produktivity. Jeho videokurzy na Seduo.cz pomůžou úplným začátečníkům, ale i pokročilejším uživatelům, kteří chtějí objevit skryté funkce a vychytávky jednotlivých organizačních programů.
Jak si ve věcech udělat systém?
Existuje řada digitálních nástrojů – desítky úkolovníků, kalendářů a poznámkových bloků pro váš mobil i počítač. Pokud se chcete držet základů, doporučuje Daniel využívat aplikací, které jsou součástí nejrozšířenějších balíčků nástrojů společností Microsoft, Google nebo Apple. Jak může takový systém vypadat?
Microsoft
- Microsoft To Do – pro evidenci úkolů, termínů a jednoduchých projektů
- Microsoft Planner – pro projektové plánování v týmu
- Microsoft Outlook Kalendář – pro vaše schůzky a plánování úkolů na konkrétní časy
- Microsoft OneNote – pro vaše poznámky, checklisty a sdílení v týmu
- Microsoft OneDrive – pro soubory, dokumenty a sdílené informace v týmu
- Google Úkoly – pro evidenci úkolů, termínů a osobních projektů bez sdílení
- Google Místnosti – pro jednoduché sdílení úkolů a komunikaci v týmu
- Google Kalendář – pro schůzky a plánování na konkrétní časy
- Google Keep – pro jednoduché neformátované poznámky
- Google Disk – pro soubory, dokumenty a sdílené informace v týmu
Apple
- Připomínky – na úkoly, termíny a sdílené seznamy v malém týmu
- Kalendář – pro schůzky a události, případně plánování na konkrétní časy
- Poznámky – pro jednoduché poznámky s možností sdílení
- iCloud Drive – pro vlastní soubory a dokumenty s možností sdílení s ostatními
Chcete se naučit naplno využívat sadu nástrojů Microsoft? Nebo chcete, aby si je pořádně osvojili vaši kolegové? S Danielem jsme natočili sadu praktických videokurzů právě na tohle téma, koukněte na ně. A máme i celý balíček kurzů na nástroje společnosti Google.
Co ale s tím?
Praktické použití je u všech nástrojů podobné. Ve chvíli, kdy vaši pozornost upoutá nový úkol, zapíšete informaci do aplikace pro úkoly. Domluvíte-li se na nové schůzce, šup s tím do kalendáře. Chcete si poznamenat poznámky ze schůzky? Sáhnete po nástroji pro poznámky. A domluvíte-li se na spolupráci s dalšími lidmi, kteří by měli mít k dispozici stejná data a informace, vytvoříte sdílenou složku v OneDrive nebo Google Disku.
Díky systémům pro evidenci úkolů nebudete muset myslet na to, co máte udělat, ale budete se soustředit na to, jak to udělat s co možná nejlepším výsledkem.
Pracujte chytřeji, ne usilovněji
Pokud stále váháte, jestli je digitální systematičnost vhodná i pro vás, rozhodnutí necháme na vás. Nicméně většina účastníků Danielových workshopů nakonec i přes prvotní skeptické pocity nakonec neodolá. Patří mezi ně i paní Eva z nejmenované společnosti:
„Měla jsem před workshopy digitální akademie zahlcující nepořádek ve svých úkolech. Něco bylo na lístečcích, další věci v e-mailovém inboxu v Outlooku, něco zase v papírovém bloku. Bylo hodně těžké se v tom nějak vyznat. Pak jsem se ale naučila, jak to všechno dát na jedno místo do úkolů v Outlooku. Zpočátku jsem myslela, že půjde pouze o další systém, jen digitální. S odstupem několika měsíců však musím napsat, že to byl geniální krok. Nejen že jsem si uklidila ve svých úkolech, ale co je nejpodstatnější, přestala jsem na ně usilovně myslet.“
Není to jen o práci
Ačkoliv se může na první pohled zdát, že jsou zmíněné digitální nástroje pouze skvělým pomocníkem pro pracovní efektivitu, není tomu tak. Báječnou službu odvedou také mimo pracovní dobu. Jakýkoliv úkolovník lze využívat třeba i pro sdílení nákupního seznamu, uspořádání rodinné oslavy nebo čehokoliv dalšího. Díky možnostem sdílení do něj může kdokoliv přidat položku, kterou je potřeba koupit. A ve chvíli, kdy tak učiní, označí ji jako vyřešenou.
Podobně lze využít také kalendář pro sdílení rodinných událostí. Jakmile vytvoříte rodinný kalendář, do kterého může kdokoliv nahlížet, uvidíte chystané akce všichni na první dobrou.
A podobně lze nakládat třeba také s fotografiemi. Není potřeba je složitě kopírovat na USB flash disk nebo jiné médium. Fotograf je může nahrát do složky na Google Disku, OneDrive nebo do jiného úložiště a pár kliknutími sdílet všem přístup, což zabere pár vteřin. Vy se k nim bleskově dostanete a fotky si prohlédnete rovnou ve webovém prostředí nebo mobilní aplikaci. A do počítače si pak stáhnete jen ty, které chcete.
Digitální technologie nejsou našimi nepřáteli, ale nástroji, které když se naučíme správně používat, ušetří nám spoustu času.
Chceme, abyste měli motivované zaměstnance, a ještě lépe i vzdělané. Proto pro vás máme desítky videokurzů na Seduo.cz, ale i proto jsme už dali dohromady spoustu článků, které by vám měly s motivací pomoci. Přečtěte si tedy taky:
- Rozhovor s neurokoučem Alešem Stuchlíkem o mozkových závitech
- Motivační lekce pro učení angličtiny s Broňou Sobotkou
- Důvody, proč učení bude superschopnost nutná pro budoucnost
- Tipy odborníků a praktiků, jak hacknout zaměstnance, aby se chtěli sami učit
