Jak dávat feedback kandidátům?
Nevhodné postupy při odmítání uchazečů vás můžou stát víc než jen pár nespokojených kandidátů. Trpí jimi totiž i vaše značka zaměstnavatele. Podle průzkumu společnosti CareerArc svou špatnou zkušenost s náborem sdílí s ostatními až 72 % kandidátů. Někteří online, jiní to poví osobně svým kamarádům a známým. A nevhodná šuškanda pak může mít neblahé následky. Věděli jste třeba, že 64 % kandidátů se špatnou zkušeností z pohovoru následně s menší pravděpodobnost využijí zboží či služby vaší společnosti? Kromě ztráty potenciálních kandidátů na jiné pozice v budoucnu tak nevhodnou komunikací můžete přijít také o zákazníky.
Koukněte proto na pár rad, jak po pohovoru kandidátům poskytnout očekávanou zpětnou vazbu a jak je odmítnout slušně. Tak, aby si druhá strana z pohovoru něco odnesla, i když pozici nakonec nezíská.
Co s těmi kandidáty, které zamítnete už po pár vteřinách?
V předvýběru kandidátů je bláhové chtít, abyste každému zvlášť vysvětlovali své rozhodnutí daného člověka nepřijmout. Zdvořile je ale můžete odmítnout pomocí chytré šablony v Teamiu, která umožňuje přímé oslovení jménem či příjmením. Díky němu alespoň neskončíte v kategorii firem, které se ani neobtěžovaly odpovědět.
Odpověď může vypadat třeba takhle:
Dobrý den, pane Nejedlý,
jsem rád, že u nás chcete pracovat. S kolegy jsem prošel Váš životopis a motivační dopis, nakonec jsme se ale rozhodli pozvat na pohovor uchazeče, kteří už v oblasti logistiky pracovali.
Pokud se u nás v budoucnu uvidíte na jiné pozici, určitě se nám ozvěte.
S pozdravem
Jan Krupka
TIP: Jestli už na základě životopisu víte, že daný kandidát se k vám zkušenostmi nehodí, můžete si v Teamiu nastavit zpožděné zamítnutí, aby zamítnutý dostal zprávu, že není tím pravým, až po několika dnech.
Základ feedbacku je mít z čeho vycházet
Jeden přesný recept, jak hodnocení zpracovat, asi neexistuje. Ale pokud nebudete mít z čeho vycházet, žádný smysluplný feedback prostě nenapíšete. Proto si zkuste vyhodnotit (ideálně v několika krocích) kandidáty, se kterými jste se bavili osobně. Ať nedáte jen na první dojem nebo ať na důležité poznatky v průběhu nezapomenete. Mezi osvědčené taktiky patří třeba 4 následující:
- Pište si poznámky už během pohovoru – shromáždíte tak důležité myšlenky o kandidátovi a zároveň bezprostřední pocity. Abyste je měli po ruce, můžete použít druhou stranu životopisu kandidáta nebo list s pohovorovými otázkami.
- Mrkněte na ně s odstupem – s časem zraje nejen víno, ale i vaše postřehy o kandidátech. Na poznámky se proto podívejte s odstupem několika dní a ideálně si je projděte i s manažerem, pokud se pohovoru zúčastnil. Vyhodnoťte si spolu alespoň ty, kteří se vám zamlouvají, a proberte, nakolik odpovídají vašim požadavkům. Pokud se nad vyhodnocením nedokážete potkat, můžete využít sdílené poznámky v Teamiu.
- U nejlepších jděte víc do detailu – použijte své hodnocení kvalifikace kandidáta ve vztahu k požadavkům na pracovní místo a vytvořte jedno nebo více výroků o jeho potenciálních silných a slabých stránkách v případě přijetí. Nezapomeňte svá tvrzení podpořit příklady z pohovorů nebo podrobnostmi ze životopisu. Můžete si také vytvořit vlastní bodovací tabulku, ve které postupně zdokumentujete silné a slabé stránky všech kandidátů.
- Feedback a poznámky zpracujte – do dokumentu ideálně zahrňte hodnocení kandidáta, přehled jeho silných stránek a oblastí, ve kterých by se měl zlepšit. Následně v pár větách formulujte definitivní vyjádření, zda by podle vás mohl daný člověk požadavky na pozici splnit.
Pokud by vám interní vyhodnocení kandidátů mělo trvat více než týden, poproste o strpení. Ať kandidáti vědí, na čem jsou a že jsou stále ještě ve hře.
Ty nevyhovující naopak s menším odstupem po pohovoru kontaktujte. Ideálně po telefonu, kde můžete lépe probrat objektivní důvody, proč vybíráte někoho jiného. Nebo alespoň zvolte personalizovanou zprávu pro daného kandidáta.
Celý proces pak můžou urychlit i sdílené poznámky, kam vám své důvody zamítnutí může manažer napsat ve chvíli, kdy se mu to zrovna hodí.
Co zahrnout do zpětné vazby?
Detailnější zpětnou vazbu si nechte především pro ty kandidáty, kteří se u vás propracovali až téměř ke konci výběrového řízení. Pokud jste nábor dělali ve více kolech, typicky půjde o ty, kteří dospěli do pokročilejších fází, případně o ty na seniornější pozice. Vždy se nejdříve kandidátů zeptejte, zda o zpětnou vazbu stojí – a jestliže ano, vycházet můžete z následujících objektivních důvodů:
- První dojmy – můžete zmínit hodnocení charakteru nebo osobnosti i to, jak se váš dojem v průběhu pohovoru změnil. Schopnost bezprostředních reakcích je pro řadu pozic klíčová a možná jde právě o tu vaši.
- Postřehy o soft skills i hard skills – při psaní zpětné vazby k pohovoru je důležité, abyste rovnoměrně zhodnotili osobnostní (soft) i technické (hard) dovednosti kandidáta. V hodnocení se vyjádřete k obojím. Pokud například uvedete, že uchazeč výborně komunikuje, aktivně naslouchá a je přizpůsobivý, nezapomeňte zmínit i jeho znalost vhodného softwaru, zkušenosti s řízením projektů či další spíše technické záležitosti.
- Shrnutí zkušeností z pohovoru – popište, jak pohovor probíhal a jak se kandidát choval, případně i to, jak jste si sedli lidsky nebo nakolik se potkáváte s firemní kulturou. To pomůže nejen vašemu týmu při přezkoumávání zpětné vazby u více kandidátů, ale následně i kandidátovi samotnému.
V každém případě by kandidát měl dostat nějaké shrnutí, ať už jde o nabídku práce, nebo dotaz na feedback. Ten pak proberte telefonicky nebo na základě svých poznámek shrňte, proč jste se nakonec rozhodli pro někoho jiného.
Čemu byste se v hodnocení měli vyhnout?
- Obecným a prázdným větám, které popisují každého druhého uchazeče.
- Velkému množství poznámek, které kandidát nebude schopný snadno vyhodnotit a přenést do praxe.
- Srovnávání s ostatními kandidáty nebo stávajícími pracovníky.
- Hodnocení stylu oblékání nebo fyzických vlastností kandidáta, které vám utkvěly v hlavě.
- Drbům a vlastním dojmům před kolegy nebo před kamarády. V zaměstnání je takové chování neprofesionální a prakticky s náborem ani nesouvisí.
Shrnutí
- Špatné zprávy sdělte co nejdřív – když kandidáti čekají na vaše vyjádření, brzdíte je v hledání práce. Proto se to snažte vyřešit co nejdřív. Pokud nestíháte, nastavte případně automatickou odpověď, která nepřijde okamžitě po pohovoru, ale nejlépe do 48 hodin.
- Vyřešte to po telefonu – průzkumy ukazují, že kandidáti reagují lépe, pokud je odmítnete po telefonu. Je to tedy lepší cesta než SMS nebo e-mail. Když nemůžete kontaktovat telefonicky všechny, investujte čas aspoň do těch, kdo se umístili těsně „pod čarou“. Pokud máte zamítnutí automatické, personalizujte ho.
- Sdělte konstruktivní zpětnou vazbu – první se ale zeptejte, zda o ni kandidát stojí. Pokud ano, buďte upřímní a snažte se dát i akční rady, které kandidáta můžou posunout kupředu.
- Požádejte o zpětnou vazbu – dejte kandidátům najevo, že vám záleží na jejich dojmu z celého náborového procesu. Můžete jim poslat předpřipravený dotazník zkušeností kandidáta nebo je požádat, aby se o názor podělili do telefonu či e-mailem.
- Snažte se i nadále zůstat v kontaktu – i odmítnutý kandidát se vám může vzápětí hodit, když vybraný nenastoupí. Případně ho využijete třeba na jinou pozici. Zůstaňte tedy v kontaktu například na LinkedInu, případně jim posílejte informace o volných pozicích, pokud o to kandidát má zájem a projevil souhlas s GDPR pro tyto účely.
