Jak se v HR nezbláznit z dovolených? Zeptali jsme se lidí z praxe
Plánujte docházku a najděte si výpomoc
Podle Petry Cilečkové, HR manažerky společnosti HP TRONIC (DATART), je pro zvládnutí dovolených důležité efektivní plánování docházky. A také dostatečná informovanost o termínech dovolených jak mezi kolegy v oddělení, tak i mezi odděleními, která spolupracují a jejichž práce na sebe navazuje. „Pro zákaznické centrum, sklady a naše prodejny, kterých máme v Česku více než sto, je klíčová také stabilní síť interní i externí výpomoci,“ dodává.
Mějte všestranné zaměstnance
V letním období, stejně jako při nečekaných situacích během roku, jako byla třeba pandemie, hraje podle Petry důležitou roli také univerzalita zaměstnanců, kteří v případě potřeby zvládnou i práci na jiné pozici. Současně ve firmě cíleně budují fungující systém zastupitelnosti napříč celým holdingem.
Zastupujete kolegyni na dovolené a potřebujete zjistit, zda si na daný týden nenaplánovala pohovory? Podívejte se do kalendáře v Teamiu, kde uvidíte i kalendáře vašich kolegů.
Věřte vašim lidem
Jiný přístup mají v Rockaway Capital, kde vsází na volnost a osobní zodpovědnost jednotlivců. Ale jak zdůrazňuje Eva Livora, která tu má na starosti HR – Human Relations, je to zatím možné jen s ohledem na velikost společnosti. „Plošně u nás nic neošetřujeme. Díky naší velikosti si to můžeme ještě dovolit. Každý z kolegů je sám zodpovědný za svou práci a její termín dodání. Věříme v sebereflexi toho, co si mohou kolegové dovolit v rámci dovolené, kdy a na jak dlouho mohou odjet,“ říká.
Při takovém režimu by se mohlo zdát, že lidé na dovolenou raději rezignují, to ale Evině zkušenosti neodpovídá. „Práce u nás je tvrdá, ale o to víc dbáme jako jednotlivci na tu část života, která probíhá za zdmi kanceláře. Jestli naše zaměstnance něco spojuje, je to bohatý mimopracovní život. Rodina, přátelé, sport, cestování, v tom vidíme důležitost stejně jako v práci, takže si troufám říci, že se nám daří držet nějaký balanc i bez pravidel a směrnic,“ vysvětluje.
Řešte, kdo bude online a kdo offline
Podobně to v Rockaway mají i s dostupností lidí na dovolené. Je to vždy tak, jak si daný člověk řekne a co oznámí kolegům, kteří s ním na projektu spolupracují. Zastupitelnost je u nich většinou složitější, protože nemají velká oddělení a každý dělá specifickou práci (jiné to je u operativy). „Je u nás běžné mít s sebou na dovolené notebook a ad hoc věci řešit, ale zároveň pokud kolegové cestují s batohem po světě, musí vše počkat. Obecně platí, že si nastaví nedostupnost v kalendáři a automatickou odpověď v e-mailu,“ vypočítává Eva firemní zvyklosti.
I podle Lenky Jakubové, zkušené HR manažerky s praxí z různých typů firem, bývá zvykem, že když je klíčový člověk na dovolené, ví, že pokud je opravdu potřeba řešit něco urgentního, lidé z práce mu zavolají nebo jim odpoví na e-mail. I proto považuje za užitečné dovolenou ve firmě předem dobře vykomunikovat, aby všichni věděli, kdy případně bude daný člověk dostupný.
Sladit se s manažery v náboru můžete i díky sdíleným poznámkám v Teamiu. Můžete si do nich třeba psát, koho pozvat, ale i navrhovat vhodné termíny v době dovolených.
Se zkušenými manažery to půjde lépe
Lenka Jakubová pak přidává další tip, byť za ním se schovává dlouhodobější práce, a to mít ve firmě kompetentní manažerky a manažery. Manažer by měl být schopný vyhodnotit, kdy si může dovolenou naplánovat, aby nebyla jeho nepřítomnost pro firmu problém. Měl by před dovolenou dodělat, co je potřeba, a počítat s tím, že po ní ho zase čeká větší zápřah, protože se nakupí úkoly.
Důležité je, aby byli manažeři předvídaví a na dovolenou se předem připravili. Aby si pohlídali termíny, prošli rozjeté projekty, vykomunikovali svou dovolenou s kolegy i klienty, informovali je, co se bude v jejich nepřítomnosti dít, případně delegovali ty úkoly, u kterých to jde. A po dovolené by si měli vše ověřit. „Eliminují tak možná rizika, ke kterým by mohlo o dovolené dojít, a zajistí si tak větší klid,“ říká Lenka. Schopní manažeři také zvládají včas vyřešit běžnou zastupitelnost ve svých týmech, aby se lidé navzájem během dovolených vykryli a bez stresu a komplikací mohli léto prožít i HRisté.
