Jak zvládnout stěhování firmy, aby to nebyl očistec, ale očista
Spousta lidí i firem se stěhování bojí. Vždycky jde o starosti a spoustu náročné organizační práce. Jak ale říká šéf LMC Milan Jasný, stěhování je hlavně velký očistný proces. Příležitost zbavit se starých věcí a návyků, které už s sebou nosíme jenom ze zvyku. Pokaždé je to svého druhu nový začátek.
Proč jsme se vůbec stěhovali?
Už před časem jsme si v LMC vyzkoušeli možnost pracovat odkudkoli. Tím se změnily také nároky na počet míst. Není důvod platit prostory, ve kterých bude spousta stolů většinu času prázdná, což nás přivedlo k rozhodnutí změnit kanceláře. V Dock in Five se celé LMC vejde na jedno velké patro. Jsme díky tomu propojenější jako tým.
3 hlavní zásady pro stěhování firmy podle LMC
Vaše důvody k přesunu firmy mohou být jiné, než jsme měli my, ale i tak se vám možná hodí naše zkušenosti. Přestěhovat celou firmu není úplná hračka. V LMC jsme na to měli nejen architekty a konzultanty, ale také naši skvělou manažerku Markétu Kalinovou, bez které by se celý projekt nikam nepohnul. Jaké kroky podle ní byly pro stěhování nejzásadnější?
1. Sesbírat požadavky týmů
Po rozhodnutí se přestěhovat jsme si nejdříve řekli, jak vlastně naše týmy pracují. Kdo potřebuje ticho, kdo má sedět vedle sebe, jaké vybavení potřebují. Z každého týmu jsme vybrali několik zástupců, aby nám své fungování prakticky představili.
Se zjišťováním potřeb kolegů při stěhování firmy skvěle pomůže náš Arnold. Chatbot zjistí, jaké požadavky a představy lidé mají, a ještě vám výsledky všech povídání zpracuje do přehledných reportů.
2. Služba design & build
S celým projektem nových kanceláří nám pomohla společnost Capexus, která pracuje v duchu design & build. To znamená, že dokážou sesbírat podněty k projektu, podle nich kanceláře navrhnout a nakonec je i postavit. Hodně jsme ocenili, že s nimi šlo řešit vše, dokonce i náš real estate poradce s nimi byl úzce spjatý, a tak předávání informací mezi zúčastněnými stranami nijak nevázlo.
3. Interní komunikace
Jak to celé dostat do lidí? Interní komunikace byla v celém procesu stěžejní a měla různou podobu. Osvědčily se třeba all hands meetingy, kterých se účastní celá firma. Na prvním, který proběhl dva měsíce před stěhováním, jsme řešili, kdy se budeme stěhovat, co pro to lidé musí udělat nebo co si budou moci z kanceláří odnést či odkoupit. Druhý už byl ryze praktický a dali jsme na něm vědět, jak a kdy se mají zabalit nebo co naopak mají na místě nechat. Předtím jsme kolegy seznamovali s vizualizacemi, jaké nové věci je v kancelářích čekají, na co se mohou těšit. Prostě jak budou nové kanceláře vypadat. A také jsme lidem dali možnost se na cokoli ke stěhování osobně zeptat v určitou hodinu v týdnu. Všechny užitečné informace jsme shrnuli v brožurce, kde naši kolegové našli návod, jak se v novém prostoru zorientovat, ale také třeba tipy na kavárny a sportoviště v okolí a praktické mapky, aby trefili do zasedačky i ke kávovaru.
Co se přestěhováním změnilo
Covid proměnil důvody, proč lidé chodí do kanceláře. Věci, které vyžadují klid a soustředění, případně rutinní agendu, si mnoho z nás udělá raději doma. Kanceláře jsou tu hlavně proto, abychom se mohli potkávat s ostatními, společně řešit věci a kreativně vytvářet něco nového. Proto i naše pracovní prostory vypadají jinak než dřív:
- Máme mnohem víc míst, kde se dá potkávat, ať už formálně, nebo neformálně. Jsou to zasedačky, společné zóny i soukromější zákoutí.
- Vybudovali jsme dostatek klidových zón, kde se dá pracovat nerušeně. Dobře totiž víme, že ne všichni naši kolegové mají doma ideální pracovní prostředí. Není tam dost klidu, mají v bytě malé děti a podobně.
- Klademe větší důraz na možnost online schůzek. Ve chvíli, kdy řada kolegů pracuje z domova, se spousta rutinních meetingů částečně nebo úplně přesunula na síť. Proto bylo třeba vytvořit v centrále dobré technické zázemí, odkud se dají videohovory řídit a realizovat, aniž ruší ostatní přítomné.
Něco navíc: harmonie feng-šuej
Dlouhá léta v LMC věříme, že pracovní místo má člověka nabíjet, a ne vysávat. Má přinášet radost a inspiraci a podporovat přirozené síly člověka. I nové kanceláře jsme proto budovali v souladu se starým čínským uměním feng-šuej. To učí, že tak jako my ovlivňujeme prostor, ve kterém se pohybujeme, tak tento prostor ovlivňuje nás. Díky ladění dispozice a interiéru v souladu s tímto učením najdete v našich nových kancelářích oblé rohy, říční oblázky místo podlahy i spoustu zeleně.
Chcete vědět více o našem stěhování a nakouknout, jak to u nás vypadá? Další informace i obrázky najdete v nové Ročence LMC 2022/2023. Více než sto stran čtení si můžete stáhnout zdarma ve verzi pro desktop anebo tablet. Nebo nás přijďte rovnou navštívit!
