Když děti zaměstnanců marodí. Časté ošetřovačky jsou pro HR výzva
Nemocnost dětí zejména v nižším věku je běžná a přirozená. Pro jejich rodiče ale často znamená neplánovanou nepřítomnost v práci. A pro zaměstnavatele tím pádem velkou výzvu. Jak si poradit se situací, kdy podnik zůstává bez pracovníka? Jaká jsou pravidla „ošetřovaček“, jaká opatření přijmout v předstihu a co se skutečně osvědčilo zaměstnavatelům v praxi?
Malé děti prodělají až 20 infekcí za rok
Po nástupu do školky nebo do školy bývají najednou i dosud zdravé děti často nemocné. „Je to normální, dítě přichází do kolektivu z imunologického hlediska nepřipravené. Je proto úplně běžné, když dítě po nástupu překoná za rok deset, patnáct, někdy dokonce i dvacet infekcí,“ uvádí Česká průmyslová zdravotní pojišťovna. Nejvyšší nemocnost dětí přichází podle údajů pojišťovny právě krátce po nástupu do kolektivu, v říjnu a listopadu, a také v zimních měsících, konkrétně v prosinci a únoru.
Pro personalisty a HR manažery se tak stává klíčovým úkolem nejen porozumět právním nárokům zaměstnanců na ošetřovné, ale také se naučit tyto situace efektivně zvládnout a minimalizovat dopady na firmu.
Ošetřovačka na malé děti má jasná pravidla
Ošetřovné neboli lidově ošetřovačka je jednou z dávek nemocenského pojištění. Je určená zaměstnancům a zaměstnankyním, kteří musejí zůstat doma a pečovat o nemocného člena rodiny, zejména o dítě do deseti let. V případě samoživitelek či samoživitelů se vztahuje na děti až do 16 let.
Právní úprava poskytuje potřebnou podporu zaměstnancům, kteří musejí pečovat o nemocné dítě, ale zároveň chrání zájmy zaměstnavatelů tím, že stanovuje jasné podmínky a omezení pro čerpání této dávky.
Hlavní dopady na firmy
Absence zaměstnankyň a zaměstnanců, kteří pečují o nemocné dítě, se liší v závislosti na velikosti organizace, typu podnikání a roli, kterou nepřítomný člověk zastává. A hlavně na připravenosti firmy podobným situacím čelit.
Hrozí snížení produktivity, přetížení ostatních lidí v týmu, zpomalení dokončování projektů a zakázek. Dále může dojít k narušení provozních procesů, hlavně ve firmách, kde jsou pracovní procesy úzce provázány a každý člověk má specifickou roli. Nepřítomnost některých lidí také může mít dopady na týmovou dynamiku, odrazit se ve zhoršení pracovní morálky, vyústit ve ztrátu motivace, vyhoření i v častější konflikty.
4 cesty, které pomohou absence zvládnout
Je důležité mít připravené strategie, jak se s nepřítomností zaměstnanců vypořádat, aby byly následky co nejmírnější. To zahrnuje jak krátkodobé reakce, například rychlé přeorganizování pracovních sil, tak dlouhodobá preventivní opatření, jako je zavedení flexibilních pracovních podmínek či systémů zastupitelnosti.
1. Práce z domova
Home office se stal jedním z nejpopulárnějších způsobů, jak řešit nepřítomnost rodičů malých dětí. Je ideální pro zaměstnance, jejichž pracovní náplň nevyžaduje fyzickou přítomnost na pracovišti. Předpokládá jejich samostatnost a schopnost efektivně si organizovat svůj čas.
Jak implementovat práci z domova?
- Jasná pravidla a očekávání: Nastavte jasná pravidla, co se od zaměstnance během práce z domova očekává, včetně pracovní doby, dostupnosti, reportingu a komunikace.
- Technologická podpora: Zajistěte zaměstnanci potřebné vybavení, jako je počítač, stabilní internetové připojení, přístup k firemním systémům a IT podporu.
- Pravidelná komunikace: Vedoucí týmů by měli plánovat pravidelné videokonference a online schůzky, aby zajistili, že jsou všichni zaměstnanci na stejné vlně.
- Flexibilita a důvěra: Buďte flexibilní ohledně pracovní doby a projevujte důvěru ve své zaměstnance, že svou práci odvedou, i když nejsou fyzicky přítomni na pracovišti.
2. Zástupy a přerozdělení práce
Zajištění plynulého chodu firmy v době nepřítomnosti zaměstnanců často vyžaduje rychlou reakci a efektivní přerozdělení práce mezi ostatní členy týmu.
Jak přerozdělit práci?
- Zastupitelnost: Zaveďte systém zastupitelnosti, kdy má každý zaměstnanec alespoň jednoho kolegu, který je schopný převzít jeho pracovní povinnosti.
- Prioritizace úkolů: Vedoucí pracovníci musí umět rozhodnout, které úkoly jsou nejdůležitější a které mohou počkat, a podle toho přerozdělit práci.
- Týmová spolupráce: Využívejte nástroje pro správu projektů (například Asanu nebo Trello), pomohou udržet přehled o úkolech a termínech v týmu.
- Dočasné navýšení kapacit: Někdy může být nezbytné zvýšit po dobu nepřítomnosti pracovníka kapacity některých jeho kolegů. To může zahrnovat i finanční odměny za převzetí dodatečných povinností.
3. Dočasní pracovníci
Najmutí dočasné výpomoci je efektivním způsobem, jak pokrýt krátkodobé výpadky vlastních lidí. Zejména v případech, kdy práci nelze přerozdělit mezi stávající zaměstnance. Firmy mohou využít pracovní agentury, které zvládnou rychle dodat i kvalifikované pracovníky na dočasné pozice. Pro jednodušší úkoly, které nevyžadují hlubší znalosti a dovednosti, mohou být vhodní brigádníci, například studenti nebo lidé hledající přivýdělek.
Jak využít dočasné pracovníky?
- Jasné zadání: Poskytněte dočasným pracovníkům přesné zadání a očekávání z vaší strany, aby mohli ihned začít pracovat.
- Rychlé zaškolení: Zajistěte rychlé a efektivní zaškolení, aby mohli co nejdříve přispět k plnění úkolů.
- Kontrola a podpora: Pravidelně monitorujte výkon dočasných pracovníků a poskytujte jim potřebnou podporu. Zajistíte tak, aby naplňovali vaše očekávání.
4. Flexibilní pracovní doba
Flexibilní přístup k pracovní době je jedním z nejúčinnějších nástrojů, jak umožnit zaměstnancům sladit pracovní a rodinné povinnosti, aniž by došlo k výrazným výpadkům v produktivitě. Důležitá je komunikace s týmem, nastavení cílů a sledování výsledků.
Jaké jsou možnosti flexibilní pracovní doby?
- Kombinace pracovního času: Zaměstnanci mohou pracovat mimo standardní pracovní dobu, například večer nebo o víkendech, pokud to jejich povinnosti a osobní situace umožňují.
- Střídání přítomnosti: Ve firmách, kde je nutná fyzická přítomnost, mohou zaměstnanci využít možnost střídání s kolegy, kdy si vzájemně pokrývají pracovní dobu dle dohody.
- Částečné úvazky: V některých případech může být vhodné dočasně snížit pracovní úvazek zaměstnance, což mu umožní lépe zvládat péči o nemocného člena rodiny, zatímco firma nadále těží z jeho odbornosti.
- Zavedení klouzavé pracovní doby: Tento model umožňuje zaměstnancům, aby si sami určovali začátek a konec pracovní doby v rámci daného časového rámce, což zvyšuje jejich spokojenost a produktivitu.
Připravte se na výpadky zaměstnanců včas
Proaktivní přístup pomáhá zajistit, že firma zůstane „zdravá“ i v případě čerpání ošetřovného kvůli nemocným dětem. Plánování zahrnuje několik kroků. Prvním je identifikace kritických pozic a procesů, bez nichž firma nemůže fungovat a plnit své závazky. Dále nastavení systému zastupitelnosti, aby bylo jasné, kdo je v případě potřeby schopný nepřítomného člověka dočasně nahradit. Nezbytné je zde pravidelné sdílení informací a dokumentace. Plánování a simulace krizových scénářů pak pomohou lépe pochopit, jak se situace může vyvíjet, a nastavit postupy pro absenci i více zaměstnanců najednou. Užitečné je vytvoření interních pravidel, kde jasně definujete opatření a postupy pro hladké zvládání nepřítomnosti pracovníků. A nezapomeňte na zajištění komunikace a podpory, díky nimž budou mít vedoucí týmů i zaměstnanci jasno, jak postupovat a na koho se případně obracet.
Nasaďte opatření včas, fungují jako prevence. Choroby se vám možná nevyhnou, ale zvládnete je bez větší újmy na firemním zdraví. Doporučuje deset HRistů z deseti...
