Motivační dopis: Ukáže víc, než lidé tuší
Průvodní neboli také motivační dopis dnes není tak často požadovaný jako dřív a někdy je považován za určitý nadstandard. Není to ale relikt minulosti a v mnoha ohledech může personalistům usnadnit práci. Je totiž zdrojem informací, které se v životopisech najít nedají.
Motivační dopis ukáže, i co se z CV nedozvíte
V motivačním dopisu může kandidát doplnit podrobnosti nad rámec životopisu a zdůraznit své přednosti. Takový dokument pomůže zjistit minimálně 5 věcí:
- Motivace a pohnutky, proč se uchazeč rozhodl reagovat na nabídku konkrétní pracovní pozice.
- Způsob vyjadřování, což stručné CV neodhalí.
- Schopnost prezentovat své myšlenky a vize.
- Skutečný zájem o místo, o čemž svědčí čas a práce věnované přípravě dopisu.
- Reálnou představu kandidáta o nabízené práci.
Uchazeč může v motivačním dopisu také doplnit další skutečnosti, například proč chce po letech praxe změnit profesi a začít ve zcela jiném oboru. Podobné je to třeba i s dlouholetým manažerem, jenž se uchází o pozici, která by pro něj z kariérního hlediska byla sestupem o několik úrovní níže. Správně formulovaný motivační dopis může dokonce přesvědčit personalistu o tom, že má smysl se s daným kandidátem spojit, i když by si tím pouze na základě životopisu nebyl zcela jistý.
Motivační dopis. Chtít, či nechtít?
Sami personalisté někdy tápou, zda mají motivační dopis po kandidátech požadovat. Minimálně na některých pozicích může být pírkem na miskách vah. Je způsobem, jak personalistu nebo zaměstnavatele přimět zabývat se jedincem, který by se pouze na základě CV nejevil jako ideální kandidát. I když motivační dopis není hlavním kritériem pro rozhodování HR specialistů, může v tom výrazně pomoci. Napoví totiž, zda daný uchazeč je, či není tou správnou volbou pro danou pracovní pozici. Mnozí kandidáti mohou mít stejné dovednosti, ale nebudou mít shodné nápady a styl práce, které s sebou přinesou na své nové pracovní místo. Motivační dopis poslouží i jako pomocné vodítko minimálně pro předvýběr kandidátů, které se firma rozhodne pozvat na pohovor.
Existují však případy, kdy průvodní dopis není nutný, nebo je vyloženě zbytečný. Může jít například o dělnické pozice, práci v nižší administrativě nebo brigádníky. I u jiných profesí se někdy personalisté rozhodnou, že motivační dopis nechtějí, a u nabídky pracovní pozice výslovně uvedou, že dopis není nutný, či při online odesílání reakce na pracovní inzerát neexistuje možnost jeho přiložení. Naopak vysoce žádoucí je například u manažerských pozic, obchodních specialistů nebo třeba marketingových pracovníků a dalších kreativních profesí.
Motivační dopisy i vše ostatní k jednotlivým uchazečům od životopisu přes historii kontaktů až po účast v dřívějších náborech najdete v novém Teamiu. Už žádné hledání v e-mailech a psaní poznámek na papírky.
Jak se na motivační dopisy dívají v zahraničí?
Je těžké říct, kolik personalistů motivační dopis očekává, kolik si ho skutečně přečte a jaké procento HR specialistů vůbec nezajímá. Průzkum americké společnosti Jobvite z roku 2015 odhalil, že motivačními dopisy se zabývá pouze 10 % náborových specialistů. Tyto informace zatřásly pověstí tohoto formátu a o průvodních dopisech se začalo uvažovat jako o přežitku. Aktuální výzkum společnosti ResumeLab, která v USA vyzpovídala 200 profesionálů z řad personalistů, však přichází se zcela jinými výsledky. Ve svém průzkumu zjistila, že průvodní dopisy jsou stále důležitou součástí rozhodovacího procesu až u 83 % HR specialistů a náborových manažerů. Ti uvedli, že by si na pohovor pozvali kandidáta s dobře napsaným motivačním dopisem, i kdyby jeho životopis nebyl na stejné úrovni. Z výsledků dále vyplynula následující zjištění:
- 77 % personalistů dá přednost uchazečům, kteří průvodní dopis přiložili.
- 72 % náborářů stále očekává motivační dopisy, i když je v inzerátu uvedeno, že nejsou povinné.
- 74 % osob s rozhodovací pravomocí dává při náboru přednost přijímání žádostí o zaměstnání, které kromě životopisu obsahují motivační dopis.
Usnadněte život kandidátům i sobě
Je zbytečné, aby uchazeč o práci musel sáhodlouze přemýšlet, zda je potřebné či vhodné motivační dopis přiložit a jak by měl vypadat. Někoho to může odradit a na danou pozici vůbec neodpoví. Když srozumitelně popíšete své požadavky, lidem tak celý proces usnadníte a třeba se vám jich pak přihlásí víc.
Ani HR specialisté si nepotřebují navyšovat množství práce. Není užitečné požadovat průvodní dopis automaticky bez důvodu. Ujasněte si tedy nejprve, zda vám takový doprovodný komentář od uchazeče bude k něčemu dobrý. Pokud motivační dopis ke konkrétnímu pracovnímu místu nepotřebujete, napište to přímo do textu inzerátu. Pokud o něj stojíte, opět tuto informaci výslovně uveďte. Volitelný motivační dopis pak může být určitým testem, kolik energie je uchazeč ochotný investovat do své snahy získat konkrétní pracovní místo.
Naučte se číst motivační dopisy
Na pracovních portálech je plno rad pro kandidáty, jak správně napsat životopis i motivační dopis. Jaká vodítka jsou ale důležitá z pohledu personalisty?
Co by měl obsahovat motivační dopis užitečný pro HR:
- Informace na maximálně polovinu stránky formátu A4, výjimkou mohou být vysoce specializované profese.
- Styl přizpůsobený konkrétní pracovní nabídce, kdy nejde jen o univerzální text, plný nicneříkajících frází.
- Důvod, proč si kandidát vybral právě danou pracovní pozici a firmu.
- Popis vizí a plánů, jichž by chtěl uchazeč v novém působišti dosáhnout.
- Možné přínosy kandidáta pro firmu podložené pravdivými informacemi v CV a podané se zdravým sebevědomím.
Co by vás naopak mělo odradit?
- Pravopisné a gramatické chyby a překlepy, celkově malá péče o podobu dopisu.
- Přehánění a nekritická sebechvála při popisu schopností uchazeče, neadekvátní jeho zkušenostem a faktům z CV. Mezi sebevědomím a arogancí je velmi tenká hranice. Zatímco zkušení náboráři ji snadno odhalí, začínajícím personalistům s malou praxí může uniknout.
- Pouhé převyprávění CV do podoby textu, kdy si uchazeč nedá ani tu nejmenší práci s tvorbou unikátního dokumentu.
Závěrem lze shrnout, že zaměstnavatelé a jejich personalisté by si měli spíše všímat těch kandidátů, kteří si udělají čas, aby se dozvěděli více informací o společnosti, a kteří sepsáním dobře formulovaného motivačního dopisu ukazují svůj zájem pracovat konkrétně pro jejich firmu. V tom se role a význam motivačního dopisu nijak nemění.
