Motivační pohovor může znovu zažehnout pracovní jiskru. Kdy ho použít a jak na něj?
Úlohou manažera není pouze zadávat týmu úkoly a monitorovat jejich plnění, ale také sledovat, s jakým zápalem se do nich pouštějí. Podle zkušené trenérky a konzultantky Martiny Georgievové, která se specializuje na řízení výkonnosti zaměstnanců, samotné know-how pro dostavení se uspokojivých výsledků nestačí. Lidé musí taky chtít. Jak tedy motivačním rozhovorem v lidech opět zažehnout zájem?
„Motivační rozhovor je náročný v tom, že se při něm manažer může setkat s celou škálou emocí. S těmi musí umět pracovat, aby se mu povedlo vyjádřit podporu, ale mohou ovlivnit i jeho vlastní úsudek.“
Příprava je základ
O kolegovi, kterému potřebujete poskytnout oporu, byste si měli udělat co nejobjektivnější a nejaktuálnější obrázek. Dřív než budete přemýšlet nad tím, co se mu honí v hlavě, důkladně se zamyslete, jaký k němu máte vztah vy. Pokud vůči němu trpíte nějakými předsudky, rozhodně se jimi nenechte ovlivnit. Připravili jsme pro vás 5 zásad, kterých se během přípravy motivačního rozhovoru držet.
- Získejte dostatek informací o chování a aktivitách vašeho pracovníka.
- Držte se faktů. Při zvažování, co mohlo vést ke ztrátě motivace, se soustřeďte na objektivní důvody. Jejich sepsáním snáze rozlišíte, co jsou pouze vaše domněnky.
- Odstupte od vlastních názorů a motivací. Lidé jsou různí. To, co jednoho pro plnění úkolu nadchne, jiného nechá chladným, nebo i odradí. Zaměřte se proto pouze na emoce a nálady kolegy. Ty své přísně oddělte.
- Utvořte si jen hypotézy. Během přemýšlení nad možnými důvody nezapomínejte, že se jedná pouze o vaše domněnky, které si teprve potřebujete ověřit.
- Připusťte si omylnost. I přes všechno úsilí nemusíte vědět všechno. Bazírováním na domnělé příčině můžete ve druhém skutečný důvod zcela zazdít. A zaměstnanec se nebude cítit vyslechnutý.
„Pro člověka je přirozené být motivovaný. Pokud tomu tak u zaměstnance není, někde mu sedí žába na prameni. Úlohou manažera je rozpoznat zdroj, který jeho motivaci blokuje, a cílenými otázkami najít řešení, jak situaci změnit.“
Jak na samotný rozhovor?
Pokles motivace se často týká pracovních věcí. Může se ale jednat jen o plnění dílčího množství úloh. V takovém případě je rolí manažera najít v těchto úlohách smysl. Nejprve je potřeba vytvořit bezpečný prostor, ve kterém se zaměstnanec uvolní a vy se snáz dostanete k jádru potíží. Zde vám pro inspiraci nabízíme vyjádření, se kterými se vám cíle motivačního rozhovoru podaří naplnit:
- Vnímám u tebe jiné chování, než na jaké jsme u tebe zvyklí. Děje se teď něco, co tě nadmíru zatěžuje?
- Chci se ujistit, že máš kapacity na všechny své úlohy, a pokud se něco děje, tak abychom dopředu podnikli nějaké opatření.
- Je toto opravdu všechno, co tě zatěžuje?
- Když bychom se měli podívat na záležitosti pracovní a osobní, která z těchto oblastí tě nyní zatěžuje nejvíce?
- Určitě se nechci rýpat v tvém soukromí, nicméně tvé aktuální nesnáze zasahují i do tvého pracovního výkonu.
- Rád/a ti pomohu uspořádat myšlenky a zjistit, jaké máš možnosti k jejich řešení.
- Napadá tě něco, co by tvou současnou situaci usnadnilo?
- Chápu tvé potřeby. Jsem zde pro tebe a o současné situaci si můžeme kdykoli promluvit.
Chcete vědět o technice motivačního rozhovoru víc? Ve videokurzu na Seduo.cz má lektorka Martina Georgievová krom tipů a doporučení i několik praktických ukázek. A také se věnuje i dalším náročným tématům pro manažery, jako je vytýkací nebo propouštěcí rozhovor.
Jak poznáte, že se motivační rozhovor povedl?
Určitě ne tak, že zaměstnanec dokázal navázat na své předešlé výsledky. Odpovědnost za vyřešení situace zůstává i po rozhovoru jen a pouze v jeho rukou. Kritéria úspěchu motivačního rozhovoru najdete v jeho samotném průběhu. Položte si po něm tyto 4 otázky:
- Zjistili jste skutečnou příčinu poklesu motivace? Nemusíte ji znát do detailu. Úplně stačí, pokud jste rozklíčovali, zda jsou důvody pracovní, nebo osobní.
- Povedlo se vám sdělit zaměstnanci své obavy a zájem ho podpořit?
- Vedli jste rozhovor citlivě, bez použití kritiky?
- Uvědomil si pracovník, že má problém, a vyjádřil zájem ho řešit?
Pokud jste na všechny otázky odpověděli ANO, zvládli jste situaci skvěle. A pokud máte pocit, že se rozhovorem posílil váš pracovní vztah, vedli jste motivační rozhovor na jedničku s hvězdičkou. Do kanceláře se vám tak velmi pravděpodobně vrátí kolega nejen v lepší psychické kondici, ale ještě o něco loajálnější.
„Cílem motivačního rozhovoru je zajistit zlepšení v pracovní oblasti, ne se rýpat v soukromí. Pokud zaměstnanec nezvládá pracovní zátěž z osobních důvodů, respektujte jeho hranice. A dovolte mu sdělit vám pouze tolik, kolik je jemu samotnému příjemné.“
Ožehavé téma: Bavit se, či nebavit o osobních problémech?
Cílem motivačního rozhovoru je zjistit, co se aktuálně se zaměstnancem děje, poskytnout mu emoční podporu a pomoci mu hledat řešení. Pokud ale zjistíte, že jsou za zhoršením jeho výkonu osobní problémy, velmi snadno se ocitnete na tenkém ledě. I pro tyto případy ale máme pár doporučení, jak situaci řešit a zároveň si udržet zdravé hranice:
- Neotvírejte s ním jeho soukromý život, pokud vás o to sám nepožádá. Nebo vám k tomu nedal svůj souhlas.
- Pokud trpí psychickými či vztahovými problémy, zkuste ho nasměrovat na psychologickou pomoc. Nesnažte se mu radit vy sami. V ideálním případě máte ve firmě někoho, kdo pomáhá s psychickým zdravím vašich zaměstnanců, ale postačí jakýkoliv prověřený psychoterapeut.
- Nepřebírejte za jeho soukromé obtíže odpovědnost.
- Cílenými otázkami mu napomozte, aby sám definoval, v čem spočívá gró obtíží.
Pokud máte zkušenosti s koučinkem či mediací, můžete alespoň druhé straně pomoci utřídit myšlenky. Mějte však na paměti, že cílem rozhovoru je, aby zaměstnanec k řešení dospěl sám.
