Plánovat směny a nezbláznit se z toho? Jak na to jdou v Mall a McDonald’s
Směnný provoz je hlídán zákoníkem práce, požadavky firmy a možnostmi a preferencemi zaměstnanců či brigádníků. Jak vyjít lidem vstříc, kde se často dělají chyby a proč vás jen software nespasí?
Nastudování paragrafů je nutnost
Nedá se nic dělat. Základ pro nastavení směn udává zákoník práce (zákon č. 262/2006), se kterým je nezbytné se seznámit. Určuje hlavní pravidla týkající se směnného provozu, mimo jiné platí:
- Délka směny je maximálně 12 hodin.
- Plánování směn je možné dvěma způsoby – fixně i flexibilně.
- Rozvrh týdenní pracovní doby musí zaměstnavatel vypracovat písemně a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance nejpozději 2 týdny předem, v případě konta pracovní doby 1 týden předem.
- Konto pracovní doby je flexibilní způsob rozvržení pracovní doby, který smí zavést jen kolektivní smlouva nebo vnitřní předpis u zaměstnavatele, kde nepůsobí odborová organizace.
- Právo na přestávku mají zaměstnanci nejdéle po 6 hodinách nepřetržité práce, a to alespoň 30 minut.
- Odstup mezi dvěma směnami musí být naplánovaný alespoň na 11 hodin (existují výjimky).
- Noční práce mají zvláštní režim, který se týká činností mezi 22. a 6. hodinou.
Usnadněte si plánování směn
Mantinely jsou dané, v praxi se pak firmy s nastavením směnného provozu vyrovnávají různě. Jak říká Roman Urban, Senior Consultant ve společnosti Déhora, kde se na směny specializují formou poradenství a vzdělávání, zaměstnavatel by pro řízení pracovní síly měl mít workforce specialistu. „Pokud jde o metody, v oblasti řízení pracovních sil se v českých firmách pracujících na směny za posledních 50 let nic moc nezměnilo. Možnosti tu přitom jsou – rozvrhy šité na míru, flexibilní směna (oproti fixnímu rozvrhu) a samoplánování směn, konto pracovní doby,“ vypočítává.
Proces plánování směn navíc dnes může usnadnit software. Jeho výhodou je možnost plánovat efektivně, operativně upravovat plán a na konci měsíce využít data pro docházku. Podle specialisty je důležité hledat takové plánovací nástroje, které umožňují více plánovacích metod, a to nejen pro kmenové zaměstnance, ale například i pro brigádníky. Systém by měl být přizpůsobivý potřebám lidí, v reálu se naopak firmy často přizpůsobují systémům.
Co změnit, když to nejde dobře?
Nejčastější chyby při plánování směn jsou podle Romana Urbana ze společnosti Déhora následující:
- Neznalost, kdy se firma plánování a řízení směn dostatečně nevěnuje. To negativně dopadá na produktivitu práce, kvalitu služeb a výrobků, zdraví i sociální život zaměstnanců.
- Nejasná zodpovědnost za řízení pracovních sil. Plánování směn často probíhá pouze na operativní úrovni (strategická a taktická chybí), kterou vykonávají mistři či shift leadeři každý po svém, nemají k tomu obvykle vzdělání a nástroje.
- Porušování zákoníku práce, byť neúmyslné.
- Nevhodný software, kdy se firma například snaží najít program, který vyřeší vše. Chce digitalizovat plánování tak, aby nebyl potřeba člověk. To ale nefunguje, osoba, která má směny pod palcem, je důležitá.
- Nedostatek času na nápravu stavu. Představa, že potíže s plánováním směn se vyřeší obratem, je mylná. Jak dlouho problém vznikal, tak dlouhé období může být potřeba pro jeho nápravu.
- Nezájem nebo strach managementu ze změny.
- Obchodní podmínky, kdy obchodníci slibují klientům ambiciózní či nereálné podmínky dodání, aniž by ověřili možnosti výroby, což plánování směn komplikuje.
Hledáte posily do směnného provozu? Desítky tisíc lidí si hledají novou práci každý den na webu Prace.cz nebo v aplikaci Práce za rohem.
Mall řeší změny individuálně
Řada firem řeší směny tak, aby zohlednily provozní potřeby i preference zaměstnanců. Ve skupině e-shopů Mall Group se plánování směn týká zaměstnanců v logistickém centru, dopravě a zákaznickém centru a pracuje se s nimi rozdílně. V logistice a dopravě jsou směny pevně dané, zaměstnanec se je dozví při nástupu. „Kalendář se směnami máme nahraný v docházkovém systému. Změny řešíme individuálně,“ říká HR manažerka Iveta Kalhotková. Náročnější je plánování u zákaznické linky. Podle provozní potřeby a předpokládaného počtu hovorů se řeší alespoň se 14denním předstihem. „Směny plánujeme podle preferencí specialistů zákaznické linky, provozních možností a vytíženosti linky, která se liší podle období. Vytíženost určujeme na základě historie a aktuálního dění,“ popisuje manažerka.
„Výzvou jsou letní dovolené. Vyžadují včasné plánování směn, abychom zajistili jejich pokrytí, případně s předstihem navýšili počet externistů.“
V Mallu nepoužívají specifický software, nejdůležitějším článkem je člověk, který všechny vstupy zpracuje a směny naplánuje. V call centru ale nyní testují nový program na plánování směn, který umožňuje lépe pracovat s odhadem vytíženosti a zároveň s individuálními možnostmi zaměstnanců. Člověk si může do systému zadat své preference a na základě potřeb je mu směna s předstihem buď schválena, nebo navržena jiná, která lépe odpovídá provozním potřebám.
V McDonald’s si lidé ladí směny v aplikaci
Řetězec rychlého občerstvení vychází při plánování směn z očekávané návštěvnosti a plánovaných tržeb restaurace. Na jejich základě určují, kolik je pro daný den a čas potřeba zaměstnanců, aby byl zákazník spokojený a zároveň podnik ziskový. „Je třeba zajistit minimální rozdíl mezi projekcí, plánem a skutečně obsazenými směnami,“ popisuje Rastislav Tesár, Senior HR & Training Manager CZ&SK. Pro plánování směn používají všechny restaurace McDonald’s interní webovou aplikaci MyMcD, pro evidenci docházky slouží programy ANeT, MyMcD a Vema.
„Aplikace je nástroj, zásadní je ale otevřená komunikace. S našimi zaměstnanci se na směnách snažíme a vždy dokážeme domluvit, aby to vyhovovalo oběma stranám.“
Plán směn pro plné úvazky vzniká na měsíční bázi, po týdnech se pak ladí konkrétní časy pro jednotlivé směny. Zapojení zkrácených úvazků a brigádníků plánují týden dopředu na základě jejich dostupnosti, kterou lidé sami zadávají do online systému. Podle toho je personalista umístí do konkrétní směny, jak je potřeba. Prioritou je vyjít lidem vstříc, maximálně jim vyhovět, zároveň v práci podporovat diverzitu a inkluzi, což umožňuje právě kombinace různých typů úvazků.
