Transformace, psychika i komunikační šumy. Co všechno už pomohl vyřešit náš Arnold?
Transformace a růst pod dohledem (Benefit Plus)
Benefit Plus, tedy firma provozující nejpoužívanější systém online benefitů v Česku, se v uplynulém roce rozrostla. Nabrali téměř třetinu nových zaměstnanců, spustili spoustu nových projektů a přestěhovali se do nových kanceláří. I proto se zaměstnaneckým průzkumem rozhodli ověřit, jak dynamický růst vnímají zaměstnanci. Hledali neotřelou formu, která bude zaměstnance bavit, a tak se rozhodli využít služby chatbota Arnolda. Ve spolupráci s manažery tamní HR oddělení vytipovalo sadu šesti témat, která ve dvoutýdenních intervalech rozesílali zaměstnancům. Konkrétně jim šlo o spokojenost s manažery, důvěru, efektivitu, konstruktivní zpětnou vazbu, rozvoj zaměstnanců a organizaci práce.
Zaměstnance tato forma bavila a většina ocenila, že průzkumy nezaberou moc času a nemusí nad nimi dlouho přemýšlet. I proto jsme dosáhli návratnosti kolem 90 procent.
Hned první průzkum spokojenosti přinesl pozitivní výsledky, na 93 % zaměstnanců se vyjádřilo, že jsou ve firmě spokojeni, přičemž jen minimum z nich (cca 17 %) se rozhodlo využít možnosti odpovídat anonymně. Největší přínos ovšem měly vepsané poznámky zaměstnanců, kteří v nich často byli velice otevření. Na ukázku přinášíme několik nejdůležitějších podnětů ze zaměstnaneckých průzkumů v Benefit Plus:
- Ačkoliv velká část zaměstnanců v průzkumu efektivity uvedla, že jim home office vyhovuje, část z nich hlásila, že u počítače najednou tráví celý den od ranního kafíčka až po usínání. „I to nás dovedlo k tomu, abychom zavedli interní předpisy na práci z domova a respektovali jejich soukromí,“ vysvětluje Marie Rajdlová.
- Jelikož někteří uvedli nevyhovující podmínky na práci z domova – ať už kvůli sdílenému podnájmu, nebo jenom proto, že nemají pracovní stůl, židli, připojení k internetu atd., rozhodli se v Benefitu Plus nastavit finanční kompenzace, aby jim pomohli pracovní prostředí doma alespoň částečně vybudovat.
- K tématům o konstruktivní zpětné vazbě získali důležité podněty. Ne ve všech týmech fungovala komunikace kvalitně, proto na průzkum navázali sérií miniworkshopů a porad o tom, jak by měla zpětná vazba probíhat a vypadat.
- Průzkum o rozvoji zaměstnanců firmě pomohl vykopnout vzdělávací koncepci na letošní rok.
- A nakonec se zaměstnanci například hodně ozývali, že by v novém open spacu chtěli také nový kávovar. Firma o něm už dříve uvažovala, Arnold ale ukázal, že jde o důležitý prvek, a tak ho rovnou zakoupili.
Aby měly průzkumy co největší dopad, HR o nich informovalo v interním Slacku, na plakátech nebo i skrz porady s manažery. Za nejdůležitější pro jejich efektivitu však HR manažerka Marie Rajdlová považuje to, aby zaměstnanci viděli, jak se s výstupy z Arnolda bude pracovat. „Dopředu jsem na poradách informovala teamleadery, probírali jsme i podobu výstupů, co dostanou oni a co pak jejich šéfové. To pak teamleadeři předali i do svých týmů,“ vysvětluje. I díky vysoké míře zapojení pak mohli různé body hned zanášet do praxe.
Chcete Arnolda vyzkoušet i u vás ve firmě? Vyzkoušejte si ho zdarma a vyberte si z několika přednastavených témat, která z vašich zaměstnanců vytáhnou podněty, o kterých jste možná dosud netušili.
Arnold ukázal, kudy vede cesta interní komunikace (GEFOS)
Historie geodetické společnosti GEFOS sahá do 90. let, zaměstnanecké průzkumy však u nich běžnou praxí nebyly až do loňského podzimu. Tehdy se firma po dohodě s vedením rozhodla využít k průzkumům chatbota Arnolda. První ze dvou vln průzkumů proběhla loni na podzim, a to na zastřešující témata spokojenosti zaměstnanců a loajality, na ni pak navázala začátkem letošního roku oblast motivace a energie.
Aby nešlo jen o hluchý dotazník, zpracovali jsme prezentaci pro všechny zaměstnance. Díky tomu viděli, co z něj vyšlo, co to pro firmu znamená a jaké budou následující kroky.
Hned první průzkum spokojenosti jim vyšel velmi dobře. Zúčastnilo se na 80 % ze stovky zaměstnanců a otázky přinesly firmě několik důležitých podnětů do budoucna:
- Nejčastěji se lidé ozývali se stížnostmi na organizaci práce a komunikaci, které GEFOS měl v dlouhodobějším hledáčku k řešení. Na to firma hned reagovala a zavedla pravidelné interní porady v týmech, díky čemuž si projektoví manažeři s lidmi více povídají a jednotlivé kroky jim objasňují.
- Pro komunikaci firma zavedla také interní tištěný občasník, který zaměstnancům pravidelně rozdává, aby byli seznámeni s děním ve společnosti. Do té doby žádná ucelená komunikace tohoto typu neexistovala a nyní se jim na první čísla už schází pozitivní zpětná vazba.
- Podařilo se zjistit, že lidé ve firmě zůstávají kvůli rozmanitosti práce a kolektivu, což jsou důležité zprávy třeba z hlediska employer brandingu.
K těmto zjištěním využili Arnoldovy přednastavené konverzace, a to i pro následující průzkum o motivaci a energii. V něm se v GEFOSU ptali, co lidi baví, čím dobíjí energii a co by jim práci zlepšilo. Ukázalo se, že zaměstnance dobíjí třeba dokončení zakázky, hezké počasí v příjemné měřicí lokalitě, přátelské vztahy, kladná zpětná vazba od zákazníka nebo nadřízeného, zajímavá práce, sport a rodina nebo třeba obyčejná věc, jako je káva. Energii jim naopak často ubírá nadměrná administrativa, zbytečná práce nebo nefungující komunikace, z čehož HR získalo další podněty pro práci na lepší organizaci a jednoznačný signál, že je třeba přijmout kvalitní kolegy napříč všemi divizemi.
„Nejvíce jsem na Arnoldovi ocenila, že mi z něj vypadly jasné výsledky. Nemusela jsem vyhodnocovat, sčítat procenta a po ničem pátrat, ale rovnou jsem je dostala, jak je potřebuji, a to pro celou firmu i po jednotlivých týmech a divizích,“ dodává HR manažerka Alena Sailerová.
Když to mezi odděleními skřípe, ačkoliv nemusí (GEFCO)
Jakožto dlouholetí zákazníci LMC dostali v logistické společnosti GEFCO možnost využít v první fázi Arnolda zdarma na testování. V období pandemie začali pociťovat, že si lidé chybí a že někteří zaměstnanci jsou na tom hůř s psychikou. Proto hledali rychlý a efektivní způsob, jak se se všemi spojit a případně jim nabídnout pomocnou ruku. Seznamovací konverzace se i bez větší propagace ve firmě zalíbila, a tak HR oddělení dále využilo přednastavené téma psychické pohody. Jelikož část zaměstnanců je v provozu, povídal si Arnold jen s administrativními pracovníky, kteří pracovní maily mají. A i tak měly dotazníky návratnost kolem 60 % již po prvním týdnu.
Na podněty jsme mohli okamžitě reagovat a třeba během jednoho dne je realizovat. Vznikly díky nim i další nové projekty například v e-learningu.
A jaké podněty se povedlo okamžitě vyřešit?
- Jeden z kolegů z českého týmu byl dlouhodobě přepracovaný, začali se s ním proto o situaci osobně bavit a hledat k němu do oddělení posilu, která by mu s přebytkem páce pomohla.
- Někteří lidé se doma necítili úplně komfortně. Všem proto společnost nabídla možnost využít pracovní monitory nebo třeba ergonomické židle. Tuto možnost pak doplnila i o další možnosti ve vzdělávání.
Na základě úspěchu první vlny GEFCO rozšířilo průzkum o téma Efektivní interní komunikace a zakoupilo ho i pro kolegy na Slovensku a v Maďarsku. I toto téma vygenerovalo řadu zajímavých zjištění o tom, jaké informace by zaměstnanci chtěli dostávat a hlavně i jakou formou:
- Ukázalo se, že zaměstnanci nejvíce oceňují okamžité aktuální informace. Stávající periodicky vydávaný newsletter a časopis tak ve firmě nahradili novou aplikací pro interní komunikaci, která je neustále aktuální.
- Povedlo se odhalit několik komunikačních šumů mezi jednotlivými odděleními. GEFCO díky tomu vytvořilo e-learningový program, který pomáhá prohloubit chybějící znalosti a zlepšovat spolupráci.
Firma kromě Arnolda využívá jednou za dva roky velký korporátní průzkum pro komplexnější srovnání třeba i napříč regiony. Ten se však připravuje a vyhodnocuje několik měsíců, proto HR oddělení ocenilo především Arnoldovu rychlost a pohotovost. „Stačilo mi vygenerovat e-mailové adresy a se zbytkem praktických věcí tým Arnolda pomohl. I v backendu to bylo velmi jednoduché, jen jsme vybrali téma a upravili ho pro naše potřeby. Celé nastavení nám zabralo dvě půlhodinová online setkání,“ popisuje zkušenosti HR koordinátorka Petra Valentová. Na podněty pak mohla reagovat v řádu týdnů a spokojení byli i zaměstnanci, kteří si ho interně přejmenovali na Arnošta. :)
Shrnutí
Arnold umí být užitečným parťákem pro HR a zaměstnanecké průzkumy zvládne často efektivněji než jiné papírové či digitální formy. K tomu, aby správně pracoval a lidé ve firmě ho doopravdy ocenili, je však klíčové se získanými podněty od zaměstnanců aktivně pracovat. Pak vám pomůže odhalit a vyřešit například:
- Zda se povedlo efektivně zavést změny ve firmě a zjistit, jak je zaměstnanci vnímají a jestli jim náhodou něco nechybí.
- Co u vás lidi ve firmě drží, a v čem tedy máte silnou značku zaměstnavatele.
- V čem mají vaši zaměstnanci největší mezery a kde by potřebovali doplnit vhodnou formu vzdělávání.
- Pomůže nastavit fungování práce z domova a určit, jaké množství zaměstnanců potřebuje vaši podporu, ať už materiální, či psychickou.
- Jak nastavit interní komunikaci tak, aby vašim zaměstnancům vyhovovala.
- Kde komunikace vázne, ať už mezi odděleními, nebo v konkrétních týmech.
- Jestli máte přepracované zaměstnance, kteří toho dlouhodobě mají víc, než zvládnou, ale třeba i další, kterým třeba jen něco malého vadí.
- A ještě mnohem víc… viz seznam všech přednastavených témat, která naši klienti mohou využít.
