V LMC jsme rozjeli půlroční pilot práce odkudkoliv. Jaké jsou jeho hlavní principy?
Proč to děláme právě teď, tedy v době, kdy se lidé začínají vracet do kanceláří? Důvodů to má hned několik. Už v naší nové vizi Work from Anywhere jsme reagovali na to, že home office v posledním roce převládal. Nový režim je tak pro nás způsobem, jak do pracovního režimu vrátit i kanceláře. Chceme změnit současné nastavení „Do kanceláře jen v nejnutnějším případě“ na „Využijte kancelář, kdykoliv potřebujete“. A rádi bychom naši novou vizi otestovali rovnou v praxi. Proto jsme si dali půl roku na její reflexi a kompletní vyladění.
Do testu jsme se chtěli pustit co nejdřív, dokud jsou kolegové zvyklí na režim práce z domova ve velkém. Kancelář bude jen další místo, které můžeme využívat.
Abychom dali našemu novému fungování rámec, sestavili jsme několik praktických zásad, které platí od 1. září pro všechny zaměstnance LMC. Je nám jasné, že stejná pravidla nemůžou fungovat v každé firmě. Nám ale mají pomoci vytvořit z nového způsobu práce silnou stránku do budoucna a zároveň podpořit firemní kulturu LMC. Berte je proto spíš jako inspiraci než jako konkrétní návod, jak na hybridní režim práce.
11 zásad, kterých se držíme
1. Vůči pravidlům firmy i týmu máme respekt. Svoboda jednotlivce končí tam, kde začíná svoboda druhého. Respektujeme, když se chce někdo potkat osobně, a máme pádný důvod, když o to žádáme druhé.
2. Důležitá je dohoda v týmu. S týmem máme domluvené, jak často a které dny pracujeme z kanceláře. Způsob fungování máme sepsaný pro sebe i ostatní.
3. Manažer má pravomoc svolat osobní schůzku nad rámec setkání dohodnutých týmem. Musí to ale dát vědět nejméně 24 hodin předem.
4. Full remote delší než 1 měsíc v ČR je třeba dohodnout s nadřízeným a schvaluje ho odpovědná osoba z boardu. Full remote kratší než 1 měsíc schvaluje přímý nadřízený. Full remote znamená, že zaměstnanec vůbec nechodí do kanceláře. Když není full remote, pracuje tzv. hybridně.
5. Práce ze zahraničí je možná a je třeba ji nejdříve domluvit s nadřízeným a odpovědnou osobou z boardu. Pracovat ze zahraničí lze dohromady max. 3 měsíce během roku. Nelze pracovat v rizikových zemích, válečných zónách apod. Zaměstnanec si musí zakoupit speciální pojištění u vybrané pojišťovny.
6. Platí pravidlo – pokud je jeden online, jsou všichni online. Všichni se připojují zvlášť. Když sedí více lidí v zasedačce, každý je připojen přes svůj počítač. Pro zajištění komfortu bude k dispozici více prostoru pro individuální volání a budeme hlídat stabilitu připojení.
7. Doporučujeme přítomnost v kancelářích dvakrát týdně a očekáváme ji minimálně jednou týdně neboli čtyřikrát měsíčně.
8. Následující schůzky jsou vždy osobní: Den na zkoušku (alespoň část týmu se s kandidátem/kandidátkou vidí vždy osobně), pohovory (alespoň jedno kolo a min. 1× s přímým nadřízeným), osobní setkání s lidmi z LMC v rámci zkušební doby (minimum osobních schůzek na začátku stanoví nadřízený).
9. Teambuildingy, hackatony, návštěvy poboček a klientů i služební cesty jsou možné při dodržení podmínek LMC, vládních opatření a případné organizace ve firmě, kam se zaměstnanci chystají.
10. Platí, že tým je víc než jedinec a že LMC je víc než tým. Osobní schůzku typu „představení firemní strategie“ může svolat např. board. Tým ale při rozhodování nepřehlasuje nadřízeného.
11. Dodržujeme hygienická pravidla LMC a vládní nařízení.
Budujeme prostor pro zpětnou vazbu
U nás v LMC jde o velkou novinku a je nám jasné, že ani zmíněné zásady nemusí podchytit všechny zaměstnanecké potřeby a vyhovovat všem. Proto jsme hladký přechod na nové fungování nechtěli nechat náhodě. Po několika měsících sběru témat a problémů vznikl projektový tým. Následně zaměstnance s novou vizí seznámil náš šéf Milan Jasný. Od té doby máme každý měsíc all-hands setkání, kde se zaměstnanci mohou na cokoli zeptat, a také Slack kanál se stejným účelem. Krom toho všichni měli za úkol do 31. 8. projít svým vlastním tempem videokurz Jak na spolupráci na dálku.
Několik důležitých kroků jsme museli udělat i z hlediska administrativy:
- Zaměstnanci absolvovali BOZP kurz zaměřený na práci z domova.
- Aktualizovali jsme pracovní smlouvy i dohody o další místa výkonu práce.
- Jinak zapisujeme práci mimo kancelář do interního systému kvůli vyplácení zákonného příspěvku na home office.
- Zároveň jsme vyzvali teamleadry k sepsání týmových chart, které k obecným zásadám fungování dají určitou míru autonomie k vlastnímu fungování i pro jejich týmy.
„Každý měsíc také na všechny zaměstnance chodí dotazník spokojenosti,“ zdůrazňuje Adam Hazdra. Lidé mohou otevřeně napsat, jak se jim pracuje a co je podle nich potřeba zlepšit, aby si režim mohl úplně sednout. Sledujeme zejména celkovou spokojenost v práci, spokojenost s nastavením práce odkudkoli, ale například taky důvody využívání zasedaček nebo počet dní, které lidé v průměru poslední měsíc strávili v kanceláři.
Aby se zaměstnancům dobře pracovalo, přidáváme v kancelářích budky na volání. A pro práci z domova si zase všichni mohou zažádat o kvalitní headset, aby byli na online hovory vybaveni vhodnou technikou.
