VIDEOKURZ: Návod, jak zvládnout práci na dálku během opatření proti koronaviru
Vzhledem k opatřením vlády souvisejícím s pandemií nového typu koronaviru COVID-19 jsme se s týmem Seduo.cz a FLEXJOBS.CZ společně rozhodli vám shrnout pár základních rad, jak zvládnout home office, a zároveň na Seduo.cz za výhodnější cenu zpřístupnit videokurz Zdenky Studené z FLEXJOBS.CZ, která práci na dálku rozumí jako málokdo. Videokurz tedy máte k dispozici pro urgentní potřebu s 50% slevou. Nabízí vám možnost nasbírat tipy a doporučení, které vám můžou usnadnit, nebo dokonce zachránit spolupráci. Obsah je postaven ze zkušeností více než 1000 manažerů, kteří služby FLEXJOBS.CZ využili.
Pojďme si říct několik návodů, které vám pomůžou už teď:
Změňte svůj myšlenkový mód
Přepněte do režimu, kdy je spolupráce na dálku standard. Berte ji spolu s technologiemi, které ji umožňují, jako něco, co už dnes k práci zkrátka patří. Přesto, že jste v současné situaci zavedli home office spíše vynuceně, zkuste o něm začít přemýšlet jako o nástroji, který může i výhledově vést k větší efektivitě práce a spokojenosti vašich zaměstnankyň a zaměstnanců.
Přejděte na online schůzky
Doporučujeme např. nástroje od Googlu (Hangouts Meet, Keep) nebo třeba Teams, Skype, Sharepoint a Office 365 od Microsoftu apod. Pro task management pak třeba: Trello, Freelo, Jira, Monday, Productive, WorkflowMax a mnoho dalších. V reakci na koronavirus se navíc někteří jejich poskytovatelé rozhodli nabídnout firmám část jejich placené verze zdarma.
Důvěřujte, ale prověřujte
Při práci na dálku není možná stoprocentní kontrola. Naučte se proto raději svým lidem věřit a nechat zodpovědnost za jejich práci na nich. Nemyslete, že ten, koho nevidíte, nic nedělá. Důležité je nastavit očekávání, že výkon pojede stejně jako v kanceláři a je to společná zodpovědnost všech.
Doporučujeme si nastavit transparentní způsob, jak budou zaměstnanci pravidelně a strukturovaně prezentovat výsledky své práce z domova. Bez toho by totiž vznikala nedůvěra a konflikty. Doporučujeme sdílený tool/online dokument nebo task management tool, kam si budou zapisovat úkoly s jasným určením, kdo je má zpracovat. Updatují v nich pole se statusem, případně vloží odkazy s výstupem/fází své práce, a to každý den.
Určete si priority
„Nejnutnější pravidla práce na dálku jsou tato: pracovní doba, komunikační nástroje, které budete používat, pravidelnost schůzek, plánování a práce s kalendářem, způsob zadávání a zaznamenávání úkolů (kdo, co, termín), způsob reportování plnění úkolů, dohoda na obsahu práce na každý den/týden,“ upozorňuje Zdenka Studená. Při práci na dálku se totiž radikálně mění status quo a lidé mohou mít naprosto odlišná očekávání o tom, jak se mají chovat. Tato očekávání musí manažer nastavit a sjednotit, aby se vyvaroval konfliktů.
Buďte důrazní
S tím souvisí i potřebná změna vedení – veďte lidi skutečně na dálku, a ne jako by stále seděli v kanceláři. Dbejte také na povinné zápisy ze schůzek, všechno podstatné sdílejte a šiřte informace k těm, kdo pracují doma. Vyhraďte na to nejen technologie, ale i lidi, kteří za to budou zodpovídat. Sami manažeři se musí připravit na to, že vedení na dálku je pětkrát komplikovanější, bude je stát ze začátku více času. Je třeba mít vyhrazený svůj čas na nastavování pravidel, zadávání úkolů, vyjasňování otázek, motivaci, zpětnou vazbu, propojování členů týmu, kteří se nevidí, průběžné informování a sdílení, sběr feedbacku apod.
Zapamatujte si dvě pravidla
„Práce na dálku má dva hlavní rozdíly: 1. Musíte být mnohem jasnější a důraznější ve všem, co říkáte a potřebujete. Na dálku se informace ztrácí, takže je nutné zvolit méně obsahu, ale být v něm přesní, jasní a důrazní. Raději se třikrát ujistit, že nás dotyčná osoba slyšela. 2. Všem stranám v komunikaci chybí kontext a je vyšší pravděpodobnost nedorozumění, takže je nutné být mnohem trpělivější, doptávat se a víc vysvětlovat,“ pokračuje Zdenka Studená.
Jak přistupovat k práci na dálku, na co se zaměřit a čeho se vyvarovat, se naučíte krok za krokem v jejím kurzu „Home office a vedení týmu na dálku: praktické tipy pro manažery“ na Seduo.cz, které vám ho nyní nabízí za poloviční cenu. Nezapomeňte pak kurz sdílet i se svými kolegy a manažery, těžit z něj může celá firma.
Pokud budete potřebovat více podpory nebo řešení pro vaše zaměstnance na míru, obraťte se přímo na FLEXJOBS.CZ.
