4 tipy, ako prekonať nástrahy home office
Ak máte kolegov na home office, musíte vo firme pracovať inak, ako keby všetci sedeli na jednom mieste. Ľudia home office vyžadujú a kvalitných pracovníkov je prekliato málo. Pozreli sme sa na to, ako nastaviť prácu na diaľku tak, aby bola výhodná pre zamestnávateľov aj zamestnancov.
Ľudia chcú pracovať z domu. Firmy ich chcú mať radšej v práci
Podľa prieskumu medzi zamestnancami a zamestnávateľmi, ktorý minulý rok uskutočnila v Českej republike spoločnosť Sodexo Benefits a výskumná spoločnosť Ipsos, môže na diaľku pracovať menej ako tretina zamestnancov. Najčastejšie to boli ľudia pracujúci v hlavnom meste.
Mať aspoň raz do týždňa home office by však chceli až dve tretiny zamestnancov. Zároveň však približne rovnaký počet zamestnávateľov sa snaží rôznymi spôsobmi motivovať svojich ľudí chodiť na pracovisko.
Nevýhody home office podľa zamestnávateľov a zamestnancov
Zamestnávatelia označili za nevýhody práce na diaľku stratu súdržnosti tímu, nižšiu efektivitu práce, väčšie nároky na internú komunikáciu, komplikovanejšie udržiavanie firemnej kultúry, ohrozenia a náklady vyplývajúce zo zabezpečenia bezpečnosti dát, aj zvýšené nároky na manažérov a riadenie.
K tomu sa pridáva kritický pohľad zamestnancov. Podľa nich je nevýhodou práce na diaľku izolácia a strata osobného kontaktu, splynutie pracovného a osobného života, nedostatočné vybavenie pre takýto typ práce, potreba komunikovať na diaľku, nedostatok informácií o dianí vo firme a skutočnosť, že home office si vyžaduje veľkú osobnú disciplínu.
Všetky tieto námietky sú relevantné. Nemôžu však byť dôvodom na to, aby ste sa vo firme home officu vzdali a poškodili tým svoju konkurencieschopnosť na trhu práce. Nevýhody len poukazujú na oblasti, na ktorých je potrebné pracovať a venovať im väčšiu pozornosť. Ako na to idú vybrané firmy?
1. Osvedčil sa časový fond pre home office
Priateľský prístup k práci na diaľku uplatňujú napríklad v poisťovni Uniqa.
Napríklad v prípade administratívnych pozícií (mimo call centra a pod.) má zamestnanec možnosť čerpať z fondu home office a to až 15 dní v mesiaci. Je na dohode s nadriadeným, ako a kedy bude home office využívať. Dokonca je možné aj presiahnuť pätnásťdenný rámec, ak to pracovník v danom čase potrebuje a okolnosti u zamestnávateľa to dovoľujú.
Počet pracovných miest v centrálach poisťovne Uniqa v Prahe, Bratislave a Brne je zhruba o tretinu nižší ako počet prislúchajúcich zamestnancov, ľudia si preto musia rezervovať miesta v spoločných kanceláriách, prípadne aj parkovacie miesto. V spoločnosti sa uplatňuje kultúra "čistého stola"; každý má však možnosť uložiť si svoje osobné veci a pracovné materiály do uzamknuteľnej schránky alebo kontajnera.
Firma tak šetrí na nákladoch na kancelárske priestory a zároveň je toto nastavenie prospešné ako z hľadiska rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, tak aj z hľadiska starostlivosti o duševnú pohodu.
2. Zodpovednosť má manažér
Za to, aby práca a komunikácia na diaľku dobre fungovala, je v poisťovni Uniqa vždy zodpovedný manažér, ktorý všetko organizuje a koordinuje. Samozrejmosťou sú online stretnutia, ale aj osobné stretnutia celých tímov, ktoré majú svoju formálnu aj neformálnu časť.
Pri veľkých a dôležitých projektoch sa minimálne časť komunikácie a práce uskutočňuje prezenčne, aby sa maximálne využili výhody okamžitého brainstormingu a kreativity zúčastnených.
3. Než pošlete na home office nováčika, najprv ho starostlivo pripravte
V praxi sa ukazuje, že práca z domu nie je vhodná pre začínajúcich kolegov. Na diaľku nemajú možnosť spoznať svojich spolupracovníkov a riadne sa začleniť do pracovného kolektívu. Počas onboardingu je potrebné väčšie nasadenie ako zo strany manažérov, tak aj kolegov, aby zo začiatku nováčika maximálne podporili.
V spoločnosti Uniqa sa osvedčili tzv. „welcome days“ a systém "patrónov" pridelených pre nových kolegov, ktorí ich oboznámia nielen s pracovným režimom v spoločnosti, ale aj s internou kultúrou. Iba takýmto spôsobom sa novým kolegom postupne umožní využívať home office.
Podľa spoločnosti Scio by dobre fungujúci home office nebol možný bez vyladených digitálnych nástrojov. Aby mal každý prehľad, kde sa nachádzajú jeho kolegovia, vyvinuli si v Scio vlastný dochádzkový systém, ktorý je navyše podporený zdieľanými kalendármi. V minulom roku prešli naplno do cloudového prostredia zdieľaných dokumentov a ďalších zdieľaných nástrojov. Každé stretnutie tak môže byť hybridné so živou účasťou vo firme alebo s online pripojením. Všetci majú tiež plnohodnotný vzdialený prístup k svojmu počítaču a internej sieti prostredníctvom dvojfaktorovej autentifikácie, ktorá je nevyhnutnou súčasťou bezpečného využívania systémov.
Na každodennú komunikáciu sa namiesto posielania e-mailov a budovania intranetu spoločnosti veľmi osvedčil nástroj Basecamp. Rovnako účtovníctvo a personálna agenda sa namiesto podpisovania a prepisovania papierov spracováva online v systéme wflow. S riadením projektov a zadávaním požiadaviek na vyťažených IT špecialistov zase pomáha aplikácia Jira.
