Ako dávať feedback kandidátom?
Nevhodné postupy pri zamietaní uchádzačov vás môžu stáť viac než len pár nespokojných kandidátov. Trpí tým totiž aj povesť vás ako zamestnávateľa. Podľa prieskumu spoločnosti CareerArc 72 % kandidátov, ktorí mali zlú skúsenosť, o nej povedia iným. Niektorí online, iní osobne svojim kamarátom a známym. A nevhodné klebety môžu mať neblahé následky. Vedeli ste napríklad, že 64 % kandidátov so zlou skúsenosťou z pohovoru následne menej pravdepodobne využije tovar alebo služby vašej spoločnosti? Okrem toho, že stratíte potenciálnych kandidátov na iné pozície v budúcnosti, môžete nevhodnou komunikáciou prísť aj o zákazníkov.
Prečítajte si preto niekoľko odporúčaní, ako uchádzačom po pohovore poskytnúť očakávanú spätnú väzbu a ako ich slušne odmietnuť. Tak, aby si druhá strana z pohovoru niečo odniesla, aj keď nakoniec pozíciu nezískala.
Odpoveď môže vyzerať napríklad takto:
TIP: Ak už na základe životopisu spoznáte, že kandidát sa na vami obsadzovanú pozíciu nehodí, môžete si v Teamiu nastaviť oneskorené zamietnutie. Odmietnutý kandidát tak dostane správu, že nie je vhodným kandidátom, až o niekoľko dní neskôr.
Základom spätnej väzby je mať z čoho vychádzať
Pravdepodobne neexistuje jeden správny recept, ako spracovať hodnotenie. Ale ak nemáte z čoho vychádzať, žiadny zmysluplný feedback nenapíšete. Preto si skúste vyhodnotiť (ideálne vo viacerých krokoch) kandidátov, s ktorými ste sa rozprávali osobne. Nech nedáte len na prvý dojem alebo nezabudnete na dôležité zistenia získané v priebehu pohovoru. Medzi osvedčené taktiky patria:
- Píšte si poznámky už počas pohovoru – získate tak dôležité osobné poznámky ku kandidátovi a zároveň si zaznamenáte bezprostredné pocity z neho. Aby ste v nich mali poriadok, môžete si ich písať na druhú stranu kandidátovho životopisu alebo list s otázkami k pohovoru.
- Pozrite sa na ne s odstupom – časom dozrieva nielen víno, ale aj vaše postrehy o uchádzačoch. K poznámkam sa vráťte s odstupom niekoľkých dní a v ideálnom prípade si ich prejdite aj s kolegom alebo budúcim nadriadeným, ak sa pohovoru zúčastnil. Spoločne si vyhodnoťte aspoň tých, ktorí sa vám pozdávali, a prediskutujte, do akej miery zodpovedajú vašim požiadavkám. Ak sa neviete v tíme stretnúť osobne, môžete využiť zdieľané poznámky v Teamiu.
- U najlepších choďte viac do detailu – použite svoje hodnotenie kvalifikácie kandidáta vo vzťahu k požiadavkám na pracovné miesto a uveďte jeden alebo viacero tvrdení o jeho potenciálnych silných a slabých stránkach v prípade prijatia do zamestnania. Nezabudnite svoje poznatky podložiť príkladmi z kandidátovej praxe získanými počas pohovoru alebo podrobnosťami zo životopisu. Môžete si tiež vytvoriť vlastnú bodovaciu tabuľku, v ktorej si postupne zdokumentujete silné a slabé stránky všetkých kandidátov.
- Feedback a poznámky spracujte – do tohto dokumentu podľa možnosti zahrňte nielen prehľad silných stránok kandidáta, ale tiež oblastí, v ktorých by sa mal zlepšiť. Potom v niekoľkých vetách formulujte definitívne zhodnotenie, či podľa vás daná osoba spĺňa požiadavky na danú pozíciu.
Čo je potrebné uviesť v spätnej väzbe?
Podrobnejšiu spätnú väzbu si nechajte predovšetkým pre tých kandidátov, ktorí sa u vás prepracovali takmer až ku koncu výberového konania. Ak ste výberové konanie robili vo viacerých kolách, typicky pôjde o tých, ktorí sa dostali do pokročilejších štádií. A rovnako aj o tých, ktorí sa uchádzali o seniornejšie pozície. Vždy sa najprv uchádzačov opýtajte, či o spätnú väzbu majú záujem - a ak áno, pri zostavovaní spätnej väzby môžete vychádzať z následujúcej štruktúry:
- Prvý dojem – môžete spomenúť, ako na vás kandidát pri stretnutí zapôsobil, ako aj to, ako sa váš dojem počas pohovoru menil. Schopnosť bezprostrednej reakcie kandidáta je kľúčová pre mnohé pozície a možno aj pre tú, ktorú práve obsadzujete.
- Poznatky o mäkkých aj tvrdých zručnostiach – pri písaní spätnej väzby k pohovoru je dôležité, aby ste rovnomerne zhodnotili osobnostné (soft) aj technické (hard) zručnosti kandidáta. V hodnotení sa vyjadrite k obom. Ak napríklad uvediete, že uchádzač výborne komunikuje, je aktívny poslucháč a je prispôsobivý, nezabudnite spomenúť aj jeho znalosti relevantného softwaru, skúsenosti s riadením projektov či iné odborné zručnosti súvisiace s obsadzovanou pozíciou.
- Zhrnutie skúseností z pohovoru – popíšte, ako pohovor prebiehal, ako sa kandidát správal, prípadne aj to, ako ste si sadli ľudsky alebo nakoľko zdieľate hodnoty, ktoré sú súčasťou vašej firemnej kultúry. To pomôže nielen vášmu tímu pri štúdiu spätnej väzby k viacerým kandidátom, ale následne aj kandidátovi samotnému. A to aj v prípade, že nakoniec voľnú pozíciu vo vašej firme nezíska.
V každom prípade by mal kandidát dostať určité zhrnutie, či už mu priamo ponúkate pracovné miesto alebo „len“ posielate odmietavú odpoveď. Tú potom prediskutujte telefonicky alebo na základe svojich poznámok zhrňte, prečo ste sa nakoniec rozhodli pre niekoho iného.
Čomu by ste sa mali pri hodnotení vyhnúť?
- Všeobecným a prázdnym vetám, ktoré opisujú každého druhého kandidáta.
- Veľkému množstvu pripomienok, ktoré kandidát nebude schopný jednoducho vyhodnotiť a preniesť do praxe.
- Porovnávaniu s inými uchádzačmi alebo súčasnými zamestnancami.
- Hodnoteniu štýlu obliekania alebo fyzických vlastností uchádzača, ktoré vám utkveli v pamäti.
- Klebeteniu a šíreniu vlastných dojmov pred kolegami alebo priateľmi. V zamestnaní je takéto správanie neprofesionálne a prakticky nesúvisí s náborom.
Zhrnutie
- Zlé správy oznámte čo najskôr – ak kandidáti zbytočne čakajú na vaše vyjadrenie, zdržujete ich v hľadaní práce. Preto sa to snažte vyriešiť čo najskôr. Ak to nestíhate, môžete si prípadne nastaviť automatickú odpoveď, ktorá však nepríde hneď po pohovore, ale ideálne do 48 hodín.
- Vyriešte to telefonicky – prieskumy ukazujú, že uchádzači reagujú lepšie, ak ich odmietnete telefonicky. Je to teda lepší spôsob ako SMS alebo e-mail. Ak nemôžete kontaktovať všetkých telefonicky, investujte čas aspoň do tých, ktorí sa umiestnili tesne „pod čiarou“. Ak máte odmietnutie automatizované, personalizujte ho.
- Poskytnite konštruktívnu spätnú väzbu – najprv sa však spýtajte, či o ňu kandidát stojí. Ak áno, buďte úprimní a snažte sa poskytnúť praktické rady, ktoré môžu kandidáta posunúť vpred.
- Požiadajte o spätnú väzbu aj vy uchádzačov – dajte kandidátom najavo, že vám záleží na ich dojmoch z celého náborového procesu. Môžete im poslať vopred pripravený dotazník alebo ich požiadať, aby sa s vami o svoj názor podelili telefonicky alebo prostredníctvom e-mailu.
- Snažte sa zostať v kontakte – aj odmietnutý kandidát sa vám môže hodiť napríklad v prípade, ak preferovaný kandidát nakoniec do zamestnania nenastúpi. Alebo ho v budúcnosti môžete osloviť na inú pozíciu. Udržujte s ním preto kontakt, napríklad na sieti LinkedIn, alebo mu posielajte informácie o voľných pozíciách, samozrejme, ak má o to kandidát záujem a súhlasil s GDPR na tieto účely.
