Model hybridného pracoviska kombinuje prácu na pracovisku a prácu na diaľku. Zamestnancom tento systém práce poskytuje väčšiu flexibilitu a rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom. Zamestnávateľom zase prináša spokojnejších ľudí a nižšie náklady. Z takto zvolenej formy spolupráce tak profitujú obe strany.
Aké existujú možnosti hybridnej formy spolupráce?
Aj česká Československá obchodná banka a.s. , podobne ako niektoré iné spoločnosti, zaviedla hybridnú formu spolupráce po pandémii, keď ju mnohí začali považovať za nový štandard. Stavili na dôkladné školenie zamestnancov. Vďaka projektu Hybridné stretnutia bez stresu oboznámili všetkých s procesmi a dôležitými pravidlami, ktoré umožňujú plynulejšiu spoluprácu. Napríklad odporúčanie mať zapnutú kameru, nezabúdať na online kolegov a priebežne ich oslovovať s otázkami. Aj teraz môžu zamestnanci nájsť na firemnom intranete školiace materiály a odporúčania a v každej zasadačke príručky k zariadeniam. K dispozícii je priebežne aj IT oddelenie, pripravené na riešenie akýchkoľvek technických problémov.
Aj keď hybridné stretnutia fungujú dobre, tímy sa aspoň raz týždenne stále stretávajú osobne na porade, na ktorej sa zúčastnia všetci ich členovia. Tam, kde to pracovné podmienky umožňujú, môžu zamestnanci 2 dni v týždni pracovať z domu. Na mesačnej báze by mali byť v kancelárii aspoň 60 % pracovného času. Konkrétna forma a rozsah práce na diaľku však vždy závisí od dohody medzi vedúcim a tímom.
Spoločnosť, ktorá pôsobí v oblasti poisťovníctva, pravidelný kontakt s klientmi je pre ňu nevyhnutný a zároveň má dve kancelárie v Košiciach aj Bratislave, sa tiež rozhodla zmeniť svoj pracovný model na základe skúseností získaných v období pandémie. Nový hybridný pracovný model je založený na vysokej úrovni personalizácie. Každá pozícia a každý zamestnanec sú posudzovaní individuálne, a to nielen na základe požiadaviek ich pozície, ale aj na základe ich osobnej situácie a preferencií.
Ako to vyzerá v praxi? Napríklad zamestnanci s pracovnou náplňou v nadnárodných projektoch, komunikujúci prioritne s centrálou, resp. s pobočkami v iných krajinách, môžu pracovať z domu až 4 dni v týždni. Podobná je situácia aj medzi obchodníkmi. Trochu iná situácia je však pri niektorých administratívnych alebo manažérskych pozíciách, kde je podiel home office menší. Každá pozícia a osoba sú však vždy posudzované individuálne.
Samozrejme, takýto hybridný model vyžaduje od zamestnancov vyššiu úroveň sebadisciplíny a od manažérov schopnosť manažovať tímy online. Odmenou pre všetkých je však oveľa lepšie zosúladenie osobného a pracovného života, čo je zároveň aj jeden z hlavných cieľov politiky tejto poisťovne smerom k zamestnancom.
Spoločnosť Scio je Českej republike dlhodobo známa hlavne vývojom kvalitných a férových testov, jej spektrum činností je však širšie, zameriava sa viaceré oblasti školského aj mimoškolského vzdelávania detí. Pre túto spoločnosť je na prvom mieste dôvera k zamestnancom. To je dôvod, prečo si tu každý do určitej miery sám riadi, kedy a odkiaľ bude pracovať. Pre dobrú koordináciu s ostatnými je však následne kľúčové mať presný prehľad o tom, či sú zamestnanci v kanceláriách alebo aspoň na telefóne. Aby o sebe ľudia navzájom vedeli, spoločnosť používa vlastnú aplikáciu Scio Personal, kde každý nahlasuje svoju neprítomnosť, prípadne aj to, kedy plánuje prísť.
Technológie vnímajú v spoločnosti Scio ako vynikajúceho pomocníka pre hybridné fungovanie firmy. Základom sú Google WorkSpace a BaseCamp, ktoré používajú prakticky všetci v spoločnosti, vrátane externých pracovníkov. Prvú sadu nástrojov používajú zamestnanci na zabezpečenie plynulého chodu pracovných procesov. Vďaka jednotnému systému cloudových nástrojov si môžu kolegovia ľahšie zdieľať pracovné dokumenty medzi sebou, pristupovať k nim na viacerých zariadeniach a mať možnosť upravovať súbor viacerými ľuďmi v reálnom čase.
BaseCamp sa im osvedčil ako sofistikovaná platforma na každodennú koordináciu tímov. Používatelia sami vytvárajú skupiny a rozhodujú o tom, koho do nich pozvú a kto dostane prístup k akým dokumentom. Vo svojej podstate nástroj deleguje zodpovednosť na koncových používateľov bez toho, aby bola ohrozená bezpečnosť. Spoločnosť Scio tak šetrí čas pri úlohách, ktoré by bez BaseCampu museli vykonávať firemní administrátori.
Okrem spomínaného základu sa kladie dôraz aj na to, aby mal každý prístup k svojmu pracovnému počítaču a firemnej sieti prostredníctvom dvojfaktorovej autentifikácie a VPN.
Vedenie hybridného tímu neznamená stratu produktivity. Naopak, ak je realizované správne vedie k spokojnejším a lojálnejším zamestnancom. Toto sú 3 odporúčania, ktoré vám pomôžu uľahčiť koordináciu takýchto tímov.
Pre hladký priebeh hybridnej spolupráce je komunikácia nezastupiteľným základom.
Oplatí sa mať k dispozícii správne nástroje, ktoré vám umožnia mať vždy aktuálny prehľad o stave jednotlivých úloh a tiež o tom, kto je v danom čase v kancelárii.
Každej spoločnosti sa osvedčil trochu iný prístup k hybridnej forme spolupráce. Niektoré stavili na absolútnu flexibilitu, iné sa chcú stretávať častejšie. Aj preto sa oplatí zistiť, aká forma spolupráce bude ľuďom najviac vyhovovať. Arnold, nástroj na prieskumy medzi zamestnancami, obsahuje konverzáciu navrhnutú špeciálne pre tento účel. Pomôže vám zistiť všetko potrebné.
Je dôležité, aby zamestnanci mali vždy prehľad o tom, čo je potrebné vykonať, dokedy a ako ich práca prispieva k fungovaniu spoločnosti. Kľúčom k úspechu je dosiahnuť, aby mali všetky procesy dokonale zažité a zvládnuté. Osobitnú pozornosť je potrebné venovať nováčikom. Nechať ich, aby si prácu dostatočne osvojili a mali čas zorientovať sa vo firemnej kultúre.