Aplikácie uľahčujú onboarding nových zamestnancov: 6 vecí, ktoré zvládnu za pár sekúnd
Jednou z oblastí digitálnej transformácie HR je využívanie špecializovaných softvérov a aplikácií, ktoré uchádzača sprevádzajú počas nástupu, adaptácie a úvodných školení. Ak ich personalistky a personalisti vedia správne používať, dokážu si pri viacerých činnostiach ušetriť množstvo času a práce.
Príklady aplikácií a čo v nich nájdete
Onboardingové aplikácie zvyčajne obsahujú príslušné formuláre, kontrolné zoznamy, databázu znalostí, plánovacie kalendáre, sadu školení, testy a kvízy, sociálnu sieť s profilmi kolegov, informačné fórum s firemnými aktualitami a tiež komunikačných pomocníkov – chaty, chatboty alebo videokonferencie.
Na trhu sú dostupné rôzne šikovné nástroje, napríklad náborový systém Teamio s priamym napojením na onboardingové prieskumy s chatbotom Arnoldom. Medzi obľúbené zahraničné aplikácie patria napríklad Workday, Connecteam, Absorb LMS alebo eduMe. Moduly pre onboarding majú zapracované aj viaceré personálne a mzdové systémy.
1. Zapoja firemných nováčikov už pred nástupom
Aplikácie uľahčujú interakciu personalistov s novými zamestnancami. Ešte pred príchodom do firmy im umožňujú aspoň virtuálnu adaptáciu na prostredie organizácie. Noví zamestnanci sa vopred môžu oboznámiť s hodnotami spoločnosti, budúcimi kolegami, ale aj s náplňou práce alebo fungovaním samotného tímu, a to či už ide o procesy alebo firemnú kultúru.
2. Zabezpečia potrebné informácie a GDPR
Súčasťou každého nástupu je nutnosť spracovania množstva pracovnoprávnej dokumentácie. Aj tu môžu digitálne aplikácie pomôcť. Dokážu totiž získať od uchádzačov presne to, čo vyžaduje legislatíva či interné predpisy. Najčastejšie sú to osobné údaje, ktoré je potrebné chrániť podľa zásad nariadenia GDPR, obmedziť k nim prístup a ponechať ho len pre poverené osoby. A aj s týmto Vám môžu technológie pomôcť.
Uchádzač zadáva potrebné informácie, prípadne nahráva elektronické prílohy, priamo v aplikácii. Vďaka tomu odpadajú bariéry a omeškania pri dodaní podkladov, čo je obzvlášť užitočné pre kolegov, ktorí spolupracujú na diaľku.
3. Bezchybne prenesú a uložia všetky údaje
Aplikácie všetky takto zozbierané pracovnoprávne dáta nielen zhromažďujú, ale ich aj automaticky prenášajú a ukladajú priamo do personálneho a mzdového systému. Vďaka tomu nie je potrebné spracovávať dokumentáciu ručne.
Z databázy sa potom údaje jednoducho exportujú pre ďalšie použitie. Tým firma eliminuje možné chyby pri ich prepisovaní a kopírovaní. Zároveň sa vďaka tomu ušetrí množstvo času, keďže uchádzač nemusí opakovane zadávať údaje do rôznych formulárov a personalisti ich majú okamžite k dispozícii.
4. Pripravia kompletnú dokumentáciu
Nové aplikácie a systémy vedia osobné informácie nielen evidovať a pripravovať personálnu dokumentáciu, ale idú ešte o krok ďalej. Po nahratí šablón sa z údajov uložených v databáze môžu finálne verzie generovať prakticky úplne automaticky.
HR dokumentácia, s ktorou vám môžu aplikácie pomôcť:
- pracovné zmluvy,
- platové alebo mzdové výmery,
- dodatky a prílohy k pracovným zmluvám,
- rôzne dohody a formuláre.
5. Prepoja údaje a vytvoria kompletný návrh
Moderné nástroje taktiež prepájajú osobné údaje s ďalšími preddefinovanými informáciami, naviazanými na konkrétne pracovné zaradenie. Ide napríklad o pracovnú náplň, zaradenie do konkrétnej organizačnej jednotky, určenie nadriadeného pracovníka, potrebnú odbornú kvalifikáciu, požadované kompetencie, finančné ohodnotenie, interné predpisy či smernice súvisiace s pracovnou pozíciou.
Personalistky a personalisti stlačením jedného tlačidla vytvoria a odošlú kandidátom návrh pracovnej pozície s kompletným popisom pracovnej náplne, s vymedzením zodpovedností a právomocí, ponukou mzdy a ďalším preddefinovaným obsahom (napr. s prehľadom benefitov, pokynmi pre nástup do zamestnania alebo odkazmi na videá o organizácii, na povinné zákonné školenia alebo aj ďalšie dokumenty z vlastného interného adaptačného programu).
6. Umožnia elektronický podpis odkiaľkoľvek
Elektronické podpisovanie a doručovanie personálnej dokumentácie už nevyžaduje prítomnosť na pracovisku, čo je výhodné pre obe strany. Či už pri práci z domu, pri veľkých vzdialenostiach medzi pracoviskami, alebo ak je organizácia rozdelená na viacero zahraničných pobočiek. Zamestnanec aj zamestnávateľ môžu tieto možnosti využiť pri súhlase s elektronickým doručovaním dokumentov.
Znižuje sa tým zaťaženie zodpovedných osôb, ktorí takto môžu podpisovať príslušnú personálnu dokumentáciu kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Vďaka systémovému riešeniu nie je potrebné dokumenty tlačiť, doručovať, skenovať ani fyzicky či elektronicky archivovať.
Prečo sa do toho pustiť?
Onboardingové aplikácie sú čoraz populárnejším prvkom digitálnej transformácie v HR manažmente. Uchádzači a následne aj zamestnanci vďaka nim môžu jednoducho spravovať svoje informácie a žiadosti online, čo zvyšuje ich spokojnosť a zároveň zlepšuje dostupnosť HR služieb. Vďaka tomu sa šetrí čas aj administratívna náročnosť, eliminuje cestovanie, ale tiež znižuje potreba tlače dokumentov a šetrí sa čas strávený ich manuálnou evidenciou.
Výhody onboardingových aplikácií v skratke:
- umožňujú začať adaptáciu kandidátov ešte pred ich nástupom,
- uľahčujú komunikáciu personalistov s uchádzačmi počas preboardingu a onboardingu,
- zabezpečia od kandidáta všetky potrebné údaje a dohliadnu na GDPR,
- rýchlo a bezpečne všetko uložia, prepoja a vypracujú potrebné výstupy,
- znížia objem papierovania,
- znížia chybovosť,
- ušetria prácu a čas firme aj novým zamestnancom.
Začítajte sa do seriálu o digitálnej transformácii HR
V päťdielnej sérii článkov postupne predstavujeme aktuálne prvky digitálnej transformácie v jednotlivých v jednotlivých HR procesoch. Dozviete sa:
- aké sú aktuálne benefity digitálnej transformácie pre HR manažment,
- ako je možné využiť digitálne technológie k inovácii HR procesov,
- ako môže digitálna transformácia zvýšiť efektivitu HR manažmentu,
- ako je možné pomocou moderných nástrojov zjednodušiť vedenie personálnej agendy.
Začali sme výberovým konaním, pokračujeme onboardingom. V ďalších dieloch sa zameriame na vzdelávanie, elektronické vedenie personálnej dokumentácie, manažérske nástroje na riadenie a plánovanie HR agendy. Vždy s konkrétnymi tipmi z praxe.
