Keď zamestnancom maródujú deti. Časté OČR-ky sú pre HR výzvou
Častý výskyt chorôb u detí, hlavne v nižšom veku, je vec bežná a prirodzená. Pre ich rodičov ale často znamená neplánovanú neprítomnosť v práci. A pre zamestnávateľov tým pádom aj veľkú výzvu. Ako si poradiť v situácii, keď firma zostane bez pracovníka? Aké sú pravidlá „Ošetrovania člena rodiny (OČR)“, aké opatrenia treba vopred prijať a čo sa zamestnávateľom v praxi skutočne osvedčilo?
Malé deti prekonajú až 20 infekcií za rok
Po nástupe do škôlky alebo do školy bývajú často chorľavé aj dovtedy zdravotne bezproblémové deti. „Je to normálne, dieťa prichádza do kolektívu z imunologického hľadiska nepripravené. Je preto úplne bežné, ak dieťa po nástupe prekoná za rok aj desať, pätnásť, niekedy dokonca aj dvadsať infekcií,“ uvádza Česká průmyslová zdravotní pojišťovna. Najvyššia chorobnosť detí prichádza podľa údajov tejto českej zdravotnej poisťovne práve krátko po nástupe do kolektívu, teda v októbri a novembri, a tiež v zimných mesiacoch, konkrétne v decembri a februári.
Kľúčovou úlohou personálnych manažérov a personalistov sa tak stáva nielen poznať zákonné nároky zamestnancov pri starostlivosti o choré dieťa, ale aj naučiť sa tieto situácie efektívne zvládať a minimalizovať ich dopad na firmu.
Ošetrovné na malé deti má jasné pravidlá
Ošetrovné je nemocenská dávka, ktorú vypláca Sociálna poisťovňa počas doby trvania OČR. Ošetrovné sa poskytuje poistencovi počas osobnej a celodennej starostlivosti o dieťa do dovŕšenia jedenásteho roku, alebo do dovŕšenia osemnásteho roku, ak ide o dieťa s dlhodobo nepriaznivým zdravotným stavom.
Právna úprava poskytuje potrebnú podporu zamestnancom, ktorí sa musia starať o choré dieťa, ale zároveň chráni aj záujmy zamestnávateľov tým, že stanovuje jasné podmienky a obmedzenia pre čerpanie tejto dávky.
Hlavné dopady na firmy
Dopady neprítomnosti zamestnancov starajúcich sa o choré dieťa sa líšia v závislosti od veľkosti organizácie, typu podnikania a funkcie, ktorú neprítomná osoba zastáva. A predovšetkým od pripravenosti podniku na riešenie takýchto situácií.
Hrozí zníženie produktivity, preťaženie ostatných ľudí v tíme, spomalenie dokončovania projektov a zákaziek. Tiež môže dôjsť k narušeniu prevádzkových procesov, a to hlavne vo firmách, kde sú pracovné procesy úzko prepojené a každý človek v organizácii má špecifickú rolu. Neprítomnosť niektorých osôb môže mať dopady aj na dynamiku tímu, čo sa môže odraziť v zhoršení pracovnej morálky, vyústiť v stratu motivácie, vyhorenie a častejšie interné konflikty.
4 metódy, ktoré pomôžu lepšie zvládať absencie
Je dôležité mať pripravené stratégie, ako sa s absenciou zamestnancov vysporiadať, aby boli následky čo najmenšie. Sem patria krátkodobé opatrenia, ako je napríklad rýchla reorganizácia pracovnej sily, aj dlhodobé preventívne opatrenia, ako je zavedenie flexibilných pracovných podmienok alebo systémov zastupiteľnosti.
1. Práca z domu
Home office sa stal jedným z najobľúbenejších spôsobov, ako riešiť neprítomnosť rodičov malých detí. Je ideálny pre zamestnancov, ktorých práca si nevyžaduje fyzickú prítomnosť na pracovisku. Predpokladom je však vyššia miera samostatnosti a schopnosť si efektívne organizovať svoj pracovný čas.
Ako implementovať prácu z domu?
- Jasné pravidlá a očakávania: Nastavte jasné pravidlá, čo sa od zamestnanca počas práce z domu očakáva, vrátane pracovnej doby, dostupnosti, reportingu aj princípov komunikácie..
- Technologická podpora: Poskytnite zamestnancovi potrebné vybavenie, ako je počítač, stabilné internetové pripojenie, prístup k firemným systémom a potrebnú IT podporu.
- Pravidelná komunikácia: Vedúci tímov by mali naplánovať pravidelné videokonferencie a online schôdzky, aby zaistili, že sú všetci zamestnanci nastavení na rovnakú vlnovú dĺžku.
- Flexibilita a dôvera: Buďte flexibilný ohľadom pracovnej doby a prejavte svojim zamestnancom dôveru, že svoju prácu zvládnu, aj keď nie sú fyzicky prítomní na pracovisku.
2. Zastupovanie a prerozdelenie práce
Zabezpečenie plynulého chodu firmy v dobe neprítomnosti zamestnancov často vyžaduje rýchlu reakciu a efektívne prerozdelenie práce medzi ostatných členov tímu.
Ako prerozdeliť prácu?
- Zastupiteľnosť: Zaveďte systém zastupiteľnosti, v ktorom má každý zamestnanec aspoň jedného kolegu, ktorý je schopný prevziať jeho pracovné povinnosti.
- Prioritizácia úloh: Vedúci pracovníci musia byť schopní rozhodnúť, ktoré úlohy sú najdôležitejšie a ktoré môžu počkať, a podľa toho prerozdeliť prácu.
- Tímová spolupráca: Využívajte nástroje pre správu projektov (napríklad Asanu alebo Trello), pomôžu vám udržať prehľad o úlohách a termínoch v rámci tímu.
- Dočasné navýšenie kapacít: Niekedy môže byť nevyhnutné počas neprítomnosti zamestnanca zvýšiť kapacity u niektorých z jeho kolegov. To môže zahŕňať aj finančné odmeny za prevzatie dodatočných povinností.
3. Dočasní pracovníci
Najímanie dočasnej výpomoci je účinný spôsob, ako pokryť krátkodobé výpadky vlastných ľudí. Najmä v prípadoch, keď prácu nie je možné prerozdeliť medzi ostatných zamestnancov. Firmy môžu využiť služby pracovných agentúr, ktoré dokážu rýchlo dodať aj kvalifikovaných pracovníkov na dočasné pozície. Pre jednoduchšie úlohy, ktoré nevyžadujú hlbšie znalosti a zručnosti, môžu byť vhodnými náhradníkmi brigádnici, napríklad študenti alebo ľudia hľadajúci možnosť privyrobenia si.
Ako využívať dočasných pracovníkov?
- Jasné zadania: Dočasným pracovníkom poskytnite vždy presné zadania a očakávania z vašej strany, aby mohli hneď začať pracovať.
- Rýchle zaškolenie: Zabezpečte rýchle a efektívne zaškolenie, aby sa mohli čo najskôr podieľať na plnení úloh.
- Kontrola a podpora: Pravidelne monitorujte výkon dočasných pracovníkov a poskytnite im všetku potrebnú podporu. Tým zabezpečíte, že budú napĺňať vaše očakávania.
4. Flexibilná pracovná doba
Flexibilný prístup k pracovnej dobe je jedným z najúčinnejších nástrojov, ako umožniť zamestnancom zladiť pracovné a rodinné povinnosti bez toho, aby došlo k výrazným výpadkom v produktivite. Dôležitá je komunikácia s tímom, nastavenie cieľov a sledovanie výsledkov.
Aké sú možnosti flexibilnej pracovnej doby?
- Kombinácia pracovného času: Zamestnanci môžu pracovať mimo štandardnú pracovnú dobu, napríklad večer alebo cez víkendy, keď im to ich povinnosti a osobná situácia umožňujú.
- Striedanie prítomnosti na pracovisku: Vo firmách, kde je nutná fyzická prítomnosť, môžu zamestnanci využiť možnosť striedania s kolegami, kde sa podľa vzájomnej dohody zastupujú počas pracovnej doby.
- Čiastočné úväzky: V niektorých prípadoch môže byť vhodné dočasne znížiť pracovný úväzok zamestnanca, čo mu umožní lepšie zvládať starostlivosť o chorého člena rodiny, zatiaľ čo spoločnosť môže naďalej využívať jeho odborné znalosti.
- Zavedenie kĺzavého pracovného času: Tento model umožňuje zamestnancom, aby si sami určili začiatok a koniec pracovnej doby v rámci daného časového rámca, čo zvyšuje ich spokojnosť aj produktivitu.
Na výpadky zamestnancov sa pripravte vopred
Proaktívny prístup pomáha zabezpečiť, aby spoločnosť zostala „zdravá“ aj v prípade, že pre choroby detí čerpajú zamestnanci OČR. Plánovanie zahŕňa niekoľko krokov. Prvým je identifikácia kritických pozícií a procesov, bez ktorých spoločnosť nemôže fungovať a plniť svoje záväzky. Ďalším je nastavenie systému zastupiteľnosti, aby bolo jasné, kto je schopný v prípade potreby dočasne nahradiť neprítomnú osobu. Tu je nevyhnutné pravidelné zdieľanie informácií a dokumentácie. Plánovanie a simulácia krízových scenárov potom pomôžu lepšie pochopiť, ako sa môže situácia vyvíjať, a nastaviť postupy pre prípad neprítomnosti aj viacerých zamestnancov naraz. Užitočné je vytvoriť interné pravidlá, v ktorých jasne definujete opatrenia a postupy na bezproblémové zvládnutie neprítomnosti zamestnancov. A nezabudnite na komunikáciu a podporu, aby vedúci tímov a zamestnanci mali jasno v tom, ako postupovať a na koho sa v prípade potreby obrátiť.
Opatrenia prijímajte včas, fungujú ako prevencia. Chorobám sa možno nevyhnete, ale môžete ich zvládnuť bez väčších škôd na zdraví spoločnosti. Odporúča desať z desiatich personalistov...
