5 kroků, jak u vás ve firmě zavést buddy systém a zlepšit adaptaci nováčků
Kdo je to buddy
Buddy je kamarád, parťák, průvodce a patron nového zaměstnance, kterého čeká adaptace v dosud neznámém prostředí. Nového člověka bude provázet nejen v průběhu prvních dnů, ale minimálně tak dlouho, než mu skončí zkušební doba. Ideálně by měl buddy zůstat k ruce celý první rok, protože to je zhruba doba, kterou zaměstnanec potřebuje k adaptaci v novém prostředí.
Čím může být buddy systém firmě prospěšný
První dny jsou pro nováčka poměrně stresující. I když je to extrovert a do nové práce se těší, poznávání nových lidí, kanceláří a interních pravidel je prostě náročné. V žádné firmě by se nemělo stávat, že zaměstnanec nabude dojmu, že se o něj nikdo nezajímá a že je na zaškolení víceméně sám. Nepříjemným pocitům a stresu z neznámého může odpomoci právě buddy.
Péče o nováčka přináší výhody i firmě. V první řadě snižuje fluktuaci a náklady investované do náboru. Když je zaměstnanec spokojený a má na koho se obrátit s dotazy, je pravděpodobnější, že rychleji zapadne a nebude přemýšlet o odchodu ve zkušební době. Při dobře zvládnutém onboardingu se nováček snáz učí a je schopný velmi rychle převzít dílčí úkoly. Spokojený člověk také v práci podává lepší výkon a je motivovanější.
Pozitivní vliv má role buddyho i na zaměstnance, který ji vykonává. Je to pro něj zkušenost s vedením dalšího člověka. Učí se lépe plánovat čas, vysvětlovat, zlepšuje se v komunikaci a interakci z ostatními. Je to pro něj určitý způsob vzdělávání a může ho postupem času posunout až k manažerské pozici.
1. Promyslete, kdo bude buddy
Buddyho by měl oslovit personalista zodpovědný za nábor, případně přímý nadřízený z týmu, kam nováček přijde. Nejčastěji půjde o zkušenějšího kolegu stejného zaměření, jako bude nováček. Výjimečně to může být i člověk z jiného oddělení, ale spolupráce mezi buddym a nováčkem je v takovém případě složitější.
- Buddy by měl být ve firmě nejlépe déle než 1 rok, aby sám nebyl nováčkem.
- Měl by být trpělivý a komunikativní, měl by se chtít učit.
- Samozřejmě musí s rolí buddyho souhlasit a rozumět, co se po něm chce.
- Měl by dobře znát firmu a dokázat nového člověka propojit s ostatními kolegy.
- Měl by být pozitivně naladěný a nemělo by jít o člověka, který si často stěžuje na věci ve firmě, aby nováčka neodradil.
Tip: Vyberte buddyho společně – personalista spolu s manažerem. To zafunguje i při výběru nováčka. Veďte i nábor od začátku spolu. Usnadní vám to Teamio PRO, které si můžete vyzkoušet zdarma.
2. Buddyho na jeho roli dobře připravte
Role buddyho představuje pro zaměstnance možnost růstu. V podstatě se z něj stává mentor začátečník. Aby si z této zkušenosti něco odnesl, pečlivě ho připravte a vyčleňte mu na jeho novou roli dostatek času – pokud sotva stíhá svou práci už teď, pochopitelně nebude mít moc času na svou novou roli. Pak si s pracovníkem naplánujte schůzku a vysvětlete mu, proč je důležité, aby měl nováček někoho, na koho se může obracet. Pokud má volnější kapacitu, můžete mu vytipovat články, webináře nebo kurzy, které mu pomůžou se na jeho roli připravit. Připomeňte mu, že jeho prostřednictvím bude nováček firmu poznávat a že další první dojem nikdo nezíská.
3. Řekněte si předem, za co bude buddy zodpovědný
Buddy může být sebelepší a sebezkušenější zaměstnanec, ale důležité je vědět, že zodpovědnost za průběh adaptace nováčka má stále přímý nadřízený. Buddy je jen průvodce. Dílčí body adaptace by měl manažer před nástupem nováčka včas rozdělit:
- Řekněte si, kdo se s nováčkem spojí před nástupem a kdo ho uvítá v práci.
- Vyjasněte si, kdo ho provede firmou a představí mu tým a spolupracovníky.
- Naplánujte první obědy – budete chodit jako tým, nebo jen nováček s buddym?
- Jaká školení nováčka čekají – zvládne všechno odškolit buddy?
- Kdo se postará o přístupová hesla a zapojení techniky – buddy, nebo někdo z IT?
Podle domluvy se můžou pravomoce a rozsah úkolů buddyho výrazně lišit. Jsou však i body, které by měl buddy obstarat vždy:
- Měl by se nováčkovi nabízet s pomocí.
- Může pro něj vymyslet překvapení na uvítanou.
- Když bude nějaká týmová akce, měl by zajistit, aby se na ní nováček necítil odstrčený.
- Měl by se snažit nového zaměstnance propojit i s ostatními kolegy a dát mu vždy relevantní kontakt, pokud si nebude vědět rady s odpovědí na nováčkův dotaz.
4. Přizvěte buddyho k vyhodnocení zkušební doby
Vyhodnocení zkušební doby je pro nováčka důležitý milník. Do té doby se zaměstnavatel i on sám může kdykoliv rozhodnout, že ve vzájemné spolupráci něco nesedí, a ukončit ji. Pokud je buddy v celé adaptaci zapojený opravdu na maximum, nebojte se ho automaticky k vyhodnocení přizvat. Bude mít dobrý přehled o tom, jak zaměstnanec zapadl, a může vám pomoci s definováním jeho silných i slabších stránek. Je to pro něj další krok v osobním růstu, kdy nahlédne hlouběji do manažerské práce.
5. Zpětná vazba pro buddyho
Když je řeč o adaptaci, vždy se zdůrazňuje pravidelné setkávání s nováčkem. Nezapomeňte však ani na buddyho, tím spíš, pokud je zaměstnanec v této roli poprvé. Přímý nadřízený by mu měl být mentorem a měl by ho inspirovat v tom, jak nováčka vést, jak se o něj starat. A pokud buddy udělá nějaký přešlap, měli by to vyřešit primárně mezi sebou. Když jako personalisté zaregistrujete, že nadřízený nebo buddy ve své roli selhává, je dobré se s oběma sejít a včas se pobavit o lepším nastavení.
