7 pravidel pro komunikaci novinek ve firmě: postup, jak ustát jakoukoli změnu bez zbytečných fám
Různé změny se v současnosti odehrávají zrychleným tempem a ve větší míře. Organizace stojí před problémy, jako jsou zavádění nových technologií, fúze, aktualizace obchodního zaměření anebo třeba přechod pod nového majitele. Okolo všech podobných kroků se mohou mezi zaměstnanci vytvořit fámy, které se negativně podepisují na pracovní morálce a výkonu. Firmu, už tak dost zatíženou reorganizací, to může ještě více oslabit.
Vytvořte systém komunikace, který pomůže vašim kolegům vyrovnat se s připravovanými změnami a zajistí hladký průběh celého procesu.
Mějte připravený plán komunikace
Neotálejte se zveřejněním nových informací, aby se firmou nezačaly šířit fámy a obavy, že vedení něco tají. Optimální strategií je vytvoření plánu, jak často a jakým způsobem budete novinky předávat. Ten poté dodržujte, protože nedůslednost a nejasná sdělení vytvářejí živnou půdu pro vznik strachu a nedůvěry. Konzistentní a nepřetržitý dialog naopak podporuje jistotu a pomáhá zaměstnancům se chystaným změnám přizpůsobit.
Určete si primární komunikační kanál
Stanovte kanál, kde budete pravidelně přinášet důležité zprávy a aktuality ohledně změn. Zaměstnanci potřebují vědět, kde najdou všechny novinky. Nezanedbávejte však ani ostatní možnosti, jak v této věci komunikovat se zaměstnanci. Můžete určit hodiny během své pracovní doby, kdy budete odpovídat na dotazy pracovníků osobně ve své kanceláři, nebo uspořádejte pravidelná (nebo podle situace i mimořádná) setkání, kde společně proberete, co se právě děje a jaké jsou návazné kroky.
Zkušenosti s tím máme i v Alma Career. „Během procesu propojování firem z různých zemí do jedné skupiny jsme mimo jiné uspořádali sérii workshopů, kde jsme probírali informace nasbírané z každodenního chodu společností a snažili se zjistit, jak se do něj promítají nové fungování a manažerská rozhodnutí. Osvědčilo se nám rovněž pokračovat v různých formách osobního potkávání,“ popisuje Petra Smetáková z Alma Career Central. Uspořádali jsme také „Horké křeslo“, do něhož v Bratislavě zasedl ředitel Alma Career pro Česko a Slovensko Milan Jasný, který si otevřeně povídal se slovenskými kolegy, často i o velmi osobních tématech souvisejících s probíhajícími změnami.
Buďte otevření
Transparentnost je v komunikaci novinek zásadní. Seznamte zaměstnance s důvody, které k chystaným změnám vedou, a s plánem jejich implementace. To však nestačí. Měli by se také dozvědět, jaký dopad budou mít novinky přímo na ně a jejich práci nebo jejich budoucnost ve vaší společnosti. Snažte se být v komunikaci co nejempatičtější.
Zdůrazněte pozitivní aspekty
Zaměřte svou komunikaci tak, abyste pracovníkům nejprve představili výhody, které pro ně ze změn plynou. Buďte pozitivní. Změny se dějí proto, aby společnost lépe fungovala, a pokud je tímto způsobem budete také představovat, pomůžete lidem vše lépe přijmout a snáze se novinkám přizpůsobit.
Pravidlo jedné lodi
Velmi důležité je, aby společnost vystupovala jednotně. Spolu s manažery připravte odpovědi na to, jak novinky ve firmě ovlivní jednotlivé pracovní týmy. Lídři na všech úrovních musí být v této věci vašimi spojenci a vést své lidi k tomu, aby se chystaných změn nebáli. Pokud nadřízení novinky podporují, snáze se k nim přidají i zaměstnanci. Jestliže si však pracovníci všimnou, že manažeři jsou skeptičtí nebo mají ze změn obavy, je pravděpodobné, že se tento postoj přenese i na ně.
Reagujte
Zcela logicky nepůjde v tomto procesu o jednosměrnou komunikaci a pouhé předání informací. Zaměstnanci budou mít otázky a budou chtít vědět, co přesně se děje. Naslouchejte jim a snažte se řešit jejich obavy. Na všechny zřejmě nebudete mít hned od počátku odpovědi, ale už tím, že mluvíte otevřeně, seznamujete pracovníky s připravovanými kroky a zajímáte se o jejich reakce, posilujete v nich pocit, že jsou součástí firmy, které na nich záleží.
Jistota jako opěrný bod
I když někdy nemusí nové informace působit jako dobré zprávy, pokud je přednesete s perspektivou, že vedou k lepší budoucnosti firmy a tím i jejích zaměstnanců, bude to mít pozitivní dopad. Můžete pracovníky při té příležitosti ujistit, že i když se ve společnosti dějí změny, některé věci, jako třeba zásadní hodnoty, zůstanou stále stejné. Pokud se zaměstnanci dozvědí, co přesně ve firmě zůstane stabilní, pomůže jim to zvládnout přicházející změny.
Checklist: Na co byste v komunikaci změn neměli zapomenout
Budoucí vize a chystané změny:
- co a kdy se změní
- proč ke změnám dojde
- jaké jsou ideální vize budoucnosti firmy
Faktory související se změnou:
- rizika
- cíle
- firemní kultura
- jaké další vnitřní a vnější faktory by mohly proces ovlivnit
Analýza zainteresovaných stran:
- jak budou změnami ovlivněny různé skupiny zaměstnanců a konkrétní pozice
- koho se změny dotknou nejvíce
- kdo bude dotčen nejméně
Fungování organizace:
- jak se plány na budoucí fungování liší od aktuálního stavu
- jaká jsou rizika při přechodu do nové podoby společnosti
