Aplikace usnadňují onboarding nováčků: 6 věcí, které zvládnou za pár vteřin
Jednou z oblastí digitální transformace HR je využití personálních softwarů a aplikací, které kandidáta provázejí nástupem, adaptací i vstupním zaškolením. Pokud je personalisté a personalistky dokáží správně použít, mohou v řadě kroků ušetřit čas a práci.
Příklady aplikací a co v nich najdete
Aplikace zaměřené na onboarding zpravidla obsahují vhodné formuláře, checklisty, znalostní bázi, plánovací kalendáře, sadu školení, kontrolní testy a kvízy, sociální síť s profily a medailonky kolegů, informační fórum s aktualitami z organizace a také pomocníky pro komunikaci – chaty i chatboty či videokonference.
Na trhu jsou dostupné různé šikovné nástroje, třeba náborový systém Teamio s přímým napojením na onboardingové průzkumy s chatbotem Arnoldem. Mezi oblíbené zahraniční aplikace patří například Connecteam, Absorb LMS nebo eduMe a mezi české Onboardio, Pinya HR či Plusco. Moduly pro onboarding mají také některé personálně-mzdové systémy.
1. Zapojí nováčky již před nástupem
Aplikace usnadňují interakci personalistů s novými zaměstnanci již před nástupem. Umožňují ještě před příchodem do firmy zahájit alespoň virtuální adaptaci na prostředí organizace. Představí tak nováčkům hodnoty společnosti, budoucí kolegy, ale i samotnou náplň pracovní pozice nebo fungování týmu, ať už jde o procesy, nebo firemní kulturu.
2. Zajistí potřebné informace a GDPR
Na začátku každého nástupu je nutné zpracovat pracovněprávní dokumentaci. I tady aplikace mohou pomoci. Dokáží totiž získat od uchazečů přesně to, co vyžaduje legislativa či vnitřní předpisy. Nejčastěji jde o osobní údaje, které je třeba dle zásad nařízení GDPR chránit, omezit k nim přístup a ponechat ho pouze pověřeným osobám. I s tím umí technologie pomoci.
Uchazeč zadává potřebné informace, případně nahrává elektronické přílohy přímo v aplikaci. Díky tomu odpadají bariéry nebo prodlevy v dodání podkladů, což je obzvlášť užitečné pro kolegy spolupracující na dálku.
3. Data přenesou a bezchybně uloží
Nasbíraná data pro zpracování pracovněprávní dokumentace pak aplikace nejen shromažďují, ale také je automaticky přenášejí a ukládají přímo do personálního a mzdového systému. Není tak třeba administrativu zpracovávat ručně.
Z databáze se pak data jednoduše exportují pro další použití. Tím firma vyloučí chybovost při jejich přepisování a kopírování. Spousta času se pak ušetří i tím, že uchazeč nemusí data uvádět opakovaně do různých formulářů a personalisté je mají okamžitě k dispozici.
4. Připraví veškerou dokumentaci
Nové aplikace a systémy umí osobní informace nejen evidovat a připravovat personální dokumentaci, ale jdou ještě o krok dál. Po nahrání šablon se z údajů uložených v databázi mohou generovat finální verze prakticky zcela automaticky.
HR dokumentace, se kterou můžou pomoci aplikace:
- pracovní smlouvy,
- platové či mzdové výměry,
- dodatky a přílohy k pracovním smlouvám,
- různé dohody a formuláře.
5. Propojí údaje a vytvoří kompletní návrh
Moderní nástroje také propojují osobní údaje s dalšími předdefinovanými informacemi, které jsou spojené s konkrétním pracovním zařazením. Jde například o pracovní náplň, zařazení do organizační složky, určení nadřízeného pracovníka, nezbytnou odbornou způsobilost, požadované kompetence, finanční ohodnocení, interní předpisy či směrnice související s pracovní pozicí.
Personalisté stiskem jednoho tlačítka vytvoří a odešlou uchazeči návrh uplatnění s kompletním popisem pracovní náplně, s vymezením odpovědností a pravomocí, nabídkou mzdy a dalším předem určeným obsahem (třeba s přehledem benefitů, instrukcemi k nástupu či s odkazy na videa o organizaci, na povinná zákonná školení nebo i další podklady z vlastního interního programu adaptace).
6. Umožní elektronický podpis odkudkoli
Při elektronickém podepisování a doručování personální dokumentace již není nutná přítomnost na pracovišti, což je pro obě strany výhodné. Ať při výkonu práce z domova, při velkých vzdálenostech mezi pracovišti, nebo pokud je organizace rozdělena do více zahraničních poboček. Zaměstnanec i zaměstnavatel mohou těchto možností využít při poskytnutí souhlasu s elektronickým doručováním písemností.
Snižuje se tím vytížení odpovědných zástupců, kteří mohou příslušnou personální dokumentaci podepsat kdykoli a odkudkoli. Dokumenty totiž díky systémovému řešení není třeba tisknout, doručit, naskenovat ani fyzicky či elektronicky založit.
Proč do toho jít?
Onboardingové aplikace jsou stále populárnějším prvkem digitální transformace v HR managementu. Uchazeči a následně i zaměstnanci mohou díky nim jednoduše spravovat své informace a žádosti online, což zvyšuje jejich spokojenost a zároveň zlepšuje dostupnost HR služeb. Díky tomu se šetří čas i administrativní kroky, eliminuje cestování, ale také je potřeba méně dokumentů tisknout a trávit čas jejich manuální evidencí.
Výhody onboardingových aplikací ve zkratce:
- umožňují zahájit adaptaci kandidátů ještě před nástupem,
- usnadňují komunikaci personalistů s uchazeči během preboardingu a onboardingu,
- zajistí od kandidáta potřebná data a pohlídají u toho GDPR,
- rychle a bezpečně vše uloží, propojí a zpracují potřebné výstupy,
- omezí papírování,
- sníží chybovost,
- ušetří práci firmě i nováčkům.
Začtěte se do seriálu o digitální transformaci HR
V pětidílné sérii článků postupně představujeme aktuální prvky digitální transformace v jednotlivých personálních procesech. Dozvíte se:
- jaké jsou aktuální přínosy digitální transformace pro HR management,
- jak lze využít digitální technologie k inovaci HR procesů,
- jak může digitální transformace zvýšit efektivitu HR managementu,
- jak lze pomocí moderních nástrojů zjednodušit vedení personální administrativy.
Začali jsme výběrovým řízením, pokračujeme onboardingem. V dalších dílech se zaměříme na vzdělávání, elektronické vedení personální dokumentace, manažerské nástroje pro řízení a na plánování HR agendy. Vždy s konkrétními tipy z praxe.
