Přidělujete pracovní mobily nebo notebooky? Zabraňte chaosu a sepište pravidla
1. Potřeby se liší, poznejte ty své
Zvažte, kdo ke své práci notebook, mobil nebo auto opravdu potřebuje. Analýza potřeb podle pozic je základ, se kterým se pak dá pracovat. To potvrzuje třeba Tomáš Doležal, ředitel pro odměňování a benefity ve Vodafone ČR, kde vnímají notebook, mobil a služební vůz jako pracovní nástroje. Na mobil tak mají nárok všechny zaměstnankyně a zaměstnanci, notebook má většina a služební auto ty pozice, které ho pro práci využijí.
2. Vnímejte, co byznys potřebuje
Výpočetní technika musí podle Lukáše Richtera, senior IT manažera ve společnosti E.ON, reflektovat změny, kterými společnost i obor podnikání procházejí. Ty obvykle čím dál víc směřují k mobilitě a práci odkudkoliv. A tak v E.ONu obecně podporují využívání mobilů a notebooků na úkor stolních telefonů a počítačů.
3. Vsaďte na pravidla a vyvarujte se výjimek
Pro výpočetní a telekomunikační techniku Lukáš Richter doporučuje: „Vytvořte dlouhodobě udržitelný standard. A pak se snažte zabránit výjimkám a výjimkám z výjimek. Jakmile udělíte první výjimku, přijde veškerá hardwarová či softwarová standardizace vniveč.“ Přidělení výpočetní a telekomunikační techniky je u nich v kompetenci nadřízeného.
Vytvořte dlouhodobě udržitelný standard. A pak se snažte zabránit výjimkám a výjimkám z výjimek.
Výběr konkrétních položek probíhá podle potřeb zaměstnance ze standardizovaného IT katalogu. „Výhledově bychom rádi vypracovali matice, které pro každé pracovní místo stanoví přesné hardwarové i softwarové standardy. V tak dynamickém odvětví, jakým je IT, navíc ovlivněném nečekanými faktory, jako je například masivní home office kvůli zabránění šíření COVID-19, je však dlouhodobě udržitelná standardizace náročný úkol,“ tvrdí Lukáš.
Nabízíte novému zaměstnanci mobilní telefon, notebook nebo třeba služební auto? Neváhejte to napsat do inzerátu. Kandidáti to ocení.
4. Rozlište nutnost a benefit, který ovlivní daně
Jednou z nejdůležitějších věcí při nastavování systému je podle Tomáše Doležala rozlišení, co je pracovní nástroj a co benefit. „Pokud se třeba služební vůz využívá i pro soukromé účely, je to benefit, který podléhá zdanění. To musí být uvedeno ve směrnici, která definuje věcnou podstatu poskytovaných nástrojů a benefitů, stejně jako procesy a role při jejich správě. A určuje, jestli a jak se daní ve mzdě,” dodává podstatné hledisko, které zasahuje do mezd a účetnictví.
Jsou chytrý telefon a notebook ještě benefity?
Podle Lukáše Richtera to závisí na typu práce, ale u manažerů a obchodníků už je to standard. Obecně se podle něj nároky na výpočetní techniku zvyšují s tím, jak se mění pracovní podmínky a požadavky na zaměstnance. „To, co byl dřív benefit či nadstandard, se dnes stalo standardem. Přesto někteří zaměstnanci berou chytrý telefon nebo notebook jako přidanou hodnotu – zejména když jde o smartphone vyšší kategorie,“ připomíná. I podle Tomáše Doležala mohou smartphony představovat konkurenční výhodu. „Proto jsme v minulých letech několikrát revidovali nabídku telefonů pro zaměstnance a mělo to velký úspěch,“ říká s tím, že v nabídce benefitů mají ve firmě i zaměstnanecký tarif.
5. Shrňte vše do interní směrnice
Využívání všech pracovních nástrojů ošetřete v interní směrnici. Přesně definujte, která pozice má na jaké nástroje nárok. I ohledně firemních aut a pravidel jejich užívání je možné sepsat ucelený závazný předpis, tzv. car policy.
Vzor vnitřního předpisu zaměstnavatele o využívání výpočetní techniky a mobilních telefonů najdete zde. Podobný vzor vnitřního předpisu zaměstnavatele o používání služebních vozidel zase tady.
Pokud nemáte směrnici, uzavřete individuální písemnou dohodu. Každopádně všechno vymezte stručně, přehledně, jednoznačně, srozumitelně a v souladu s platnými zákony.
6. Písemně se dohodněte
Při práci na dálku je možné, že zaměstnanec využívá i vlastní pracovní nástroje a vybavení – auto (na které se vztahuje náhrada za použití vozidla a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu), notebook, telefon, nářadí, vybavení pracovního místa atp. V takovém případě mu podle § 151 zákoníku práce musí zaměstnavatel poskytnout náhradu výdajů, které vzniknou v souvislosti s výkonem práce (komplexně se náhradám výdajů věnuje celá sedmá část zákoníku práce). Náhrada není součástí mzdy a můžete se na ní se zaměstnancem dohodnout nebo ji stanovit vnitřním předpisem.
Příklad, jak jde náhradu zahrnout do dohody o home office, najdete tady.
Tím byste měli mít pracovní nástroje a pomůcky v pořádku zajištěné. Přejeme vám, ať s nimi zaměstnanci zacházejí opatrně a s rozmyslem.
