Zvažte, kdo ke své práci notebook, mobil nebo auto opravdu potřebuje. Analýza potřeb podle pozic je základ, se kterým se pak dá pracovat. To potvrzuje třeba Tomáš Doležal, ředitel pro odměňování a benefity ve Vodafone ČR, kde vnímají notebook, mobil a služební vůz jako pracovní nástroje. Na mobil tak mají nárok všechny zaměstnankyně a zaměstnanci, notebook má většina a služební auto ty pozice, které ho pro práci využijí.
Výpočetní technika musí podle Lukáše Richtera, senior IT manažera ve společnosti E.ON, reflektovat změny, kterými společnost i obor podnikání procházejí. Ty obvykle čím dál víc směřují k mobilitě a práci odkudkoliv. A tak v E.ONu obecně podporují využívání mobilů a notebooků na úkor stolních telefonů a počítačů.
Pro výpočetní a telekomunikační techniku Lukáš Richter doporučuje: „Vytvořte dlouhodobě udržitelný standard. A pak se snažte zabránit výjimkám a výjimkám z výjimek. Jakmile udělíte první výjimku, přijde veškerá hardwarová či softwarová standardizace vniveč.“ Přidělení výpočetní a telekomunikační techniky je u nich v kompetenci nadřízeného.
Vytvořte dlouhodobě udržitelný standard. A pak se snažte zabránit výjimkám a výjimkám z výjimek.
Výběr konkrétních položek probíhá podle potřeb zaměstnance ze standardizovaného IT katalogu. „Výhledově bychom rádi vypracovali matice, které pro každé pracovní místo stanoví přesné hardwarové i softwarové standardy. V tak dynamickém odvětví, jakým je IT, navíc ovlivněném nečekanými faktory, jako je například masivní home office kvůli zabránění šíření COVID-19, je však dlouhodobě udržitelná standardizace náročný úkol,“ tvrdí Lukáš.
Nabízíte novému zaměstnanci mobilní telefon, notebook nebo třeba služební auto? Neváhejte to napsat do inzerátu. Kandidáti to ocení.
Jednou z nejdůležitějších věcí při nastavování systému je podle Tomáše Doležala rozlišení, co je pracovní nástroj a co benefit. „Pokud se třeba služební vůz využívá i pro soukromé účely, je to benefit, který podléhá zdanění. To musí být uvedeno ve směrnici, která definuje věcnou podstatu poskytovaných nástrojů a benefitů, stejně jako procesy a role při jejich správě. A určuje, jestli a jak se daní ve mzdě,” dodává podstatné hledisko, které zasahuje do mezd a účetnictví.
Podle Lukáše Richtera to závisí na typu práce, ale u manažerů a obchodníků už je to standard. Obecně se podle něj nároky na výpočetní techniku zvyšují s tím, jak se mění pracovní podmínky a požadavky na zaměstnance. „To, co byl dřív benefit či nadstandard, se dnes stalo standardem. Přesto někteří zaměstnanci berou chytrý telefon nebo notebook jako přidanou hodnotu – zejména když jde o smartphone vyšší kategorie,“ připomíná. I podle Tomáše Doležala mohou smartphony představovat konkurenční výhodu. „Proto jsme v minulých letech několikrát revidovali nabídku telefonů pro zaměstnance a mělo to velký úspěch,“ říká s tím, že v nabídce benefitů mají ve firmě i zaměstnanecký tarif.
Využívání všech pracovních nástrojů ošetřete v interní směrnici. Přesně definujte, která pozice má na jaké nástroje nárok. I ohledně firemních aut a pravidel jejich užívání je možné sepsat ucelený závazný předpis, tzv. car policy.
Vzor vnitřního předpisu zaměstnavatele o využívání výpočetní techniky a mobilních telefonů najdete zde. Podobný vzor vnitřního předpisu zaměstnavatele o používání služebních vozidel zase tady.
Pokud nemáte směrnici, uzavřete individuální písemnou dohodu. Každopádně všechno vymezte stručně, přehledně, jednoznačně, srozumitelně a v souladu s platnými zákony.
Při práci na dálku je možné, že zaměstnanec využívá i vlastní pracovní nástroje a vybavení – auto (na které se vztahuje náhrada za použití vozidla a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu), notebook, telefon, nářadí, vybavení pracovního místa atp. V takovém případě mu podle § 151 zákoníku práce musí zaměstnavatel poskytnout náhradu výdajů, které vzniknou v souvislosti s výkonem práce (komplexně se náhradám výdajů věnuje celá sedmá část zákoníku práce). Náhrada není součástí mzdy a můžete se na ní se zaměstnancem dohodnout nebo ji stanovit vnitřním předpisem.
Příklad, jak jde náhradu zahrnout do dohody o home office, najdete tady.
Tím byste měli mít pracovní nástroje a pomůcky v pořádku zajištěné. Přejeme vám, ať s nimi zaměstnanci zacházejí opatrně a s rozmyslem.