8 tipů, jak mluvit s vedením firmy o HR
Získání respektu pokaždé začíná efektivní komunikací. To může být složité: HR specialisté a management nezřídka mluví i přemýšlí odlišně. Tady je pár tipů, jak tuto bariéru překonat.
1. Rozumějte prioritám svých šéfů
Je dobré znát, co je pro vedení důležité v krátkodobém i dlouhodobém horizontu. Vaše případné návrhy by se od toho měly přímo odrážet, nebo s tím být aspoň v základním souladu.
2. Stanovte si konkrétní cíl pro každé jednání
Definujte si předem, čeho chcete na dané schůzce s vedením dosáhnout. Identifikujte konkrétní problémy, ale přicházejte rovnou i s návrhy řešení, ideálně aspoň se dvěma, s plusy a minusy; šéfové si rádi vybírají z více možností.
3. Argumentujte čísly
Používejte data. Vedení podniku je zvyklé mít vše jasně podložené čísly.
V HR můžete měřit třeba to, jak dlouho u vás lidé zůstávají, kolik času a financí stojí nábor nového člověka nebo efektivitu školení. A data z výzkumů Alma Career vám pomůžou vyčíslit i takové věci, jako o kolik levněji vyjde firmu spokojený zaměstnanec oproti nespokojenému.
Velký účinek na vedení mají výsledky zaměstnaneckých průzkumů. Využít k nim můžete našeho Arnolda. Lidi rozmluví a vám připraví přehledný a užitečný report.
I když s konkrétním návrhem na úpravu nějakého procesu neuspějete, v dlouhodobém horizontu používáním dat vzděláváte management v tom, jak velký může mít HR vliv na úspěch firmy. A že i „soft skills“ můžou mít někdy velmi „hard“ efekt.
Jaká čísla zajímají vašeho šéfa?
- Jak dlouho trvá obsadit novou pozici. Kratší čas obvykle znamená efektivnější náborový proces.
- Náklady na nábor. Finance vynaložené na získání nového zaměstnance, včetně nákladů na inzerci, pohovory a onboarding.
- Odchody nových zaměstnanců. Procento nováčků, kteří firmu opustí během prvního roku. Ukazatel může odhalit problémy v náboru či onboardingu.
- Fluktuace. Procento těch, kteří v daném období firmu opustili. Vysoká fluktuace může znamenat bující nespokojenost mezi zaměstnanci nebo problémy s firemní kulturou.
- Doba, po kterou lidé zůstávají ve firmě. Delší čas může ukazovat na spokojenost zaměstnanců a stabilitu, ale i brzdu v růstu.
- Povýšení. Procento zaměstnanců, kteří v daném období postoupili v rámci firmy na lepší pozici. Ukazuje možnosti kariérního postupu.
- Školení. Management se zajímá o efektivitu nákladů na vzdělávání, respektive o jeho dopad na produktivitu a spokojenost zaměstnanců.
- Diverzita a inkluze. Například podíl žen v pracovním kolektivu a na vedoucích pozicích.
- Absence. Jak často zaměstnanci chybí v práci kvůli nemoci, dovolené či z jiných důvodů.
4. Buďte struční a jasní
Na dlouhé elaboráty nemá management čas ani kapacitu, vaše hlavní sdělení by mělo být stručné a jasné. Nicméně nebojte se zapojit krátký příběh, který s sebou nese emoce. I jinak chladní šéfové se jimi nechají občas strhnout. A nezapomeňte zdůraznit, jak daná věc pomůže úspěchu firmy.
5. Použijte vhodnou formu
Na něco stačí krátký e-mail s předmětem, který šéfovi jen tak nezapadne mezi ostatní poštu. Jindy je potřeba připravit si prezentaci. Dejte si na ní záležet, forma má někdy větší dopad než obsah. Nesnažte se říct všechno najednou, shrňte své sdělení do klíčových bodů. V případě dat si pomozte jednoduchými grafy a tabulkami.
Nejste dostatečně připraveni? Raději schůzku odložte. Cítíte, že máte v prezentování rezervy? Zkuste třeba kurzy psychologa a lektora Pavla Wiesera na Seduu.
Zároveň vytvářejte pravidelné reporty a nenechte se odradit chybějící zpětnou vazbou. Sama vaše aktivita může být bonus do příštího vyjednávání.
6. Budujte vzájemnou důvěru a respekt
Buďte otevření ohledně úspěchů i výzev, kterým čelíte. Mluvte o tom, co je reálné a co není. Své chyby přiznejte. Vždycky je lepší, když se je vedení dozví od vás než od někoho jiného. Jedním dechem ale navrhněte řešení situace a to, jak se přešlapům do budoucna vyhnout. Buďte připraveni na otázky a ty nepříjemné si neberte osobně. Zůstaňte profesionály.
Také nezapomínejte, že i generální ředitel je zaměstnanec vaší firmy. Dejte členům vedení najevo, že jste připraveni jim pomoci s jejich vlastními problémy.
7. Naslouchejte a reagujte
Pozorně vnímejte názory a zpětnou vazbu od managementu. Buďte flexibilní a ochotní své návrhy přizpůsobit měnícím se prioritám svých šéfů. Komunikujte s nimi jejich stylem a jazykem. Odkoukejte od kolegů, jaké taktiky při mluvení s managementem fungují a jaké ne. Poučte se z vlastních neúspěchů.
Snažte se zvýraznit svou schopnost facilitátora, třetí strany, která disponuje specifickou znalostí o firmě i jejich zaměstnancích, a může tak přinést užitečný vhled do nejrůznějších témat.
8. Převezměte iniciativu
Přihlaste se k řešení nějakého většího problému. Nebo zkuste úžeji spolupracovat s jiným oddělením ve firmě. Prokážete svou autoritu, proaktivitu a zároveň dáte ostatním nahlédnout do své práce. A v neposlední řadě tím v podniku najdete spojence.
HR bývá ve firmách viditelné hlavně v případě, když něco nefunguje. Je načase to změnit!
