Personalisté a personalistky s lidmi ve firmě komunikují téměř neustále, od nástupu až po jejich odchod. Starají se o udržování pozitivní firemní kultury, přilákání a udržení talentů, řešení problémů, plnění zákonných požadavků i podporu profesního růstu pracovníků.
Každý personalista se tak stává klíčovým hlasem společnosti, proto by měl v této oblasti mít alespoň základní přehled a své dovednosti neustále posouvat dál.
Pokud občas v komunikaci tápete, nebo si jen nejste jistí, máme pro vás 4 tipy, které lze použít téměř v jakékoliv situaci. Nastavení komunikace ulehčí, když si ujasníte základní kritéria.
Důležitá je identifikace různých skupin zaměstnanců ve vaší organizaci podle pracovního zařazení. To je hlavní kritérium, ale můžete volit i další, například věk, pohlaví nebo zájmy. Znalost publika vám pomůže navrhnout postupy, zásady i styl komunikace založené na společných charakteristikách a potřebách každé skupiny a zvýší efektivitu vaší práce.
Vedení může vyžadovat strategické aktualizace a finanční zprávy, zatímco kolegové v první linii budou potřebovat provozní pokyny. Definujte si:
Svá sdělení vytvářejte způsobem, který je pro dané publikum nejrelevantnější, tedy přizpůsobte je cílovému publiku nejen obsahově, ale soustřeďte se i na tón a jazykový styl. U globálních organizací je třeba vytvářet obsah tak, aby vyhovoval regionálním potřebám a bral v potaz kulturní odlišnosti a specifika.
Zamyslete se nad tím, jakým způsobem sdělení předat co nejefektivněji, umožníte tak i jeho správné pochopení a interpretaci. Vedle komunikačních kanálů, jako je intranet, bulletin nebo e-mail, zvažte třeba i vnitrofiremní blogy, různé aplikace nebo osobní setkání. Důležité je také načasování, dobře nastavený plán komunikace zajistí, že se správné informace dostanou včas ke správným lidem. To vše eliminuje problémy vzniklé následkem nedorozumění nebo špatných či opožděných informací.
Například pro zaměstnance, kteří mají přístup k počítači, můžete použít intranet, ale řidiči nebo obsluha strojů tuto možnost nemají. Pro tento segment pracovníků je vhodnější třeba aplikace, ke které budou mít přístup ve svém telefonu. V potaz vezměte i tištěné materiály. Jsou dobrou volbou pro zaměstnance, kteří nemají svůj pracovní stůl a pobývají většinu času v montážní hale nebo v terénu.
V oblasti lidských zdrojů jsou podstatné verbální i neverbální komunikační dovednosti. Je pravděpodobné, že vás ve vaší práci čekají i méně příjemné situace, a i zde je důležité zachovat věcný a konstruktivní tón rozhovoru. „Ve výsledku přinese více pozitivního než přísná výtka s výhrůžkou, která sice nemusí být vyslovena, ale doslova visí ve vzduchu,“ říká psycholožka Olga Lošťáková, která ve videokurzu vysvětluje, jak zvládnout obtížné komunikační situace.
Zaměstnanci se cítí dobře, pokud komunikují s někým, kdo se o ně zajímá a naslouchá jim. Pokud z vás vyzařuje důvěryhodnost, pracovníky to uklidní a podpoří v nich jistotu, že jejich problém nevyzní do ztracena, ale že se jeho řešení dostane odpovídající pozornosti. Stejně tak je významný takt a empatie při hodnocení výkonu zaměstnanců, jejich pokárání nebo propouštění. I obtížné situace hrozící konfliktem se dají díky konverzačním dovednostem vyřešit v klidu a s grácií.
Komunikace je vždy oboustranná. Věnujte péči komunikovaným tématům a stylu konverzace, ale naslouchejte také zpětné vazbě od zaměstnanců. Můžete ji získat různými způsoby, od softwarových řešení přes pravidelné průzkumy prováděné v určitých intervalech až po interní fóra, relace Q&A nebo schránky s návrhy, přičemž ve většině případů je možné i anonymní vyjádření.
Sběr zpětné vazby přitom nemusí být jen plošný, zaměřit se dá i na různé skupiny, třeba na vedení společnosti nebo specializované týmy (finanční, regionální apod.), případně se pobavit o tématu přímo s vybranými zaměstnanci.
HR oddělení by v těchto situacích mělo být proaktivní. Nečekejte, jestli se lidé ozvou sami od sebe, pobídněte je. O každé nově zřízené možnosti hromadně informujte a také na ni upozorněte nově nastupující kolegy.
Tento poměrně jednoduchý krok ukazuje pracovníkům, že jejich názory jsou důležité – a to je zase důležité pro vás a pro firmu. Zaměstnanci, kteří se cítí být rovnocennými partnery v komunikaci, totiž podávají 4,6× lepší výkon. Jsou také angažovanější, což vede ke zvyšování obchodních úspěchů společností.