Jak vést hybridní týmy? Inspirujte se u ČSOB, Scia nebo Alberta
Hybridní pracoviště pomáhá firmám skloubit práci lidí, kteří pracují na dálku, a těch, co dochází do kanceláře. Zaměstnancům umožňuje větší flexibilitu a rovnováhu mezi prací a soukromým životem, zaměstnavatelé díky němu mají spokojenější lidi a nižší náklady. Ze správně zvolené formy spolupráce benefitují všichni.
Jaké máte možnosti hybridní formy spolupráce?
- Flexibilní. Zaměstnanci se po dohodě s nadřízenými sami rozhodují, kdy budou pracovat z domova a kdy z kanceláře. Pouze informují, zda se v práci fyzicky objeví.
- Pevně stanovená. Firma určuje konkrétní počet dní, kdy lidé mohou zůstat doma, případně vybere, které dny v týdnu je potřeba do práce dorazit.
- Především v kanceláři. Tato forma dává možnost práce na dálku, ale většinu času upřednostňuje osobní přítomnost na pracovišti. Hodí se hlavně pro týmy, jejichž členové mezi sebou potřebují blíže spolupracovat.
- Především na dálku. Zaměstnanci pracují převážně na dálku a do kanceláře dochází jen ve výjimečných případech, například na porady, prezentace nebo jiná setkání.
V ČSOB se schází aspoň jednou týdně
Podobně jako v některých jiných firmách také v Československé obchodní bance zavedli hybridní formu spolupráce po pandemii, kdy ji mnoho lidí začalo považovat za nový standard. Vsadili při tom na důkladné proškolení zaměstnanců. Díky projektu Hybridní schůzky bez stresu všechny seznámili s procesy i důležitými pravidly, která umožňují hladší spolupráci. Například doporučení mít zapnutou kameru, nezapomínat na online kolegy a oslovovat je průběžně s dotazy. I nyní najdou pracovníci na intranetu školicí materiály a doporučení a v každé zasedačce návody k obsluze zařízení. K ruce je jim také IT oddělení, které řeší případné technické potíže.
Přestože hybridní schůzky fungují, celé týmy se stále osobně schází v kanceláři alespoň jednou týdně na poradě, na kterou chodí všichni členové. Tam, kde to pracovní podmínky dovolí, mohou zaměstnanci pracovat z domova 2 dny v týdnu. V měsíčním vyjádření by měli do kanceláře chodit minimálně 60 % pracovní doby. Konkrétní podoba a rozsah práce na dálku přitom záleží na dohodě mezi manažerem a týmem.
Albert sází na dohodu a volnost
Na centrále maloobchodního řetězce forma práce záleží na dohodě s nadřízeným a týmem. Podle Barbory Vanko z Alberta mají zaměstnanci často plnou flexibilitu. S koordinací činností vzdálených pracovníků a lidí v kanceláři pomáhají technologie, ale také firemní kultura postavená na týmovosti a čestnosti.
Albert se snaží dosáhnout rovnováhy mezi prací a osobním životem i na prodejnách, kde práce na dálku není možná, a to pomocí zkrácených úvazků. V různých podobách je využívá 40 % zaměstnanců, především maminky, studenti nebo senioři.
Společnosti Scio pomáhají technologie
Pro Scio je na prvním místě důvěra. Díky tomu si tu každý do značné míry určuje, kdy a odkud bude pracovat. Pro lepší koordinaci s ostatními je klíčové mít přehled o tom, zda jsou zaměstnanci v kancelářích, nebo aspoň na příjmu. Aby o sobě lidé věděli, využívá společnost vlastní aplikaci Scio Personal, kde všichni informují o své nepřítomnosti, případně i o tom, kdy plánují dorazit.
Technologie vnímají ve Scio jako skvělého pomocníka pro hybridní fungování. Google WorkSpace a BaseCamp představují základ, který využívá prakticky každý člověk ve firmě, a to včetně externistů. První sada nástrojů slouží zaměstnancům k dosažení plynulejšího pracovního procesu. Díky jednotnému systému cloudových nástrojů si kolegové vzájemně snadněji sdílí pracovní dokumenty, dostanou se k nim na více zařízeních a mohou ve více lidech upravovat soubor v reálném čase.
Systém BaseCamp se firmě osvědčil jako sofistikovaná platforma pro každodenní koordinaci týmů. Uživatelé sami tvoří skupinky a rozhodují se, koho do nich přizvou a kdo k jakým dokumentům dostane přístup. Nástroj ve svém jádru přenáší zodpovědnost na koncové uživatele, aniž by byla ohrožena bezpečnost. Tím Scio šetří čas na úkonech, které by bez BaseCampu museli udělat firemní administrátoři.
Kromě zmíněného základu se zde klade důraz i na to, aby všichni měli přístup ke svému pracovnímu počítači i vnitrofiremní síti skrz dvoufázové ověření a VPN.
Tipy, jak nastavit hybridní formu práce
Vést hybridní tým neznamená ztratit produktivitu. Naopak to může pomoci ke spokojenějším a věrnějším zaměstnancům. Toto jsou 3 doporučení, která mohou koordinaci takových týmů usnadnit.
1. Komunikovat se musí i na dálku
Pro hladký průběh hybridní spolupráce je komunikace naprostým základem. Vyplatí se mít vhodné nástroje, které pomohou získat přehled o stavu jednotlivých úkolů i o tom, kdo je zrovna v kanceláři.
2. Zaměstnanci poradí
Každé firmě se k hybridní formě spolupráce osvědčil jiný přístup. Některé sází na absolutní flexibilitu, jiné se chtějí potkávat častěji. I proto se vyplatí zjistit, jaká forma spolupráce bude lidem vyhovovat nejvíc. Nástroj pro zaměstnanecké průzkumy Arnold k tomu má speciálně připravenou konverzaci, díky níž zjistíte vše potřebné.
3. Proškolit lidi se vyplatí
Je důležité, aby zaměstnanci měli přehled, co je potřeba splnit, do kdy a jak jejich práce přispěje k fungování společnosti. Klíčové je vědět, že mají všechny procesy v malíku. Zvláštní pozornost je třeba věnovat nováčkům a nechat je, aby si práci osvojili a zorientovali se ve firemní kultuře.
