Administratívy spojenej s personálnou dokumentáciou sa len tak ľahko nezbavíme, pretože je povinná zo zákona. A je jedno, či ide o rodinnú firmu s piatimi zamestnancami alebo o veľkú nadnárodnú spoločnosť. Digitálna transformácia nám však môže túto povinnosť uľahčiť. Dá sa využiť pri všetkých fázach spracovania dokumentov:
Podobne ako vznikajú rôzne aplikácie pomáhajúce pri nástupe zamestnanca, vyvíjajú sa tiež dátové sklady, elektronické úložiská a digitálne archívy, ktoré je možné využívať okrem iného aj na ukladanie a sprístupňovanie HR dokumentácie. Ako príklady HR systémov, ktoré sa venujú aj týmto oblastiam, je možné uviesť BambooHR, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud a Sage HRMS.
Aké sú výhody takýchto online úložísk?
Personálna dokumentácia je z hľadiska archivácie a likvidácie špecifická v dvoch ohľadoch:
Aj pri využívaní moderných digitálnych nástrojov je potrebné myslieť na bezpečnosť. Kvôli zachovaniu dôvernosti nezabudnite dôsledne nastaviť potrebné úrovne prístupových oprávnení, obmedziť zobrazovanie a ukladanie dokumentov mimo úložiska a taktiež zabezpečiť bezpečnosť pripojenia oprávnených osôb k digitálnemu archívu.
Niektoré dokumenty je potrebné podľa aktuálne platných právnych predpisov archivovať až 50 rokov od skončenia pracovného pomeru. Z dôvodu potreby dlhodobého uloženia je potrebné zvoliť a udržiavať vhodné formáty elektronických dokumentov. V súčasnosti sú najbežnejšími formátmi pre mzdovú a personálnu dokumentáciu PDF a ODF. Na dlhodobú archiváciu je možné využiť aj špeciálnu verziu PDF, a to formát PDF/A, ktorý je licencovaný ako ISO štandard, pretože zabezpečuje, že dokumenty zostanú rovnaké bez ohľadu na aplikáciu, ktorá bola použitá na ich otvorenie. Pri výbere majte na pamäti, že digitálne archívy musia poskytovať nielen dostatočné zabezpečenie uloženej dokumentácie, ale tiež umožňovať jej prehliadanie počas celého obdobia archivácie.
Ak sa vám podarí prekonať prípadnú počiatočnú nedôveru k elektronicky spravovanej dokumentácii a zavediete ju do svojej každodennej praxe, uľahčíte si aj jej skladovanie a likvidáciu.
Celý proces archivácie elektronických dokumentov môžete ľahko ukončiť automatickým zlikvidovaním. Stačí nastaviť exspiračné lehoty pre jednotlivé súbory alebo príkazy na hromadné vymazanie dát. Likvidácia personálnej dokumentácie v elektronickej forme je výrazne časovo aj organizačne jednoduchšia než skartácia papierovej dokumentácie.
Pri splnení vyššie uvedených podmienok sa využitie digitálnej transformácie pozitívne prejaví vo viacerých ohľadoch, keď vám umožnia:
A potom sa budete môcť viac venovať ľudom a menej papierom.
Prečítajte si náš seriál o digitálnej transformácii v oblasti ľudských zdrojov
V päťdielnej sérii článkov postupne predstavujeme aktuálne prvky digitálnej transformácie v jednotlivých HR procesoch. Dozviete sa:
Už sme sa venovali výberovému konaniu, onboardingu a vzdelávaniu. V poslednej častisa zameriame na manažérske nástroje riadenia a na plánovanie HR agendy. Vždy s konkrétnymi radami z praxe.