Za 12 minút vyplnené. INDEX Spokojnosti ukáže, čo riešiť ako prvé, hovorí Michal Musil

1. 4. 20263 minúty čítania

Za necelú štvrťhodinu majú zamestnanci hotovo – a HR získa rýchlu diagnostiku, kde je firma silná a kde je potrebné zabrať. Michal Musil pomáha zamestnávateľom zavádzať konverzačné prieskumy Arnold tak, aby priniesli konkrétne kroky pre manažérov aj vedenie. V rozhovore ukazuje, ako funguje nový INDEX Spokojnosti: preverí 10 kľúčových oblastí, vygeneruje reporty po tímoch a vďaka AI zhrnutiu pomôže nastaviť priority. Pridáva aj praktické tipy na internú komunikáciu, zber vo výrobe či nastavenie anonymity.

Zamestnanecké prieskumy: INDEX Spokojnosti

Arnold je overený konverzačný nástroj pre zamestnanecké prieskumy – namiesto dlhých dotazníkov vedie s ľuďmi krátky, neformálny rozhovor. Najnovšie k tematickým „pulzným“ prieskumom pribudol aj INDEX Spokojnosti, ktorý zamestnávateľom poskytuje širšiu diagnostiku firemnej kultúry naprieč kľúčovými oblasťami a prehľadné výstupy za firmu, tímy či lokality.

Michal, čo je Arnold a aká je vaša rola?

Arnold je nová generácia zamestnaneckých konverzačných prieskumov. Moja rola je v oblasti Customer Success, kde spolupracujem s klientmi hlavne v Česku, na Slovensku aj v CEE regióne. Pomáham im nástroj správne zaviesť, vysvetliť ho manažmentu aj zamestnancom a nastaviť proces tak, aby mal prieskum reálny dopad.

Arnold vznikol z jednoduchého dôvodu: pre zamestnávateľov je čoraz dôležitejšia firemná kultúra a spokojnosť ľudí. Zamestnanecké prieskumy pomáhajú mapovať amosféru vo firme a pracovať so spätnou väzbou tak, aby to viedlo ku konkrétnym zmenám.

V čom sa Arnold líši od bežných prieskumov?

Keď sme pred rokmi analyzovali trh, videli sme množstvo „old school“ prieskumov – dlhé dotazníky, niekedy dokonca model papier–ceruzka, často sterilné online formuláre, ktoré nemali potrebný efekt.

Preto sme to postavili inak: Arnold je konverzačný prieskum vo forme krátkeho rozhovoru, väčšinou na 3 – 5 minút podľa témy. Vie automaticky generovať prehľadné reporty pre manažérov aj HR, aby sa s výsledkami dalo pracovať rýchlo a konkrétne – čo funguje, čo nefunguje, kde je problém v tíme, kde naprieč firmou.

Prečo ste okruh prieskumov rozšírili o INDEX Spokojnosti a v čom sa líši od doterajšej ponuky? Je to „len“ ďalšia téma konverzácie?

Pôvodne sme Arnolda budovali hlavne ako sadu krátkych prieskumov zameraných na konkrétne témy – napríklad rozvoj ľudí, spoluprácu v tíme alebo spokojnosť v určitej oblasti. Postupne sme ale videli potrebu „úvodnej diagnostiky“: pre firmy, ktoré dlho žiadny prieskum nerobili, alebo napríklad pre HR riaditeľa, ktorý do firmy prišiel ako nový a nevie, čím začať.

INDEX je širšie mapovanie atmosféry a spokojnosti naprieč firmou. Personalistom ukáže, čo funguje a kde naopak ľudia najčastejšie vnímajú priestor na zlepšenie – a pomôže im rozhodnúť, pri ktorých témach ísť viac do hĺbky.

Prirovnávam to k preventívnej prehliadke u lekára: raz za rok alebo za dva prejdem základnou „kontrolou“ naprieč dôležitými oblasťami. A keď sa niekde niečo nepozdáva, až potom idem na detailnejšie vyšetrenie k špecialistovi. INDEX je tá prevencia – a nadväzujúce tematické konverzácie sú ten „špecialista“.

INDEX Spokojnosti pokrýva viac oblastí. Ako ste ich vyberali?

Vychádzali sme z prieskumu, ktorý kolegom v zahraničí funguje už niekoľko rokov. Prečistili sme sadu otázok a spoločne s českými metodológmi došli k 30 výrokom, ktoré reprezentujú 10 oblastí ovplyvňujúcich spokojnosť ľudí a fungovanie organizácie. Zamestnanci výroky hodnotia a môžu ich aj komentovať. Pozrite sa, ako taká konverzácia vyzerá.

INDEX Spokojnosti

Komplexný firemný prieskum naprieč kľúčovými oblasťami:

Pracovné podmienky
Spolupráca s nadriadeným
Rozvoj a vzdelávanie zamestnancov
Vzťahy a atmosféra
Naplnenie v práci
Načúvanie zamestnancom
Budúcnosť v spoločnosti / lojalita
Interná komunikácia
Ohodnotenie a kariérna perspektíva
Organizácia práce

Vyplnenie zaberie menej ako 15 minút.

Pre koho je INDEX Spokojnosti vhodný?

Všeobecne majú prieskumy väčšiu hodnotu vo väčších organizáciách – keď má firma 30 až 50 ľudí, HR často atmosféru pozná „z prevádzky“. Akonáhle sa počet zamestnancov pohybuje zhruba od 50 vyššie, dáva systematické meranie väčší zmysel, pretože už nemáte prirodzený prehľad o všetkom.

Ideálne chceme spolupracovať s organizáciami, ktoré stoja o spätnú väzbu a majú ambíciu s ňou pracovať. Firemnú kultúru a atmosféru berú ako konkurenčnú výhodu a zamestnancov chcú zapájať do zlepšovania.

Predchádzajúce skúsenosti s prieskumami nie sú potrebné – klienta procesom prevedieme a všetko nastavíme, vysvetlíme.

Špecifické sú medzinárodné firmy, ktoré majú povinný globálny prieskum raz alebo dvakrát ročne – tam hrozí „preprieskumovanie“. V takom prípade dáva zmysel INDEX dobre zladiť s tým, čo už vo firme beží.

Aké typické situácie rieši INDEX Spokojnosti najlepšie? Kedy ho odporúčate nasadiť?

Primárne je to prevencia a dlhodobý nástroj pre rast organizácie, zníženie fluktuácie a posilnenie retencie a angažovanosti zamestnancov – niektoré firmy ho spúšťajú raz ročne, iné raz za pol roka, aby videli posun.

Zároveň pomáha aj v konkrétnych situáciách: napríklad po reorganizácii alebo pri výrazných zmenách. A je skvelý aj pre nových HR manažérov, ktorí do firmy nastúpia a potrebujú rýchlo pochopiť, čo funguje a čo treba riešiť.

Firmy najčastejšie podstupujú „preventívnu prehliadku“ s INDEXOM Spokojnosti raz ročne. Keď ukáže na slabé miesta, môžu danú oblasť zmapovať viac do hĺbky pomocou vhodne zvoleného krátkeho prieskumu. Niektorí zamestnávatelia idú cestou INDEXU Spokojnosti raz za pol roka, ak chcú rýchlejšie sledovať posun.

Michal Musil

Product Sales & Customer Success Manager Arnold, Alma Career

Pri INDEXe Spokojnosti môžu firmy využiť prednastavený dotazník, alebo si ho upraviť. Kedy odporúčate štandard a kedy úpravy?

Máme to postavené tak, aby bol prieskum relevantný pre technologickú firmu, retail aj výrobu. Výroky je možné upraviť alebo niečo pridať, ale keď firmy držia štandardnú verziu, môžeme im časom ponúknuť aj benchmarky – a všeobecne lepšiu porovnateľnosť s ďalšími firmami v odbore.

Typicky klienti buď jemne preformulujú niečo, čo im nesedí, alebo si pridajú 2 – 3 vlastné otázky. To sa dá urobiť tak, aby sa nenarušila porovnateľnosť kľúčových častí.

Už máte prvé výsledky – aká je napríklad návratnosť odpovedí oproti kratším konverzáciám?

U Arnolda máme priemernú návratnosť okolo 65 – 70 %. INDEX je nasadený zhruba 3 mesiace, prešlo ním už šesť firiem a návratnosť je zatiaľ 81 %.

Dostávate od klientov spätnú väzbu, v akých oblastiach častejšie narážajú na problémy?

Z toho, čo zatiaľ vidíme, častejšie „zasvieti“ organizácia práce a samozrejme odmeňovanie / kariérna perspektíva – tam ľudia často vnímajú priestor na posun.

Ako rýchlo sa dá INDEX nasadiť a čo by mala mať firma pripravené?

Naši odborníci z Customer Success klienta celým nastavením prevedú a 1 – 2 týždne trvá spustenie. Príprava je potrebná, ale hlavne v zmysle získania si dôležitých ľudí vo vnútri firmy. Kľúčové je zapojiť tri skupiny:

vedenie ako ambasádora (nie aby to „chcelo len HR“),
manažérov, ktorí potom riešia tímové témy a pracujú s reportmi,
HR ako realizátora a koordinátora.

Ideálne je, keď manažér nepríde na poradu s tým, že „HR má ďalší projekt, nejako to vyplňte“, ale naopak: „S výsledkami chceme pracovať, bude to krátke a dáva to zmysel.“

Máte odporúčania, ako INDEX prezentovať, aby ľudia verili, že má zmysel odpovedať?

Základ je podpora vedenia a manažérov – a potom kvalitná interná komunikácia. Pomáha jasne povedať, na čo to je, čo z toho budú mať zamestnanci, a hlavne potom ukázať, že sa s výsledkami naozaj pracuje. Fungujú dobre formulované e-maily, zaujímavé plagáty, pripomenutie a zrozumiteľne vysvetlené, „čo bude po prieskume“.

Ako je možné postupovať vo výrobe alebo u ľudí bez firemného e-mailu či mobilu?

V praxi sa v týchto prípadoch najčastejšie posiela prieskum na súkromný e-mail alebo telefón – vo výrobe funguje SMS veľmi dobre: príde odkaz, človek klikne a za 10 minút má prieskum vyplnený. Pri súkromných kontaktoch vieme klientom poradiť, ako je možné efektívne získať súhlasy s ich použitím.

Vieme využiť aj QR kódy – mali sme napríklad výrobnú firmu so šiestimi stovkami ľudí, kde sa vylepili QR kódy, dobre sa to podporilo internou komunikáciou a návratnosť bola okolo 75 %.

Ako pracujete s psychologickým bezpečím respondentov a kedy odporúčate anonymitu odpovedí?

V implementácii veľmi mapujeme, ako personalisti vnímajú psychologické bezpečie v danej firme. Keď je nízke, dáva zmysel prieskum spustiť v plnej anonymite – ľudia odpovedajú bez mena a odpovede sa priraďujú len k tímu či divízii.

Je to ale „niečo za niečo“: keď sa napríklad ukáže, že máte zamestnanca, ktorý nevidí budúcnosť vo firme, v anonymnom režime na to nedokážete reagovať. Preto často používame variant, kedy si anonymitu volí sám respondent – vo firmách, kde je dôvera aspoň základne nastavená. V takom režime časť ľudí odpovie pod menom a výsledky sú akcieschopnejšie.

Je možné očakávať, že anonymita prinesie iné výsledky?

Nemáme to zatiaľ presne zmerané. Všeobecne platí hypotéza, že anonymita môže ľudí „otvoriť“, ale zároveň sa niekedy stáva, že anonymné komentáre bývajú menej konštruktívne. Keď ľudia odpovedajú pod svojím menom, komentáre sú častejšie vecné a použiteľné.

Ako rýchlo majú firmy k dispozícii výsledky INDEXu Spokojnosti?

Zber dát trvá zhruba 7 – 10 dní, niekedy dva týždne – vieme pomáhať notifikáciami a pripomienkami pre tých, ktorí ešte neodpovedali.

HR vidí výsledky v administrácii v reálnom čase. Akonáhle sa prieskum ukončí, spracujú sa manažérske reporty a HR ich môže hneď odoslať. Nie je tam čakanie typu „mesiac dva na spracovanie“, ako to niekedy býva u externých výskumných agentúr.

Ako vyzerá ideálny proces po zbere dát? Kto dostane aké reporty?

Arnold pozná organizačnú štruktúru firmy a reporty generuje automaticky podľa nej. Manažér vidí svoj tím, vedúci oddelenie, board svoje časti alebo celú firmu – a rovnaké výsledky má k dispozícii aj HR.

Logika práce s výsledkami je potom jasná: board a HR typicky riešia celofiremné témy (napríklad internú komunikáciu, stratégiu, benefity), zatiaľ čo manažéri sa zamerajú na tímové a individuálne veci (napríklad vyššia záťaž na konkrétnom oddelení alebo horšie rozdelenie zodpovedností a rolí v tíme).

Čo konkrétne prináša AI zhrnutie?

Umelú inteligenciu využívame hlavne dvomi spôsobmi. Prvý: AI prejde celý report vrátane dát, grafov, komentárov, sumarizuje výsledky a poskytne rýchly prehľad najdôležitejších zistení. Tie navyše vizuálne rozdelí na oblasti pozitívne, neutrálne a tie na zlepšenie. Zhrnutie pripraví za celú firmu, v priebehu 15 sekúnd potom vie vyfiltrovať oddelenie alebo tím podľa vašich požiadaviek. Pozrite sa na ukážku (na odkaze si cez ikonku môžete prepnúť do slovenskej verzie).

Personalistom samozrejme odporúčame insighty od AI overovať, aj keď na výstupy máme dobrú spätnú väzbu a neustále ladíme prompty.

Druhou možnosťou je analýza komentárov: keď vám z päťsto zamestnancov odpovie osemdesiat otvorenými komentármi, AI ich zoskupí podľa tém, takže ľahko uvidíte, čo sa v odpovediach opakuje. Potom sa samozrejme dá ísť do detailu a komentáre si prečítať.

Ako odporúčate interpretovať výsledky a na čo si dať pozor?

Čo je dôležité: zamestnanecký prieskum je niečo ako celofiremná retrospektíva. Cieľom nie je len hľadať negatívne veci, ale aj potvrdiť, čo dlhodobo funguje - a tieto silné stránky vedome komunikovať dovnútra firmy.

A keď sa objavia slabšie miesta, odporúčam rozlišovať:

opakovane slabé témy → urobiť akčný plán a ukazovať ľuďom, čo sa mení,
nové zhoršené témy → rýchlo zistiť príčinu a snažiť sa jav eliminovať.

Zaujal vás konverzačný prieskum Arnold? Objednajte si skúšobnú verziu zadarmo.
Chcete vedieť viac? Rezervujte si online stretnutie s našimi konzultantmi. Ukážeme vám, ako prieskumy od Arnolda vrátane novinky INDEX Spokojnosti fungujú, a poradíme, ako ich efektívne využiť vo vašej firme.