Administrativy spojené s personální dokumentací se jen tak nezbavíme, protože je povinně daná právními předpisy. A je jedno, jestli jde o rodinnou firmu s pěti zaměstnanci, nebo nadnárodní společnost. Digitální transformace nám ale práci může usnadnit. Je možné ji využít pro všechny fáze zpracování dokumentů:
Obdobně jako vznikají různé aplikace pomáhající s nástupem, rozvíjejí se také datové sklady, elektronická úložiště a digitální archivy, které je možné využívat mimo jiné i pro ukládání a zpřístupňování HR dokumentace. Mezi příklady personálních systémů, které mají ošetřené i tyto oblasti, lze uvést BambooHR, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud nebo Sage HRMS.
Jaké jsou výhody takových online úložišť?
Personální dokumentace je z pohledu archivace a likvidace specifická ve dvou ohledech:
I při využívání moderních nástrojů je nutné myslet na zabezpečení. Pro zachování důvěrnosti nezapomeňte důsledně nastavit potřebné úrovně přístupových oprávnění, omezit zobrazování a ukládání dokumentů mimo úložiště a zajistit pro pověřené osoby bezpečné připojení do digitálního archivu.
Některé dokumenty musíme podle aktuálně platných právních předpisů archivovat až 45 let od ukončení pracovního poměru. Z důvodu dlouhodobého uložení je třeba zvolit a udržovat vhodné formáty elektronických dokumentů. Aktuálně jsou nejběžnějšími formáty pro personální dokumentaci PDF a ODF. Pro dlouhodobou archivaci může být využita i speciální verze PDF, a to formát PDF/A, který je licencován jako ISO standard, protože zajišťuje, že dokumenty zůstanou stejné bez ohledu na aplikaci, která byla použita k jejich otevření. Myslete při výběru na to, že digitální archivy musí nejen zajišťovat dostatečné zabezpečení uložené dokumentace, ale také umožňovat její zobrazení po celou archivační lhůtu.
Když se vám podaří překonat možnou počáteční nedůvěru v elektronicky spravovanou dokumentaci a zavedete ji do běžné praxe, usnadníte si také její skladování a likvidaci.
Celý proces archivace elektronických dokumentů můžete snadno zakončit automatickým zlikvidováním. Stačí nastavit expirační lhůty u jednotlivých souborů nebo příkazy pro hromadné mazání dat. Likvidace personální dokumentace v elektronické formě je výrazně časově i organizačně snazší než skartace papírové dokumentace.
Při splnění výše uvedených podmínek se využití digitální transformace pozitivně projeví v několika ohledech, kdy vám umožní:
A věnovat se pak můžete více lidem než papírům.
Začtěte se do seriálu o digitální transformaci HR
V pětidílné sérii článků postupně představujeme aktuální prvky digitální transformace v jednotlivých personálních procesech. Dozvíte se:
Již jsme se věnovali výběrovým řízením, onboardingu a vzdělávání. V dalších dílech se zaměříme na manažerské nástroje pro řízení a na plánování HR agendy. Vždy s konkrétními tipy z praxe.