Konec papírování v HR? Konkrétní příklady, jak vám digitalizace usnadní práci s dokumenty

4. 6. 20243 minuty čtení

Místo aby věnovali úsilí náboru talentů a lidem ve firmě, musí personalisté řešit desítky hodin měsíčně administrativu. Teď se ale blýská na lepší časy. Stále víc HR pracovníků přichází na chuť vedení osobní dokumentace elektronickou formou. Ušetří tak spoustu času a také peněz nejen za tisk a posílání dokumentů poštou. Jak na to?

Digitální transformace HR managementu: elektronická dokumentace

Administrativy spojené s personální dokumentací se jen tak nezbavíme, protože je povinně daná právními předpisy. A je jedno, jestli jde o rodinnou firmu s pěti zaměstnanci, nebo nadnárodní společnost. Digitální transformace nám ale práci může usnadnit. Je možné ji využít pro všechny fáze zpracování dokumentů:

získávání dat,
vytváření HR dokumentace,
podepisování smluv,
zpřístupňování dokumentů,
ukládání a archivaci,
likvidaci.

K bezpapírovému HR oddělení musíme ještě ujít kus cesty. Naposledy k němu přispěla novela zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, která začala platit 1. října 2023. Ta zlegalizovala elektronické doručování personální dokumentace na e-mailové adresy nebo do datových schránek, pokud s tím zaměstnanci nebo uchazeči souhlasí.

Důležité informace na pár kliků

Obdobně jako vznikají různé aplikace pomáhající s nástupem, rozvíjejí se také datové sklady, elektronická úložiště a digitální archivy, které je možné využívat mimo jiné i pro ukládání a zpřístupňování HR dokumentace. Mezi příklady personálních systémů, které mají ošetřené i tyto oblasti, lze uvést BambooHR, SAP SuccessFactors, Oracle HCM Cloud nebo Sage HRMS.

Jaké jsou výhody takových online úložišť?

Snadnější přístupnost. Digitální archivy umožňují uživatelům (nejčastěji zaměstnancům nebo zaměstnavatelům) jednoduše vyhledávat a získávat potřebné dokumenty online. To se vyplatí zejména v situaci, kdy je vše uloženo u externího poskytovatele nebo na vzdáleném místě.
Rychlejší vyhledávání. Získání konkrétního dokumentu z tradičního archivu s papírovými spisy může být časově velmi náročné. Použití digitálního archivu často trvá jen několik sekund. Šetří nejen čas, ale také logistické náklady, protože si potřebný dokument vyhledáte kdekoli a nemusíte se pro něj dopravovat do mnohdy vzdáleného archivu.

Povalují se právě teď na stole vašich kolegů vytištěné životopisy? Asi víte, že to není moc profesionální ani bezpečné. Přejděte raději s celým náborem do Teamia. Vaši kolegové začnou číst životopisy v mobilu třeba při cestě do práce a hned vám je jedním kliknutím ohodnotí. Méně papírů, méně zbytečných e-mailů. Přečtěte si, co vše Teamio umí.

Hlavně vše dobře zabezpečit a dlouho uchovat

Personální dokumentace je z pohledu archivace a likvidace specifická ve dvou ohledech:

1. Obsahuje osobní údaje a další důvěrné informace

I při využívání moderních nástrojů je nutné myslet na zabezpečení. Pro zachování důvěrnosti nezapomeňte důsledně nastavit potřebné úrovně přístupových oprávnění, omezit zobrazování a ukládání dokumentů mimo úložiště a zajistit pro pověřené osoby bezpečné připojení do digitálního archivu.

2. Dokumenty je potřeba uchovávat po desetiletí

Některé dokumenty musíme podle aktuálně platných právních předpisů archivovat až 45 let od ukončení pracovního poměru. Z důvodu dlouhodobého uložení je třeba zvolit a udržovat vhodné formáty elektronických dokumentů. Aktuálně jsou nejběžnějšími formáty pro personální dokumentaci PDF a ODF. Pro dlouhodobou archivaci může být využita i speciální verze PDF, a to formát PDF/A, který je licencován jako ISO standard, protože zajišťuje, že dokumenty zůstanou stejné bez ohledu na aplikaci, která byla použita k jejich otevření. Myslete při výběru na to, že digitální archivy musí nejen zajišťovat dostatečné zabezpečení uložené dokumentace, ale také umožňovat její zobrazení po celou archivační lhůtu.

Ušetříte za archivaci i likvidaci dokumentace

Když se vám podaří překonat možnou počáteční nedůvěru v elektronicky spravovanou dokumentaci a zavedete ji do běžné praxe, usnadníte si také její skladování a likvidaci.

Celý proces archivace elektronických dokumentů můžete snadno zakončit automatickým zlikvidováním. Stačí nastavit expirační lhůty u jednotlivých souborů nebo příkazy pro hromadné mazání dat. Likvidace personální dokumentace v elektronické formě je výrazně časově i organizačně snazší než skartace papírové dokumentace.

Při splnění výše uvedených podmínek se využití digitální transformace pozitivně projeví v několika ohledech, kdy vám umožní:

zrušit fyzické archivy na ukládání personální dokumentace,
zredukovat poplatky za uložení personální dokumentace u externích dodavatelů archivačních služeb,
automaticky likvidovat již nepotřebné záznamy v elektronickém archivu.

A věnovat se pak můžete více lidem než papírům.

Zuzana Šidlichovská

Manažerka kvality a HR, působí také jako lektorka a vyučující na Vysoké škole polytechnické Jihlava a Univerzitě Karlově.

Začtěte se do seriálu o digitální transformaci HR

V pětidílné sérii článků postupně představujeme aktuální prvky digitální transformace v jednotlivých personálních procesech. Dozvíte se:

jaké jsou aktuální přínosy digitální transformace pro HR management,
jak lze využít digitální technologie k inovaci HR procesů,
jak může digitální transformace zvýšit efektivitu HR managementu,
jak lze pomocí moderních nástrojů zjednodušit vedení personální administrativy.

Již jsme se věnovali výběrovým řízením, onboardingu a vzdělávání. V dalších dílech se zaměříme na manažerské nástroje pro řízení a na plánování HR agendy. Vždy s konkrétními tipy z praxe.

Všechny články