Time manažment sa výrazne zmenil. 5 vecí, ktoré naozaj fungujú
Úlohou HR je pomôcť zvládať time manažment na úrovni jednotlivých pozícii, resp. osôb, ako aj na úrovni nastavenia konkrétnych procesov podniku. Vždy však majte na pamäti, že problémy v time manažmente môžu mať dve príčiny. Jedna je v nastavení systému a druhá je v nastavení termínov. Ani ten najlepšie vyladený systém si nevie poradiť s nerealistickými očakávaniami.
Spoznáte, že niečo nefunguje tak, ako má?
Typickým signálom je nedodržiavanie termínov, meškanie projektov a nízka produktivita napriek vyťaženosti. Varovným znamením však môže byť aj znížená kvalita práce a častejšie chyby. Pod prílišným časovým tlakom zamestnanci často uprednostnia povrchné riešenia.
Dôležité je všímať si aj preťaženie a stres kolegov, ktoré sa môže typicky prejavovať demotiváciou a následne až vyhorením. Ak ľudia nestíhajú, majú vysokú mieru nadčasov a sú viditeľne vyčerpaní, frustrovaní a strácajú motiváciu, zhoršuje sa rovnováha medzi pracovným a súkromným životom. Najhorším dôsledkom môžu byť odchody kľúčových zamestnancov. Ľudia sa nadriadeným často boja oznámiť, čo ich trápi. Nášmu Arnoldovi sa však zveria, vyskúšajte ho zadarmo.
Aké sú najčastejšie problémy v time manažmente?
Zle zvládnutý time manažment sa väčšinou neprejavuje jedným zásadným problémom, ale skôr kombináciou viacerých menších zlyhaní, ktoré sa postupne nabaľujú. S akými problémami sa môžeme stretnúť vo firemnej praxi?
- Absencia nastavenia priorít a jasných cieľov – zamestnanci často nevedia, čomu sa majú venovať ako prvému, čo je najdôležitejšie a čo môže počkať.
- Zlý odhad časovej náročnosti a nerealistické plánovanie – pri zostavovaní plánov treba vychádzať z realistických časových rámcov.
- Časté vyrušovanie, nedostatok sústredenia, zbytočný multitasking – preskakovanie medzi úlohami znižuje výkonnosť a zvyšuje chybovosť.
- Odkladanie a prokrastinácia – zamestnanci sa vyhýbajú nepríjemným alebo nejasným úlohám, čo zhoršuje plynulosť ich práce.
- Nejasné kompetencie a chýbajúci systém – ak nie je jasne definované, kto za čo presne zodpovedá, nevyhnutne dochádza k zbytočnému prekrývaniu úloh alebo, naopak, k zanedbaniu niektorých činností.
- Preťažovanie – dlhodobé prideľovanie nadmerného množstva úloh vedie k únave, vyhoreniu a poklesu motivácie.
- Perfekcionizmus – vedie k zbytočne strávenému času na detailoch, ktoré nemajú veľký vplyv na výsledok.
- Chýbajúca interná komunikácia a spätná väzba – ak o problémoch neviete, nemôžete ich riešiť. Ak zamestnanci nemajú pocit, že svoje problémy majú komu komunikovať, strácajú záujem.
Rola HR je nezastupiteľná
Z pohľadu HR je time manažment integrálnou súčasťou rozvoja zamestnancov. Problematiku však nehodno zužovať len na výkonnosť a efektivitu, time manažment zohráva úlohu aj v podpore budovania zdravej pracovnej kultúry a rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Úloha HR je nezastupiteľná v nasledujúcich činnostiach:
- Vzdelávanie a rozvoj – od školení a workshopov až po koučing a mentoring.
- Podpora a nástroje – pomoc pri implementácii nástrojov na plánovanie a riadenie projektov.
- Kultúra a firemná politika – vytváranie vhodných podmienok, pomoc s internou komunikáciou.
- Hodnotenie a spätná väzba – hodnotenie výkonnosti a efektivity, organizácia prieskumov pre spätnú väzbu.
Objavte 5 zásad moderného time manažmentu
V minulosti bol time manažment viac zameraný na kontrolu a rutinu pevne stanovených procesov s dôrazom na organizáciu práce a disciplínu. V súčasnosti sa pohľad na túto problematiku výrazne zmenil. Na efektivitu využitia času sa viac nazerá cez špecifiká každého jednotlivca, cieľom je poskytnúť mu také podmienky, aby vedel pracovať sústredene, efektívne a hlavne udržateľne.
Aktuálne môžeme v time manažmente pozorovať viacero nových prístupov:
1. Zameranie sa na „deep work“ a optimálne využitie energie každého jednotlivca znamená umožniť zamestnancovi čo najväčšie ponorenie sa do práce, pracovať maximálne sústredene. V praxi to znamená minimalizáciu rušenia, zavádzanie časových blokov vyhradených na jednu úlohu, snaha prispôsobiť pracovný režim a rutinu zamestnancovým špecifickým potrebám a biorytmom. Zistiť, kedy je najproduktívnejší a najsústredenejší, a umožniť mu, aby v tomto čase riešil tie najdôležitejšie a najnáročnejšie úlohy. Menej náročné úlohy, typicky e-maily alebo administratívu, môže riešiť aj v čase, keď je jeho energia nižšia.
2. Eliminácia tzv. žrútov času, aktivít, ktoré rozptyľujú a bránia ľuďom plne sa sústrediť na dôležité úlohy. Množstvo zamestnancov zisťuje, že veľkú časť dňa im zaberajú aktivity, ktorých prínos je pre výsledok práce sporný. Najrýchlejšie šíriacimi sa žrútmi času sú tie pochádzajúce z digitálneho priestoru, často súvisiace s prokrastináciou. Častá kontrola e-mailov, skrolovanie sociálnych médií bez konkrétneho dôvodu a podobne. Môžu nimi však byť aj nadbytočné administratívne úlohy spojené s nesprávne nastavenými internými procesmi, či množstvom stretnutí a meetingov.
3. Novú dynamiku do oblasti prinášajú AI asistenti pre plánovanie. So základnými úlohami môžu pomôcť už overené služby, ako sú ChatGPT alebo Google Gemini. Na trhu sú však dostupné aj špecializované aplikácie, ako sú napríklad Motion, Reclaim.ai alebo Clockwise, ktoré využívajú umelú inteligenciu na plánovanie úloh, berúc do úvahy preferencie používateľa, minimalizujú konflikty stretnutí a navrhujú najlepšie časy na sústredenú prácu. AI tiež môže sumarizovať mítingy, triediť e-maily, alebo automatizovať opakujúce sa úlohy.
4. Zásadnou zmenou je však zmena myslenia a firemnej kultúry. Zamestnávatelia sa čoraz častejšie namiesto sledovania odpracovaných hodín zameriavajú na dosahovanie konkrétnych výsledkov a cieľov. To povzbudzuje zamestnancov k efektívnejšiemu využívaniu pracovného času. Zároveň firmy poskytujú ľuďom väčšiu autonómiu a dôveru, aby si mohli sami manažovať svoj čas a úlohy, čo pomáha zvyšovať ich angažovanosť a zodpovednosť.
5. Kombinácia nových prístupov a nástrojov môže firmám pomôcť nielen zlepšiť individuálny time manažment, ale aj vytvoriť produktívnejšie, menej stresujúce a angažovanejšie pracovné prostredie. Kľúčom je nájsť to, čo funguje najlepšie pre konkrétnu organizáciu a jej kultúru, a neustále sa prispôsobovať aktuálnej situácii.
Prečítajte si viac
Nástroje, ktoré vás zbavia rutinných činností. Zoznámte sa s Business Intelligence
Psychohygiena na každý deň: Čo môže urobiť HR pre duševnú pohodu pracovníkov?
Nech vám nábory frčia aj počas dovolenky. 6 tipov, vďaka ktorým vás kolegovia ľahšie zastúpia
