Ukončení pracovního poměru a offboarding
Obsah článku:
Jak zabránit zbytečným výpovědím a odchodům z práce
Prevence je vždy lepší než řešení důsledků. I v HR platí, že je lepší se o své zaměstnance zajímat a starat průběžně než se zaměstnancem diskutovat nad už podepsanou výpovědí. A co jako prevence zabírá?
Tady máte základní pravidla:
- Mluvte se zaměstnanci – o pozitivních věcech i o problémech.
- Dávejte si ve firmě zpětnou vazbu.
- Vybírejte mezi kandidáty pečlivě a postavte si silný tým.
- Věnujte se nováčkům a kvalitnímu onboardingu.
- Nepodceňujte průběžnou péči o zaměstnance.
- Pracujte na firemní kultuře.
Když prevence nezabírá
- Nezvyklých projevů ve vzájemné komunikaci.
- Náhlých změn chování.
- Zhoršení pracovních výsledků.
Pokud přímý nadřízený nebo personalista nějaké změny u kolegy zachytí, je fér se s daným člověkem sejít a o všem si na rovinu popovídat. Mnohdy zjistíte, že za nezvyklým chováním stojí třeba osobní problémy. A v takovém případě můžete být zaměstnanci oporou a náročné období společně zvládnout.
Díky včasnému rozpoznání problémů můžete zakročit a případné výpovědi zabránit.
Když vám chce zaměstnance přebrat konkurence
Nejčastěji vaše zaměstnance budou lákat na lepší peníze, zajímavé benefity nebo třeba lákavější náplň práce – to se stává. Bránit se můžete prevencí, kterou už jsme zmiňovali. Tedy tím, že budete dlouhodobě pracovat na dobrých vztazích a firemním prostředí.
Hlídejte si talentované zaměstnance
Pokud mezi svými kolegy máte opravdové talenty nebo takové chcete do firmy nalákat, zjistěte, zda máte dobře nastavené mzdy.
Mohly by pomoct následující kroky:
- Zajistěte, aby kolem sebe měli další inspirativní lidi, od kterých se můžou učit.
- Dopřejte talentovaným kolegům pracovní výzvy.
- Ujistěte se, že má práce vašich lidí smysl a dopad.
- Pracujte společně na firemní kultuře a na stmelování kolektivu.
- Každý zaměstnanec by měl mít svůj rozvojový plán.
- Pomáhejte zaměstnancům s balancováním pracovního a soukromého života – ukažte, že jim věříte, a dopřejte jim flexibilitu.
Ukončení pracovního poměru – dohodou, nebo výpovědí?
K ukončení pracovního poměru může dojít ze strany zaměstnance, zaměstnavatele a samozřejmě i dohodou obou stran. Asi k nejčastějším formám ukončení patří:
Výpověď ve zkušební době
Ve zkušební době může zaměstnanec, ale i zaměstnavatel ukončit pracovní poměr bez udání důvodu a nebo z jakéhokoli důvodu. Tomuto scénáři je samozřejmě lepší předejít, protože odchody ve zkušební době zvyšují náklady na nábor, míru fluktuace a mnohdy se jim dá vyhnout zvládnutým onboardingem a otevřenou komunikací v týmu.
Je dobré vědět, že ve zkušební době zaměstnavatel nemůže pracovní poměr rozvázat pouze tehdy, pokud byl zaměstnanec prvních 14 dnů v pracovní neschopnosti. Zaměstnanec může pracovní poměr ukončit, i když je na neschopence. Zajímavé také je, že při ukončení pracovního poměru ve zkušební době není potřeba dodržet ani žádnou výpovědní lhůtu. Končí automaticky dnem, kdy je dokument s výpovědí doručený či předaný zaměstnanci nebo naopak zaměstnavateli.
Dohoda o ukončení pracovního poměru
O dohodě je řeč pouze tehdy, pokud s ukončením pracovního poměru a s jeho podmínkami souhlasí opravdu obě strany. Dohoda musí být písemná, s podpisem obou stran a je lepší, když obsahuje také důvod výpovědi. Zejména kvůli zaměstnanci, když má nárok na odstupné (například pokud odchází z organizačních důvodů). Pokud se následně bude hlásit na úřad práce, bude mít nárok i na vyšší výměru podpory v nezaměstnanosti a doložení důvodu ukončení pracovního poměru bude potřebovat.
Výpověď z pracovního poměru
Výpověď ze strany zaměstnance musí být připravená v písemné formě a zaměstnanec ji musí podepsat. Zaměstnavatel ji podepisovat ani nemusí, stačí, když ji převezme. Výpověď začíná platit dnem doručení a od prvního dne nového měsíce automaticky začne běžet výpovědní lhůta 2 měsíce. Zaměstnanec ve výpovědi nemusí udat důvod, proč výpověď podává.
Výpověď ze strany zaměstnavatele také musí být v písemné formě, podepsaná a druhá strana (zaměstnanec) ji podepisovat nemusí. Důležité ale je, že zaměstnavatel může výpověď podat pouze z důvodů, které jsou uvedené v zákoníku práce. Důvody jsou následující:
- organizační změny (například nadbytečnost, zrušení pobočky apod.),
- zdravotní důvody,
- nesplňování předpokladů a požadavků,
- porušování povinností zaměstnance.
Když propouštíte z důvodu organizačních změn, zaměstnanci náleží odstupné. Výpověď je platná opět ode dne doručení zaměstnanci a od začátku nového měsíce po doručení výpovědi automaticky začíná běžet dvouměsíční výpovědní lhůta.
Odchází vám kolega? Nepodceňte to a náhradu za něj začněte hledat včas. Nejlépe tam, kde je kandidátů nejvíc. Na našich portálech Jobs.cz, Prace.cz, Atmoskop.cz nebo v aplikaci Práce za rohem najdete desetitisíce uchazečů ze všech oborů.
Co zahrnuje offboarding?
Jednotlivé kroky offboardingu se mohou lišit podle toho, z jakého důvodu k ukončení pracovního poměru došlo. Tyto 4 základní body ale budou platit vždy:
- Spolupráce s manažerem – buďte v kontaktu s manažerem a v komunikaci směrem k zaměstnanci, ale také ke zbytku týmu buďte jednotní. Dohodněte se, kdy změnu v týmu oznámíte – můžete tak zabránit šíření polopravd a spekulací.
- Dokončení a předání práce – včas řešte, kdo po stávajícím zaměstnanci převezme jeho povinnosti. Pokud bude potřeba, domluvte se na předání práce a zaškolení nového kolegy.
- Výstupní pohovor a výstupní dotazník pro zaměstnance – když je to aspoň trochu možné, snažte se ke konci výpovědní lhůty naplánovat osobní výstupní rozhovor. Dejte na něm zaměstnanci prostor, aby vám mohl dát zpětnou vazbu a sdělit vše, co mu při odchodu přijde důležité. V některých firmách využívají místo rozhovorů výstupní dotazníky. Návratnost ale nebývá velká a tato forma postrádá lidskost. Pohovory a dotazník se ale dají i kombinovat.
- Praktické záležitosti – převezměte si všechny firemní předměty a dokumenty (přístupová karta, počítač nebo třeba firemní nářadí). Samozřejmostí by mělo být i potvrzení, že zaměstnanec vrátil vše. Nezapomeňte dořešit dovolenou, případné odstupné a nachystejte včas dokumenty jako zápočtový list, výstupní list a potvrzení o zdanitelných příjmech. Po odchodu zaměstnance nezapomeňte zrušit všechny přístupy do firemních systémů a nastavit přeposílání mailů přímému nadřízenému.
Přemýšlejte o alumni programu
Alumni programy jsou zatím běžnější v zahraničí. Myšlenku ale mají skvělou a není důvod, proč by se nedaly v nějaké podobě využít i v našem prostředí a zakomponovat do offboardingu. Alumni program je komunita bývalých zaměstnanců. Takové sdružení udržuje kontakt mezi firmou a bývalými zaměstnanci. Společnost tak dává najevo, že pokud už byl jednou člověk její součástí, patří k ní napořád. Ještě běžnější než ty korporátní jsou v zahraničí alumni programy absolventů vysokých škol. Pokud někdo vystudoval Harvard, je hrdým „harvarďanem“ napořád. Podobný pocit si ale může odnést i zaměstnanec, když se přesune do jiné práce a k jiným projektům.
Investice do lidí je ve firemním prostředí obvykle ta nejvyšší. Peníze vydáte za nábor i udržení člověka v práci, když hradíte nejrůznější vzdělávací programy, ale také když řešíte firemní benefity nebo well-being zaměstnanců. Díky alumni programům můžete však získat také něco nazpět.
Výhody firemních alumni programů
- Dáváte člověku pocit hrdosti, že k vaší komunitě stále patří, což příznivě ovlivňuje employer brading – jméno firmy.
- Budujete síť profesionálů, kteří se k vám můžou v budoucnu zase vrátit.
- Spokojený bývalý zaměstnanec se navíc nebude bát doporučit známé z oboru.
TOP 5 světových alumni programů
- P&G Alumni – nezisková organizace, která zahrnuje dohromady 50 tisíc bývalých zaměstnanců a pomáhá jim zůstat vzájemně v kontaktu.
- HSBC Alumni – organizují i pravidelné akce, kde podporují vztahy mezi stávajícími a bývalými zaměstnanci. Oběma skupinám navíc dávají možnost se přednostně přihlásit na vypsané pozice. Ještě dřív než je nabídnou zájemcům mimo organizaci.
- Accenture Alumni – společenství funguje už od roku 2001. Nedávno ji ale oživili redesignem webu, kde sdílí třeba pracovní nabídky, novinky o firmě i pozvánky na nejrůznější akce.
- McKinsey Alumni – komunita zahrnuje více než 30 tisíc členů napříč 125 zeměmi a jsou zvyklí mezi sebou sdílet know-how, diskutovat a vzájemně se obohacovat o tipy na novinky z jednotlivých oborů.
- Coca-Cola Alumni – ve firmě věří, že když udrží kontakt mezi stávajícími a bývalými zaměstnanci, nepřijdou postupně o know-how a investice, které do lidí vkládají. Alumni programy také podporují firemní kulturu, která je lidem blízká ještě dlouho poté, co odejdou.
Rozdíl mezi offboardingem zaměstnance, který dostal výpověď, a člověka, který odchází sám
Odchod zaměstnance, který dostal výpověď
Není jiná cesta a musíte se s člověkem, nebo dokonce s několika zaměstnanci rozloučit? Věnujte dostatek času přípravě. Komunikujte interně v rámci HR oddělení a nebojte se říct si seniorním kolegům o radu. Komunikujte také s manažery a nadřízenými lidí, kteří by měli z firmy odejít. Je velmi důležité, abyste byli sladění.
Víte, co je quiet firing a quiet quitting?
Quiet firing označuje situace, kdy zaměstnavatel nepřímo nutí zaměstnance k tomu, aby odešel z práce. Například tím, že nastaví podmínky spolupráce tak nevhodně, že zaměstnanec nakonec odejde sám. Docházet by k tomu samozřejmě nemělo.
Quiet quitting zase označuje situaci, kdy je zaměstnanec demotivovaný, nebere svou práci vážně, odpracuje jen to nejnutnější a co nejdřív z práce mizí domů. Pokud si u někoho ze svých lidí všimnete podobného chování, začněte co nejrychleji jednat, aby se podobný trend nešířil i mezi ostatní.
Dobře načasujte komunikaci k lidem, kterých se výpověď týká, ale také k lidem, kteří ve firmě zůstanou a měli by firmu například podržet v krizi nebo jen zůstat neovlivnění negativní náladou způsobenou odchodem kolegy.
V žádném případě výpověď neuspěchejte. Tím spíš, kdyby mělo odejít víc lidí. Dejte každému prostor a možnost nepříjemnou informaci vstřebat.
Když zaměstnanec odchází sám
Ve chvíli, kdy dostanete výpověď do ruky, zkuste ještě rozhodnutí zvrátit. Svolejte schůzku s manažerem a ptejte se zaměstnance na důvody, které ho k rozhodnutí vedly. Pokud jde například o nějaké nedorozumění či hádku v týmu, můžete se pokusit vše vyřešit. Pokud je o svém rozhodnutí zaměstnanec přesvědčený, respektujte to a snažte se, aby se poslední týdny ve firmě cítil pokud možno co nejlépe.
Někdy ale přes veškerou snahu můžou být pro obě strany poslední dny spíš nepříjemné. V takové chvíli je lepší zaměstnanci nabídnout, aby si vybral například zbytek dovolené a pak mohl rovnou odejít. Nezapomeňte ale včas naplánovat výstupní pohovor, nebo alespoň poslat výstupní dotazník. Tam zaměstnanci dopřejte čas a prostor, aby vám mohl sdělit zkušenosti a bilancovat své působení ve firmě. Do ničeho ho ale nenuťte.
Ať už kolega odchází za jakýchkoliv okolností, vždy mu poděkujte za odvedenou práci, a až přijde čas, nezapomeňte se slušně a nejlépe osobně, s podáním ruky rozloučit.
Jak jednat při úmrtí zaměstnance
Občas se bohužel stane, že zemře zaměstnanec firmy. V takovém případě je potřeba myslet na psychiku jeho kolegů stejně jako na praktické záležitosti, které musí firma vyřídit.
S kolegy zesnulého jen nejlepší začít pracovat už v den, kdy se o smrti dozví. Klíčové je pak období prvního týdne, kdy zažívají největší šok. Pracovníky připravte na stavy, které se u nich mohou objevit, a nabídněte jim podporu. Mohou se u nich aktivovat jejich vlastní traumata ve formě úzkostí, fobií, panik, strachů z nemocí, z řízení, problémů s trávením, bolestí hlavy, zad, pískání v uších, třesu a podobně. Určitě pomůže nabídnout volno, aby se kolegové mohli zúčastnit pohřbu.
Jak offboarding zvládnout jako HRdina s hlavou vztyčenou
Řešení výpovědí, nespokojených zaměstnanců nebo třeba nespokojených manažerů, krize ve firmě nebo třeba negativní zpětné vazby bude vždy patřit k náročnějším disciplínám HR oboru. V těchto chvílích je klíčové zachovat chladnou hlavu, zajistit co možná nejvíc informací o vzniklé situaci a pak jednat.
Pokud s ukončením pracovního poměru zaměstnance zatím nemáte příliš zkušeností, je dobré spolupracovat se seniornějším kolegou a danou situaci s ním konzultovat. Příprava je totiž v těchto případech naprostý základ, a to i když už patříte k matadorům HR.
Nezapomeňte na psychohygienu
Při řešení výpovědí a podobných negativních situací se tělo dostává pod tlak a prožívá zvýšený stres. A to dokonce i tehdy, když máte pocit, že jste sebezkušenější nebo že si práci a starosti příliš nepřipouštíte k tělu. Tělo na negativní zkušenosti často reaguje podvědomě, tedy aniž bychom si to přímo uvědomovali. Pokud tedy v práci řešíte náročnější úkoly a období, je důležité pracovat na duševní hygieně a stres účinně odbourávat:
- Pracujte na organizaci svého času a kvalitním time managementu.
- Budujte dobré vztahy se svými blízkými, ale také sami se sebou.
- Ve volném čase se věnujte svým koníčkům, nevypouštějte je.
- Myslete na zdravou stravu, příjem tekutin a pravidelný pohyb.
- Nepotlačujte své emoce a snažte se myslet pozitivně.
- Naučte se odbourávat stres a dopřejte si odpočinek (případně meditaci).
- Nezapomínejte na kvalitní spánek, zejména v náročném období by to měla být samozřejmost.
V neposlední řadě neztrácejte humor a nebojte se někdy i na vážnější situaci podívat s nadhledem. S tréninkem vám může pomoci třeba článek 15 velmi specifických důvodů pro odchod z práce, snad se aspoň trošku pobavíte.
