Odměňování zaměstnanců – základ HR
Obsah článku Odměňování zaměstnanců – základy pro HR:
Význam odměňování zaměstnanců a základní pojmy
Říká se, že člověk nežije, aby pracoval, ale pracuje, aby žil. Jenže pokud si chce život skutečně užívat, tak očekává, že za svou práci dostane i odpovídající odměnu. Peníze sice nejsou to jediné, co lidi na práci zajímá. Zaměstnanci mění pozice i z mnoha jiných důvodů. Nespokojenost s odměnami má ale nesporně vliv na náladu lidí a jejich efektivitu.
Odměňování za práci navíc není otázka moderní doby. Za práci se platilo už v Egyptě při stavbě pyramid. Odměna ale byla originální. Šlo o 4–5 litrů piva na den. Podobných příkladů z historie je ale mnohem víc, takže není náhoda, že je odměňování zaměstnanců důležitou součástí firemní strategie i dnes.
Motivace a odměňování pracovníků
Jsou lidé, kteří berou práci jako místo, kde si můžou vydělat potřebné peníze. Takoví zaměstnanci využijí pravděpodobně každou příležitost ke zvýšení platu a překážka pro ně nemusí být ani výpověď. To ale nemusí být špatně. Peníze třeba v danou chvíli opravdu potřebují, a jsou tak pro ně důležitější, než aby řešili, jestli je práce například bude bavit.
Existuje ale čím dál víc lidí, kteří si uvědomují, že až když ve své práci vidí smysl a cítí se tam dobře, jsou skutečně spokojení. A nějaká tisícovka navíc tyhle skutečnosti nevyváží. Každý má ale hodnoty postavené malinko jinak, má jinou finanční situaci, a tudíž jiné priority. Podle toho se bude i rozhodovat. Pamatujte také na to, že motivace zaměstnanců se může měnit v průběhu jejich věku podle toho, co zrovna ve svém životě řeší.
Co si odnést do praxe? Dlouhodobě podhodnocení zaměstnanci jsou míň efektivní, frustrovaní a demotivovaní. Práce sice není jen o penězích, ale finance jsou její důležitá součást, kterou byste neměli podceňovat.
Nepleťte si základní pojmy jako mzda a plat
Pokud jste už v HR praxi delší dobu, tyhle pojmy spojené s odměňováním vás zřejmě nerozhodí. Nováčkům se ale možná bude hodit malé opáčko:
- Plat dostávají státní zaměstnanci a úředníci, ale také učitelé nebo umělci, pokud pracují pro nějakou příspěvkovou organizaci státu a mají sjednanou pracovní smlouvu. Platy se navíc řídí tabulkami s jasně danou výší odměny.
- Mzda se týká všech, kteří pracují v soukromé firmě a nespadají do popisu výše. Je pak celkem jedno, jestli je firma s. r. o., nebo třeba a. s. Také zaměstnancům osob samostatně výdělečně činných chodí na účet mzda.
Protože platy se řídí tabulkami s pevným rámcem pro výši poskytované odměny, budeme se dále v HR Akademii věnovat spíš nastavení mzdy, za kterou jsou často zodpovědní právě personalisté.
Strategie a struktura odměňování
Jak nastavit strategii odměňování?
Aby vůbec mohla vzniknout odpovídající strategie odměňování, je potřeba se na to důsledně připravit. Pokud s tímto nemáte zkušenost, je dobré se obrátit na služby profesionálů – firem, které se zabývají nastavením mzdových systémů nebo celkově strategiemi odměňování. Ti vám budou schopní připravit řešení na míru. Případně vás navedou, na co byste se měli zaměřit a na co nezapomenout.
Strategie odměňování pak může vycházet z různých konceptů, resp. modelů odměňování, které firma přenese do svých podmínek a přijme za své. Je potřeba říct, že žádný z modelů není horší či lepší, každý ale bude snáz implementovatelný v jiném firemním prostředí.
Některé z modelů odměňování:
- Odměňování, které vychází z řízení podle cílů (MBO = management by objectives) – často používaná metoda odměňování především z důvodu snadného a rychlého zavedení. Výše odměny je navázaná na splnění SMART cílů, které jsou Specifické, Měřitelné, Akceptovatelné, Realizovatelné a Termínované.
- Projektové odměňování – na projektovém odměňování obvykle není postavená celá struktura odměňování, ale například její část, kdy proplacení bonusů závisí na dokončení a kvalitě některých klíčových projektů firmy.
- Odměňování podle kompetencí (soft skills a hard skills) – kompetencemi se v tomto případě nerozumí pravomoce, ale určité měkké či technické dovednosti (soft a hard skills). Firma může mít např. pro každou pozici definované technické a měkké dovednosti, které když uchazeč splňuje, je přijat a je mu přidělená (podle firmy) odpovídající odměna. Pokud se v průběhu své kariéry naučí další dovednosti, může se kariérně i v rámci ohodnocení posunout.
- Odměňování podle vyvážených ukazatelů výkonnosti (BSC = Balanced Scorecard) – patří mezi ty nejnáročnější, ale zároveň nejtransparentnější modely. BSC systém vytváří vazbu mezi strategií a operativními činnostmi s důrazem na měření výkonu. Teprve po vyhodnocení výkonu je vyčíslen nárok na odměnu. Implementace BSC systému do firmy i samotné vyhodnocování ale zabere nějaký ten čas a vyžaduje dostatek zkušeností.
Nebuďte nešťastní, pokud si nedokážete představit, který z modelů by ve vaší firmě fungoval. Tyto, ale i další modely odměňování lze vzájemně kombinovat tak, aby vyhovovaly potřebám společnosti a zaměstnanců. Zavést vám je pomůžou odborníci na odměňování a mzdové systémy.
Fixní a variabilní složka mzdy
Odměňování by mělo mít i jasnou strukturu, která bude pro zaměstnance snadno pochopitelná. Měli by vědět, jak to ve firmě v tomhle směru chodí a kolik můžou získat na odměnách, když se budou snažit. To vše by se měl člověk dozvědět ještě předtím, než do nové práce nastoupí. Nezapomeňte proto základní strukturu probrat už v průběhu náboru. Obvykle je struktura následující:
- základní mzda – fixní složka odměny,
- bonusy, prémie či odměny – variabilní část odměny,
- finanční benefity – jako třeba 13. plat,
- nefinanční benefity – například příspěvek na sportovní vyžití.
Myslete ale na to, že i sebevyšší mzdu zaměstnanec časem začne brát jako samozřejmost, která se mu každý měsíc připíše na účet. Proto spousta firem volí k základu ještě pohyblivou (variabilní) složku mzdy, která může být navázaná na dokončení klíčových projektů nebo na to, kolik zaměstnanec firmě vydělá.
V každé společnosti ale přikládají jednotlivým složkám struktury jinou důležitost a není pravidlem, že všichni zaměstnavatelé nabízí všechny body této struktury. Přístup společnosti k odměňování zaměstnanců by měla definovat strategie odměňování.
Mzdové porovnávání a spokojenost zaměstnanců
Mnoho firem se snaží zajistit férovost v odměňování, takže si nechají zpracovat mzdové porovnávání. Tímto srovnáváním se zabývá celá řada společností. Nesrovnávejte však mzdy vaší firmy s průměrem nebo jen s malým vzorkem firem. Výsledky mohou být zavádějící a zaměstnanci nespokojení.
Jak poznat, že je ohodnocení fér a zaměstnanci jsou spokojení?
Strategii i strukturu odměňování jste nastavili a nějak funguje. Jak ale zjistíte, že se zaměstnanci necítí dlouhodobě frustrovaní z pocitu, že jsou ohodnocení nedostatečně? Kromě mzdového srovnání vám může pomoci průzkum spokojenosti zaměstnanců.
Ten nemusí být zaměřený jen na celkovou spokojenost s náplní práce, vzděláváním či teambuildingy. Ptejte se citlivě, ale pravidelně i na spokojenost s ohodnocením práce zaměstnanců. Nejste si jistí, jak se ptát? S tím vám může pomoct konverzační robot Arnold. Ovládá celou škálu důležitých firemních témat (včetně odměňování), takže decentně zjistí, co si vaši lidé myslí. Nevěříte? Vyzkoušejte, jak funguje. Snadno přijdete na to, zda vám bude vyhovovat pro každodenní praxi.
Funguje transparentní odměňování?
Transparentní odměňování může znamenat dvě různé věci. Jednak stav, kdy jsou informace o výši odměn ostatních kolegů (žen i mužů) dostupné všem, ale také důkladnou informovanost všech zaměstnanců o struktuře odměňování ve firmě. Tedy o tom, na základě čeho jim je přiřazená určitá mzda a jak funguje systém prémií, finančních a nefinančních benefitů.
Na to, zda by mělo být odměňování v obou těchto ohledech transparentní, mají různé firmy různé pohledy. Výzkum veřejného mínění od společnosti ppm factum research s.r.o. z roku 2018 ale naznačuje, že drtivá většina dotazovaných by transparentnost ve zmíněných oblastech přivítala. Jednoznačná odpověď na tohle téma ale neexistuje. O mzdách je důležité mluvit. V některých společnostech je ale diskuse možná jen ve směru nadřízený–podřízený. Jinde třeba i skupinově. Finance vždy byly a budou citlivé téma a nelze od pasu říct, co vám ve firmě bude fungovat.
V praxi s sebou totiž transparentnost často nese nepochopení. A to zejména proto, že někteří kolegové těžko snesou, že někdo další má o 20 % vyšší mzdu, ačkoli dělá stejnou práci (zejména v očích zaměstnanců). Jenže kolega s vyšší mzdou se může navíc podílet na mnoha dalších projektech, projevovat iniciativu, může se vzdělávat nad rámec povinností, být rychlejší nebo mít know-how, které ostatní nemají. Potom už dává smysl, že jeho mzda může být vyšší než u ostatních.
I transparentní odměňování je především o kvalitní komunikaci. Aby ale mohlo fungovat, zaměstnanci musí umět naslouchat a dokázat přijmout úspěch ostatních. Je to tedy i o lidech a firemní kultuře, která u vás panuje.
Buďte transparentní i v rámci náboru
Pokud si hned netroufáte jít na světlo s odměnami všech svých zaměstnanců, dejte tomu čas. Mezitím se můžete zaměřit třeba na přehlednost a transparentnost svých inzerátů. Třeba na Slovensku už nějakou dobu funguje zákon, který dává zaměstnavateli povinnost zveřejnit výši mzdy nebo její rozmezí už v inzerátu. Trochu protiklad je, že u nás údaj o mzdě nemusí být ani v pracovní smlouvě.
Výhody uvedené mzdy (či platu) v inzerátu:
- Pozice s viditelnou mzdou mají jednoznačně více zobrazení i reakcí.
- Pokud jste v tomto ohledu transparentní, přispíváte k potírání rozdílů mezi odměňováním žen a mužů.
- Přihlásí se vám jen ti uchazeči, pro které má uvedená mzda smysl. Nebudete se muset probírat horou CV kandidátů, kteří si s vámi stejně neplácnou.
- Napomáháte „pohovorové gramotnosti“. Aby se nestávalo, že si junior řekne astronomickou částku, protože neví, podle čeho se orientovat.
Možné nedostatky v uvádění mzdy (či platu) v inzerátu:
- V inzerátech se často udává pouze základní složka hrubé mzdy. Ta se však může lišit od výsledné mzdy, do které se započítává třeba i osobní ohodnocení či nějaké prémie. Proto je dobré o variabilní složce informovat alespoň dále, v těle inzerátu, případně můžete pro výši mzdy se všemi složkami použít rozmezí.
- Konkurence snadno uvidí, kolik nabízíte uchazečům za jakou pozici.
- Také stávající zaměstnanci mohou porovnávat svou pozici a finance s tím, co inzerujete, a bez kontextu z toho mohou být rozladění.
Rozdíly v odměňování mužů a žen
Ženy v Česku berou o desetinu méně než muži, a to za stejnou práci. Evropská komise chce tyto rozdíly narovnat a stojí za tím, že rozdíly v průměrné výši odměn mužů a žen zmizí až ve chvíli, kdy je budou firmy muset zveřejňovat. Tento problém je bohužel dlouhodobý a za posledních 10 let se prakticky nic nezměnilo. Patříme tak mezi země Evropské unie s vůbec nejvyššími platovými rozdíly mezi pohlavími.
Říká se, že ženy navíc často trpí tzv. imposter syndromem, což je jev, kdy lidé podceňují své úspěchy. To se může projevit například při hledání nové práce – netroufnou si na pozici, na kterou ve skutečnosti mají, ale i v oblasti odměňování. Následkem je, že si ženy samy řeknou o méně peněz než muži.
Ženám bohužel nenahrává ani situace okolo pandemie koronaviru, kdy data ukazují, že tvrdší dopad má krize právě na ně. Důvodem jsou zažité kulturní zvyklosti, kdy se ženy v náročné životní situaci musí postarat o děti a kariéra jde v takové chvíli stranou. Jak ženám jako HR můžete pomoci? Jistě (nejen) v této době ocení zkrácené úvazky nebo možnost vzdělávání, například formou mentoringu pro ženy.
Tipy, jak řešit praktické situace v odměňování zaměstnanců
Nástupní plat
Jak otevřeně jednáte s kandidáty o nástupním platu? Zjistili jsme pro vás tipy hned z několika firem různé velikosti, jak k této problematice a k vyjednávání vhodných podmínek můžete přistupovat. A níže najdete shrnutí, na co byste ohledně nastavení nástupního platu měli jako personalisté pamatovat:
- Pokud nemáte otevřenou mzdovou politiku, v inzerátu ani osobně neprozrazujte, jaký na pozici máte rozpočet.
- Na představu o mzdě se uchazeče zeptejte co nejdřív, ať neplýtváte vzájemně časem.
- Kromě mzdy a případných bonusů nebo variabilní složky mzdy uchazeči představte také benefity, které jako firma poskytujete.
- Pokud vám spolupráce dává smysl, kandidátovi nastiňte také finanční plán – na jakou částku se může později třeba dostat.
Žádost o přidání
Už se vám někdy stalo, že vám zaměstnanec vtrhnul do kanceláře a vypadlo z něj něco jako „Všichni moji kolegové teď dostali přidáno. Já chci taky!“? Ano, i takhle bizarní situace občas HR musí řešit. Třeba právě proto se vám bude hodit interní postup, jak by zaměstnanci o přidání měli žádat.
Co se osvědčilo v praxi:
- Spolupráce s manažerem – všechny starosti nemusí zůstat jen na vašich bedrech. Pokud to jde, zapojte přímé nadřízené zaměstnanců. Otázku spokojenosti se mzdou a případné žádosti o přidání by měli řešit s ním. Spolupráce s manažery u vás moc nefunguje? Navažte ji už u náboru a pak ji jen budujte a udržujte dál.
- Dobrá příprava – zaměstnanci by měli vědět, že pokud žádají jen tak „z nudy“, ničeho nedosáhnou. Dejte jasně najevo, že jestli chtějí zažádat o přidání, měli by mít připravené srozumitelné argumenty. Ušetříte tak čas sobě i svým lidem. Jako přípravu můžou například vyčíslit přínos pro firmu, zmínit absolvovaná školení, inovace a nápady, které použili v praxi apod.
- Oceňte mimořádné úspěchy – někdy postačí veřejná pochvala, ale za některé nadstandardní výsledky si zaměstnanci zaslouží odměnu. Nebojte se jim ukázat, že pokud udělají pro firmu něco nad rámec svých povinností, umíte to ocenit.
- Vždy zachovejte klid – i když se vám někdy stane, že se zaměstnanec chová hrozně, v podstatě vás vydírá, nebo když spustí hysterický pláč poté, co mu zamítnete přidání apod. – vždy se snažte zachovat klidnou hlavu. Přizvěte k takovému jednání třeba seniornějšího kolegu a pokuste se jakýkoli problém vyřešit v klidu.
- Komunikujte – když zrovna neřešíte, komu přidat a komu ne, se zaměstnanci buďte v kontaktu. K ruce vám můžou být průzkumy spokojenosti zaměstnanců nebo třeba Arnold, jak už jsme zmiňovali v jedné z předchozích kapitol.
Odbourejte stres z daní
Po odměňování přichází každý rok i zúčtování. A divili byste se, kolik zaměstnanců a někdy i HRistů v tom má trochu zmatek. Proto jsme se zeptali mzdové účetní na pár tipů, jak období daní zvládat na jedničku.
Nejdůležitější pravidlo pro daňové přiznání, které podává zaměstnavatel:
Zaměstnanec o zúčtování musí zaměstnavatele požádat. Měli by si do 15. února vyplnit „Žádost o roční zúčtování záloh a daňového zvýhodnění“ a doložit veškeré podklady k daňovému přiznání.
A o jaké podklady se jedná? Jednoduše o veškerá potvrzení o nezdanitelných příjmech a slevách na dani, například:
- dary,
- penzijní připojištění,
- životní pojištění,
- darování krve apod.
